Các tiêu chí, tiêu chuẩn đánh giá kết quả thực hiện công việc

Bảng 3.1 Đánh giá cho điểm các tiêu chí đánh giá

6. Kết cấu của luận văn

2.3. Thực trạng nội dung công tác đánh giá kết quả thực hiện công việc của

2.3.3. Các tiêu chí, tiêu chuẩn đánh giá kết quả thực hiện công việc

2.3.3.1. Cơng tác phân tích mơ tả cơng việc

Để công tác đánh giá kết quả thực hiện công việc hiệu quả cần được tiến hành dựa trên cơ sở phân tích cơng việc. Phân tích cơng việc gồm bản mơ tả cơng việc và bản tiêu chuẩn cơng việc, tuy nhiên, tại Đồn bay mới chỉ xây dựng được bản mô tả công việc mà chưa xây dựng được bản tiêu chuẩn công việc. Công tác xây dựng bản mơ tả cơng việc được thực hiện theo trình tự sau:

Phịng tổ chức hành chính phối hợp với các phịng, ban khác trong Đồn bay tổ chức thực hiện cơng tác phân tích cơng việc. Nhằm đảm bảo sự phân công cụ thể trong nhiệm vụ, trách nhiệm và quyền hạn giữa những nhân viên làm các công việc khác nhau và để giúp đỡ nhân viên hiểu rõ hơn về những nhiệm vụ và trách nhiệm họ cần phải thực hiện. Theo chỉ đạo của Đoàn trưởng, phịng tổ chức hành chính soạn thảo cơng văn đề nghị các Trưởng phịng, đội trong Đồn bay thực hiện cơng tác phân tích cơng việc cho tất cả các cơng việc trong phịng, ban mình.

Trưởng phịng bằng kiến thức chun mơn nghiệp vụ và sự hiểu biết của bản thân về công việc, kinh nghiệm về trong lĩnh vực, phịng ban mình trực tiếp soạn thảo bản phân tích cơng việc cho các vị trí trong phịng ban mình, cụ thể là bản mơ tả cơng việc.

Trưởng phịng bàn giao bản mơ tả cơng việc cho phịng tổ chức hành chính, sau đó phịng tổ chức hành chính sẽ trình lên Đồn trưởng phê duyệt và thơng qua. Và sau đó, bản mơ tả cơng việc được gửi lại tại các phòng, đội và được lưu giữ lại tại phịng tổ chức hành chính. Ví dụ về bản mơ tả cơng việc tại Đồn bay 919 (Phụ lục 06).

Bảng 2.4: Khảo sát về bản mô tả công việc Nội dung các yếu tố cần khảo sát Nội dung các yếu tố cần khảo sát

Kết quả Trung

bình 1 2 3 4 5

1 Bản mô tả công việc được xây dựng đầy đủ

yếu tố, ngắn ngọn, khoa học. 2,98 7 41 16 21 15

2

Bản mô tả công việc thể hiện đầy đủ chức năng, nhiệm vụ chính vị trí cơng việc của anh/chị

2,93 16 27 20 36 1

3 Cấp trên khuyến khích anh/chị tham gia xây

dựng bản mơ tả công việc 2,37 30 30 17 25 1

(Nguồn: Kết quả khảo sát)

Nhận xét: Cơng tác phân tích cơng việc đã được các phòng, đội thực hiện theo ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo Đoàn bay là Đồn trưởng thơng qua phịng tổ chức hành chính, nhằm giúp người lao động nắm được nhiệm vụ, quyền hạn, chức năng của mình. Người được phân cơng chịu trách nhiệm thực hiện phân tích cơng việc được phịng tổ chức hành chính giao là Trưởng phịng. Họ là người nắm rõ và có những hiểu biết cụ thể, có nhiều kinh nghiệm về công việc. Tuy nhiên, do không phải là người có chun mơn về lĩnh vực nhân sự, họ có ít kiến thức, kỹ năng phân tích cơng việc như: thiết kế biểu mẫu thu thập thông tin, kỹ năng viết văn bản phân tích cơng việc…nên việc soạn thảo bản mơ tả cơng việc có thể chưa đầy đủ, rõ ràng, rành mạch. Bản mô tả công việc đã xác định được chức danh cơng việc, tóm lược về vị trí cơng việc, phạm vi quản lý, trách nhiệm chính và phụ, các quy trình tiêu chuẩn cần tn thủ, những yêu cầu của chức danh (trình độ học vấn, trình độ chun mơn, kinh nghiệm, ngoại ngữ…). Tuy nhiên, thiếu thông tin về phương tiện, công cụ sử dụng khi làm việc, điều kiện làm việc, mối quan hệ bên trong cũng như bên ngoài. Theo bảng 2.4, kết quả khảo sát người lao động cho rằng bản mô tả công việc đầy đủ các yếu tố, ngắn ngọn, khoa học thu được giá trị trung bình cịn thấp là 2,98.

