Cũng theo Thông tư số 40/TT – TCCP ngày 24/01/1998 của Ban Tổ chức Cán bộ Chính phủ thì ở các địa phương hệ thống tổ chức lưu trữ được xây dựng thành các cấp:
+ Ở các tỉnh, thành phố trực thuộc TW thành lập các Trung tâm Lưu trữ trực thuộc Văn phịng UBND, có chức năng giúp chánh văn phòng và giúp UBND tỉnh thực hiện quản lý nhà nước về công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ trong phạm vi tỉnh
Trung tâm lưu trữ tỉnh có nhiệm vụ
+ “Căn cứ vào các quy định của Nhà nước về công tác lưu trữ, soạn thảo các văn bản về quản lý cơng tác lưu trữ trình UBND tỉnh ban hành
+ Hướng dẫn và kiểm tra các cơ quan trực thuộc tỉnh và huyện thực hiện thống nhất các chế độ, quy định, nguyên tắc về quản lý công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ;
+Thực hiện chế độ thống kê Nhà nước về công tác lưu trữ, báo cáo định kỳ và đột xuất về tình hình quản lý cơng tác lưu trữ ;
+ Thu thập, bổ sung tài liệu vào Kho lưu trữ tỉnh và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ của Trung tâm;
+ Xây dựng kế hoạch đào tạo cán bộ lưu trữ cho trung tâm, xây dựng kho tàng, mua sắm trang thiết bị và dự trù kinh phí cho hoạt động thường xuyên của Trung tâm và các cơ quan;
+ Tổ chức ứng dụng KHKT vào quản lý công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ ” [33;550]
*Cơ cấu tổ chức của Trung tâm: được tổ chức thành hai bộ phận:
+ Bộ phận quản lý nhà nước về công tác lưu trữ, đây là bộ phận có nhiệm vụ triển khai thực hiện các chủ trương, kế hoạch về công tác lưu trữ do cấp trên giao cho Trung tâm. Căn cứ vào những chủ trương kế hoạch đó, đề ra những biện pháp thực hiện cụ thể cho Trung tâm lưu trữ, và tổ chức kiểm tra giám sát, đôn đốc, nhắc nhở việc thực hiện công tác lưu trữ ở các cơ quan, đơn vị trực thuộc, chỉ đạo công tác lưu trữ đối với các cơ quan cấp dưới.
+ Bộ phận quản lý tài liệu lưu trữ của Trung tâm, đây là bộ phận trực tiếp thực hiện các nghiệp vụ thu thập, chỉnh lý, bảo quản, xác định giá trị, thống kê, tổ chức khai thác, sử dụng đối với tài liệu lưu trữ ở Trung tâm.
Với chức năng nhiệm vụ của các Trung tâm lưu trữ như đã nêu trên, có thể thấy, đây là cơ quan lưu trữ địa phương có vai trị, vị trí rất quan trọng trong mạng lưới tổ chức lưu trữ nhà nước. Dưới góc độ quản lý lưu trữ, Trung tâm lưu trữ tỉnh là cơ quan giúp UBND tỉnh và Văn phòng UBND tỉnh thực hiện các nhiệm vụ về quản lý nhà nước công tác lưu trữ ở địa phương. Dưới góc độ quản lý tài liệu lưu trữ quốc gia, Trung tâm lưu trữ tỉnh là cơ quan trực
Biên chế của Trung tâm lưu trữ có tối thiểu là 05 người có trình độ trung học lưu trữ trở lên do chủ tịch UBND tỉnh quyết định trong tổng số biên chế hành chính sự nghiệp được giao
Thực hiện Thông tư 40/TT – TCCP, cho đến nay 61/61 tỉnh, thành phố trực thuộc TW đều đã thành lập Trung tâm lưu trữ. Hoạt động của các Trung tâm đã đạt được kết quả bước đầu trong công tác tập trung quản lý tài liệu, xây dựng cơ sở hạ tầng và đội ngũ cán bộ. Tuy nhiên, để thực hiện tốt các chức năng, nhiệm vụ được giao, đưa công tác lưu trữ của các tỉnh đi vào nề nếp và phục vụ có hiệu quả các yêu cầu về nghiên cứu sử dụng tài liệu, thì cịn phải tiếp tục hồn thiện về nhiều mặt trong đó có tổ chức và cán bộ.
+ Lƣu trữ cấp huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh (gọi tắt là
cấp huyện): chưa hình thành một tổ chức lưu trữ với tên gọi cụ thể, nhưng tại
Thơng tư 40/TT – TCCP đã có quy định mỗi quận, huyện phải bố trí từ 1 –2 người có trình độ trung cấp lưu trữ trở lên làm cơng tác lưu trữ chuyên trách thuộc văn phịng UBND huyện, có chức năng giúp chánh văn phịng và giúp UBND huyện thực hiện quản lý nhà nước về công tác lưu trữ trong phạm vi huyện và tài liệu lưu trữ hình thành trong quá trình hoạt động của UBND huyện
+ Lƣu trữ ở xã, phƣờng thị trấn: (gọi tắt là xã) do cán bộ Văn phòng UBND xã kiêm nhiệm. Cán bộ kiêm nhiệm cơng tác lưu trữ có nhiệm vụ thực hiện các văn bản hướng dẫn nghiệp vụ của các cơ quan nhà nước cấp trên, bảo quản an toàn và phục vụ nhu cầu sử dụng của độc giả khối tài liệu hình thành trong hoạt động của xã, phường, thị trấn.
Tiểu kết
Như vậy, sau hơn 50 năm xây dựng và phát triển, nhưng thực chất chỉ hơn 40 năm (tính từ khi Cục Lưu trữ Phủ Thủ tướng được thành lập năm 1962), đến nay một hệ thống tổ chức lưu trữ đã được hình thành tương đối rõ nét từ TW đến cấp tỉnh, với nhiều loại hình cơ quan tổ chức từ cơ quan quản lý ngành ở TW đến những Trung tâm Lưu trữ Quốc gia, Trung tâm lưu trữ các tỉnh, các lưu trữ chuyên ngành, các phòng lưu trữ trực thuộc văn phòng
các bộ v.v.v. và hệ thống các trường đào tạo, trung tâm nghiên cứu khoa học. Hệ thống các cơ quan, tổ chức lưu trữ đó đã góp phần quan trọng trong việc xây dựng và phát triển uy tín chất lượng hoạt động của ngành lưu trữ. Tuy nhiên, bên cạnh những thành tựu, hiện nay hệ thống tổ chức lưu trữ đó đã bộc lộ những tồn tại và hạn chế cần phải được hoàn thiện, cũng cố. Đây là những nội dung sẽ được chúng tơi phân tích cụ thể tại chương 2,
CHƢƠNG 2