Trong thành phần Phông Lưu trữ nhà nước, bên cạnh sự đa dạng về nội dung, tài liệu lưu trữ cịn phong phú về hình thức với nhiều phương pháp, kỹ thuật chế tác khác nhau. Cụ thể trong khối tài liệu hành chính, chúng ta có tài liệu được ghi trên vật mang tin bằng gỗ, trên giấy dó, giấy công nghiệp. Song song với khối tài liệu hành chính, cịn có tài liệu ảnh, tài liệu phim ảnh ghi âm... Để bảo quản an toàn và tổ chức sử dụng có hiệu quả những tài liệu này cần thiết phải có các kho lưu trữ chuyên dụng với các trang thiết bị, máy móc phù hợp.
4, Nguyên tắc quản lý tài liệu theo ý nghĩa TW và ý nghĩa địa phương: cơ sở để quản lý tài liệu theo nguyên tắc này xuất phát từ chức năng, nhiệm vụ của các cơ quan đã hình thành nên tài liệu. Điều đó có nghĩa là, những cơ quan có chức năng, nhiệm vụ bao quát trong phạm vi cả nước như các cơ quan TW thường sản sinh ra tài liệu có ý nghĩa TW cịn các cơ quan có chức năng, nhiệm vụ chỉ giới hạn trong phạm vi đơn vị hành chính nhất định thì thường sản sinh ra tài liệu mang ý nghĩa địa phương. Vận dụng nguyên tắc này vào việc phân định thẩm quyền quản lý tài liệu cho ba Trung tâm Lưu trữ quốc gia có nghĩa là, các Trung tâm lưu trữ quốc gia chỉ thu thập những hồ sơ tài liệu được hình thành trong q trình hoạt động của các cơ quan TW. Cịn tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan địa phương sẽ được bảo quản tại các lưu trữ địa phương.Tuy nhiên, khi vận dụng nguyên tắc trên, cần phải lưu ý đến các yếu tố tồn tại khách quan của tài liệu lưu trữ được bảo quản tại các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia do lịch sử để lại. Hiện nay, các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia vẫn còn quản lý một khối lượng tương đối lớn tài liệu chỉ có ý nghĩa địa phương. ở Trung tâm Lưu trữ Quốc gia I là khối tài liệu Hán – Nôm bao gồm các phông Nha Kinh lược Bắc kỳ, phông huyện Thọ Xương; đối với khối tài liệu tiếng Pháp là Toà sứ các kỳ, đối với Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III là tài liệu của các Khu, Liên khu đã giải thể từ năm những năm 1970. Lẽ ra theo nguyên tắc phân chia tài liệu theo ý nghĩa TW và
phương nơi nó được sản sinh, song thực tế không thể làm như vậy. Sự tồn tại khách quan của tài liệu ở mỗi Trung tâm do lịch sử để lại cần được tôn trọng, không nên xáo trộnh quá nhiều khi chúng ta chưa chuẩn bị được đầy đủ cơ sở vật chất, đội ngũ cán bộ để tiếp nhận bàn giao. Mặt khác, sự tồn tại của các khối tài liệu này, không gây ảnh hướng lớn đến các nguyên tắc cơ bản trong phân định thẩm quyền quản lý tài liệu