Trưởng phòng tiến hành xây dựng bản mô tả công việc, nhưng không tiến hành lựa chọn phương pháp thu thập và xử lý thông tin, viết chủ yếu dựa trên sự hiểu biết và kinh nghiệm của bản thân về công việc, chưa có sự tham gia đóng góp

ý kiến của người lao động. Phần lớn người lao động không đồng ý với ý kiến cấp trên khuyến khích họ tham gia xây dựng bản mô tả công việc, kết quả khảo sát cho giá trị trung bình thấp là 2,37. Dẫn đến bản mô tả công việc chưa thể hiện đủ được nhiệm vụ, trách nhiệm chính của người lao động. Các vị trí trưởng phịng, đội chun mơn nghiệp vụ tại Đồn bay chưa được tham gia khóa huấn luyện đào tạo nào về hành chính nhân sự để có những hiểu biết và kỹ năng về viết các mẫu thông tin như mô tả công việc, yêu cầu, chế độ, tuyển dụng...Thêm vào đó, phịng tổ chức hành chính cũng chưa xây dựng bất kỳ văn bản nào hướng dẫn hồn thiện bản mơ tả công việc giúp các trưởng phịng có thể dễ dàng soạn thảo tài liệu theo một mẫu chuẩn, đầy đủ thông tin, ngắn ngọn. Việc lấy ý kiến của người lao động để trao đổi về nhiệm vụ chính, phụ của họ và lấy ý kiến đóng góp trước khi bản mơ tả được ban hành chưa được tổ chức thành các cuộc họp chính thức. Dẫn đến việc đóng góp ý kiến chỉ từ phía một vài người, và việc trưng cầu ý kiến người lao động chỉ mang tính hình thức. Điều này dẫn đến bản mô tả chưa thể hiện đầy đủ nhiệm vụ chính, phụ của người lao động, theo bảng 2.4 thì kết quả khảo sát ý kiến của người lao động về việc bản mô tả công việc đã liệt kê đầy đủ nhiệm vụ của họ với giá trị trung bình chỉ là 2,93.

2.3.3.2. Tiêu chí đánh giá kết quả thực hiện công việc

Theo điều 25 trong Quy chế quản lý người lao động của Tổng công ty Hàng không Việt Nam, quy định yêu cầu công tác đánh giá kết quả thực hiện công việc như sau: Đánh giá người lao động phải dựa trên những quy trình, tiêu chí cụ thể, đảm bảo tính khách quan, khoa học, phản ánh đúng năng lực của người lao động. Đối với cấp quản lý hay chuyên viên, cán sự đều có các tiêu chí được xây dựng riêng, cụ thể để áp dụng phù hợp tương ứng với từng chức danh như sau:

- Đối với chức danh trưởng phịng, phó trưởng phịng:

Các tiêu chí đánh giá được xây dựng đối với các cán bộ quản lý là trưởng, phó phịng chun mơn nghiệp vụ và tương đương, gồm các tiêu chí cơ bản sau (phụ lục 04).

+ Hiệu quả công việc được giao gồm các yếu tố thành phần như: Chất lượng công việc thực hiện; Khối lượng công việc thực hiện; Mức độ tin cậy; Tiến độ thực hiện công việc; Ý thức làm việc và sự hợp tác.

+ Cơng tác quản lý giám sát gồm có: Tính tổ chức thiết lập mục tiêu; Sử dụng các nguồn lực; Triển khai và kiểm soát kế hoạch; Đánh giá, phát triển nhân viên

+ Kiến thức kỹ năng, các yếu tố khác: Kiến thức chuyên môn nghiệp vụ; Khả năng lãnh đạo; Khả năng giải quyết vấn đề; Khả năng cải tiến, linh hoạt; Quan hệ bên ngoài; Mối quan hệ với nhân viên; Kỹ năng giao tiếp và trình độ ngoại ngữ.

