- Về đội ngũ cán bộ: xác định lại vấn đề định biên cán bộ công chức lưu trữ tại các Trung tâm lưu trữ Quốc gia: hiện nay, chúng ta chưa có cơ
c. Cơ quan nghiên cứu khoa học
3.2.3. Tổ chức lưu trữ hiện hành của các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan trực thuộc Chính phủ:
quan trực thuộc Chính phủ:
Đối với lưu trữ hiện hành của các Bộ, cơ quan ngang bộ, cơ quan trực thuộc Chính phủ (gọi tắt là các Bộ): nên thống nhất theo quy định của Thông tư 40/TT - TCCP. Đó là thành lập các Phòng Lưu trữ trực thuộc Văn phòng bộ. Bởi lẽ:
+ Số lượng tài liệu hình thành trong các Bộ hàng năm khơng q lớn. + Phòng lưu trữ các Bộ chỉ là nơi bảo quản tạm thời tài liệu lưu trữ của Bộ, sau một thời hạn nhất định phải nộp lưu tài liệu vào các Trung tâm lưu trữ Quốc gia.
+ Phịng lưu trữ Bộ khơng phải thu tài liệu từ các đơn vị trực thuộc (các đơn vị có tư cách pháp nhân) Bộ.
+ Số lượng người khai thác sử dụng tài liệu hàng năm không nhiều. Như vậy, về mô hình tổ chức lưu trữ của các cơ quan Bộ không có gì thay đổi. Tuy nhiên, cần phải hoàn thiện những quy định về quyền hạn, cơ cấu tổ chức và biên chế của Phịng Lưu trữ các Bộ. Vì Phịng Lưu trữ các Bộ, vừa có chức năng giúp Bộ trưởng quản lý nhà nước về công tác lưu trữ trong phạm vi Bộ và các đơn vị trực thuộc vừa có chức năng sự nghiệp bảo quản tạm thời và khai thác sử dụng có hiệu quả tài liệu được hình thành trong q trình hoạt động của cơ quan Bộ.
Chức năng, nhiệm vụ của Phòng Lưu trữ Bộ cần được quy định cụ thể trên các mặt:
+ Xác định trách nhiệm và quyền hạn của Phòng lưu trữ các Bộ trong việc yêu cầu thủ trưởng các đơn vị, các cán bộ nhân viên trong cơ quan Bộ, thực hiện các quy định, chế độ nguyên tắc của Đảng, Nhà nước và của Bộ về công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ. Trong trường hợp cần thiết khi các cơ quan, đơn vị tổ chức không thực hiện nghiêm túc các chế độ lưu trữ hiện hành thì Phịng Lưu trữ Bộ có quyền đề nghị các hình thức xử lý theo quy định hiện hành
+ Phòng Lưu trữ Bộ được quyền chứng thực, cấp bản sao hoặc trích sao tài liệu lưu trữ theo yêu cầu chính đáng của các cơ quan, tổ chức và cá nhân.
+ Được đề xuất và tham gia vào việc điều động, bố trí, sử dụng đào tạo bồi dưỡng cán bộ lưu trữ và áp dụng tiêu chuẩn, chức danh, chế độ chính sách của ngành lưu trữ đối với cán bộ lưu trữ thuộc phạm vi quản lý của Bộ
Cơ cấu tổ chức lưu trữ các bộ có thể được mơ hình hố như sau:
Về đội ngũ cán bộ: Hiện nay, theo quy định biên chế tối thiểu của
các Phịng lưu trữ Bộ là 2 người, trong đó có một trưởng phịng. Như vậy, với biên chế này, các Phịng lưu trữ Bộ khơng thể thực hiện tốt chức năng, nhiệm vụ nặng nề của mình. Theo chúng tơi, biên chế tối thiểu của Phịng lưu trữ các Bộ phải là 5 người, ngoài ra khi cần thiết được quyền sử dụng thêm cán bộ hợp đồng, đặc biệt là bộ phận nghiệp vụ lưu trữ. Bởi lẽ nếu chỉ vài ba người thì khơng thể tổ chức chỉnh lý được khối tài liệu hàng năm phòng lưu trữ Bộ có trách nhiệm phải thu thập tại các đơn vị chức
Văn phòng Bộ Phòng Lưu trữ Bộ phận quản lý tài liệu lưu trữ Bộ phận quản lý công tác lưu trữ
năng. Nếu số lượng cán bộ không được tăng lên, cơ chế sử dụng cán bộ tại phịng lưu trữ các Bộ khơng được linh hoạt thì tình trạng tài liệu chất đống trong các phòng lưu trữ sẽ diền ra triền miên, từ năm này sang năm khác, gây thất thoát lớn cho tài liệu Phông lưu trữ Quốc gia Việt nam, ảnh hưởng đến việc nộp lưu tài liệu vào Trung tâm Lưu trữ Quốc gia.
* Lưu trữ của các cơ quan trực thuộc các Bộ: ở các cơ quan trực thuộc
Bộ nên tổ chức lưu trữ như thế nào cần phải có văn bản hướng dẫn cụ thể của các cơ quan nhà nước có thẩm quyền trên cơ sơ căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ, quy mô tổ chức, hoạt động của từng cơ quan. Tuy nhiên, phải có quy định yêu cầu tất cả các cơ quan phải sắp xếp bố trí cán bộ làm cơng tác lưu trữ chuyên trách. Hàng năm, đối với những cơ quan không thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia thì Phịng lưu trữ Bộ phải có kế hoạch tổ chức thu thập tài liệu