Những quy định về chức năng, nhiệm vụ của Cục Văn thư và Lưu trữ
nhà nước chưa thể hiện đầy đủ, nhiều điềm còn chung chung, thiếu cụ thể. Một là, trong 12 điểm quy định nhiệm vụ, quyền hạn của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước tại Quyết định số 177/2003/QĐ - TTg thì có tới 4 điểm giao cho Bộ Nội vụ quy định. Với những quy định như vậy chưa tạo được tính độc lập, chủ động trong thực hiện nhiệm vụ quản lý nhà nước cho Cục Văn thư và Lưu trữ.
Hai là, những quy định về chức năng, nhiệm vụ của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước chưa bao quát hết nhiệm vụ quản lý nhà nước về cơng tác lưu trữ nói chung và tài liệu lưu trữ nói riêng. Cụ thể:
+ Chưa xác định rõ vai trò, thẩm quyền quản lý nhà nước của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước đối với các lưu trữ chuyên ngành, đặc biệt là đối với lưu trữ của các doanh nghiệp ngoài quốc doanh. Khi chúng ta xây dựng nền
kinh tế thị trường theo định hướng xã hội chủ nghĩa thì các thành phần kinh tế trở nên đa dạng. Bên cạnh kinh tế nhà nước giữ vai trị chủ đạo, thì với Luật Doanh nghiệp các thành phần kinh tế tư nhân đã và sẽ ngày càng lớn mạnh, tồn tại dưới hình thức là các doanh nghiệp ngồi quốc doanh như công ty cổ phân, công ty trách nhiệm hữu hạn, công ty liên doanh .v.v..Vấn đề nhà nước quản lý tài liệu lưu trữ của các doanh nghiệp ngồi quốc doanh hay nói rộng hơn là quản lý lưu trữ tư đến mức độ nào và Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước có trách nhiệm gì, theo chúng tơi cũng là vấn đề cấp thiết cần được quy định.
+ Chưa có những quy định xác định cụ thể vai trò và trách nhiệm của cơ quan quản lý trong công tác đào tạo, bồi dưỡng cán bộ lưu trữ. Vì Quyết định nói trên chỉ mới có quy định trách nhiệm của Cục trong việc “quản lý biên chế, thực hiện chế độ tiền lương và các chế độ, chính sách đãi ngộ, khen thưởng, kỷ luật, đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ đối với cán bộ, công chức thuộc quyền quản lý ...” [28;2]. Trong lúc đó, trên thực tế, Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước còn đảm nhiệm trách nhiệm quản lý hai Trường Trung học Văn thư Lưu trữ TW I và Trường Trung học Văn thư Lưu trữ TW II được thiết lập ở hai miền Bắc, Nam của đất nước.
Về cơ cấu tổ chức: Với vị trí là cơ quan quản lý ngành, cơ cấu tổ chức
của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước như hiện nay chưa thể đảm bảo thực hiện được tốt nhất chức năng, nhiệm vụ quản lý nhà nước về công tác văn thư và lưu trữ.
Thứ nhất: một số nhiệm vụ nhằm thực hiện chức năng quản lý nhà nước về cơng tác văn thư lưu trữ của Cục chưa có đơn vị, tổ chức chuyên trách đảm nhiệm. Ví dụ, nhiệm vụ xây dựng, trình Bộ trưởng Bộ Nội vụ các văn bản quy phạm pháp luật và ban hành các văn bản hướng dẫn nghiệp vụ về văn thư lưu trữ. Hiện nay, đây là một nhiệm vụ quan trọng và nặng nề của Cục nhưng được giao cho Phòng Nghiệp vụ Văn thư và Lưu trữ TW và Phòng Nghiệp vụ Văn thư và Lưu trữ địa phương, theo chúng tơi có mặt khơng hợp lý. Vì rằng
những văn bản quy phạm pháp luật về văn thư và lưu trữ thường là những văn bản có tính chất quy định chung, không phân biệt là lưu trữ TW hay lưu trữ địa phương, cho nên nếu giao cho hai Phịng soạn thảo có thể dẫn đến sự không thống nhất về nội dụng văn bản. Mặt khác, hai phòng nghiệp vụ trên, với những nhiệm vụ được giao như “hướng dẫn, kiểm tra các cơ quan thực hiện các quy định của Nhà nước về nghiệp vụ công tác văn thư lưu trữ”, “hướng dẫn nghiệp vụ, tham mưu cho Cục trưởng giải quyết các yêu cầu nghiên cứu sử dụng tài liệu lưu trữ của người nước ngoài, phối hợp với các đơn vị có liên quan thực hiện kế hoach hợp tác quốc tế .v.v...” [7;22] thiết nghĩ đã là quá tải, trong khi số lượng cán bộ còn hạn chế. Phòng Nghiệp vụ Văn thư Lưu trữ TW có 04 cán bộ, Phịng Nghiệp vụ Văn thư Lưu trữ địa phương 05 cán bộ. Chúng tôi cho rằng, việc thiếu một đơn vị tổ chức giúp Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước trong việc soạn thảo các văn bản quy phạm pháp luật và các văn bản hướng dẫn khác về công tác văn thư và lưu trữ là một trong những nguyên nhân khiến các văn bản nói trên khơng được ban hành kịp thời để đáp ứng nhu cầu của thực tiễn
Thứ hai: việc thiết lập hai đơn vị Phòng Nghiệp vụ Văn thư và Lưu trữ TW và Phòng Nghiệp vụ Văn Thư và Lưu trữ địa phương để chỉ đạo công tác văn thư, lưu trữ TW và công tác văn thư, lưu trữ địa phương có mặt khơng phù hợp. Vì số lượng cán bộ của mỗi phòng đều rất mỏng chỉ từ 4 đến 5 người, hơn nữa dễ xảy ra sự không thống nhất trong chỉ đạo, hướng dẫn về nghiệp vụ chuyên môn
Về đội ngũ cán bộ: là cơ quan quản lý ngành, đòi hỏi Cục Văn thư và
Lưu trữ nhà nước phải có đội ngũ cán bộ có trình độ chun mơn cao và có kinh nghiệm về quản lý. Nhưng hiện nay, đội ngũ cán bộ của cơ quan Cục còn chưa đủ về số lượng và hạn chế và chất lượng.
Về chất lượng, tỷ lệ cán bộ có trình độ trên đại học cịn thấp, ngồi lãnh đạo Cục, cán bộ của các đơn vị chức năng mới chỉ có một thạc sĩ, tỷ lệ cán bộ ngạch chuyên viên chính chỉ chiếm 1/4.
Về số lượng, đối với một số đơn vị chức năng như Phòng Nghiệp vụ Văn thư và Lưu trữ TW và Phòng Nghiệp vụ Văn thư và Lưu trữ địa phương lực lượng cán bộ còn quá mỏng. Theo chúng tôi, đây là hai phòng quan trọng giúp Cục quản lý chỉ đạo công tác văn thư và lưu trữ của cả nước. Việc quản lý và chỉ đạo không thể chỉ qua công tác công văn, giấy tờ mà đòi hỏi phải xuống các cơ quan TW, về các địa phương đơn đốc, kiểm tra, nắm bắt tình hình, hướng dẫn cụ thể. Do vậy, địi hỏi hai đơn vị này phải có biên chế cán bộ tương đối đầy đủ, không thể dưới 10 người như hiện nay.