+ Ý thức chấp hành nội quy lao động: Tính chuyên cần; Chấp hành giờ làm việc. - Đối với chức danh chuyên viên, cán sự:

Các chỉ tiêu đánh giá cơ bản thế hiện các yếu tố cơng việc theo nhóm yếu tố cơng việc chủ yếu về kiến thức, kỹ năng và trách nhiệm trong cơng việc. Các tiêu chí đánh giá dành cho chuyên viên giống với các tiêu chí đối với chức danh trưởng phịng và phó trưởng phịng chỉ bỏ yếu tố cơng tác quản lý giám sát, gồm có 3 nhóm yếu tố cơ bản là hiệu quả cơng việc được giao; Kiến thức kỹ năng, các yếu tố khác; Ý thức chấp hành Nội quy lao động (Phụ lục 05).

Bảng 2.5: Kết quả khảo sát về tiêu chí đánh giá Nội dung các yếu tố cần khảo sát Nội dung các yếu tố cần khảo sát

Kết quả Trung

bình 1 2 3 4 5

1 Có đủ tiêu chí đánh giá để thực hiện đánh giá

kết quả thực hiện công việc 3,04 7 10 17 42 24 2 Các tiêu chí đánh giá kết quả thực hiện công

việc được định nghĩa rõ ràng, cụ thể 2,37 29 29 19 22 1 3 Anh/chị dễ dàng chấm điểm các tiêu chí đánh

giá kết quả thực hiện công việc 2,58 25 31 13 28 3

(Nguồn: Kết quả khảo sát)

Nhận xét: Nhìn chung, các tiêu chí đánh giá đã thể hiện đủ các khía cạnh về kỹ năng và kỷ luật lao động. Tuy nhiên, chưa có những tiêu chí như người lao động phải hồn thành nhiệm vụ mà người quản lý giao và hoàn thành nhiệm vụ theo chức danh cơng việc của mình. Hay nói cách khác, việc xây dựng tiêu chí đánh giá kết

quả thực hiện công việc chưa gắn kết với bản mô tả công việc, mà mới mang tính chung chung, áp dụng cho tất cả người lao động tại nhiều vị trí làm việc khác nhau. Thơng thường trưởng phịng, tổ trưởng và trưởng nhóm nắm được nhiệm vụ chung sau đó phân cơng cơng việc cho người lao động trong phịng, nhóm theo từng tháng, mặc dù vậy sự phân công này không được thông qua và ghi nhận lại ở bất kỳ một văn bản nào. Như vậy, chưa có quy định rõ ràng cụ thể nào cho từng vị trí, chính điều này làm cho người lao động chỉ biết làm những công việc theo chức danh quy định và người quản lý trực tiếp giao cho, không đề cập tới việc người lao động phải làm tốt đến mức nào. Nếu người lao động khơng hồn thành tốt cơng việc thì sẽ bị yêu cầu thực hiện lại cơng việc đó, nếu tiếp tục khơng hồn thành thì cơng việc này sẽ được giao cho người khác. Trong nội bộ phịng nhóm, người lao động này có thể làm thay, hộ phần việc của người khác do lý do ốm đau, thai sản đối với nữ…Khối lượng công việc tăng thêm tuy nhiên khơng có bất kỳ văn bản nào ghi nhận lại những đóng góp của họ, cũng khơng có tiêu chí thể hiện khối lượng cơng việc tăng thêm này trong bản đánh giá kết quả thực hiện cơng việc. Ngun nhân là do Đồn bay chưa có bất kỳ quy định nào về việc ghi lại khối lượng công việc tăng thêm của người lao động, việc nhân viên làm giúp nhân viên khác được coi là trách nhiệm hỗ trợ giữa các nhân viên trong cùng nhóm, tổ. Và có thể được xem xét về tiêu chí ý thức làm việc và sự hợp tác. Từ bảng 2.5 kết quả khảo sát ý kiến người lao động về có đủ tiêu chí đánh giá ta thu được giá trị trung bình là 3,04. Mặc dù vậy, các tiêu chí vẫn cịn khá hình thức, chưa được gắn trọng số thể hiện tầm quan trọng, chưa được định nghĩa giải thích rõ ràng, dễ hiểu ví dụ như tiêu chí mức độ tin cậy, sử dụng nguồn lực... Chính vì thế kết quả khảo sát về việc các tiêu chí được định nghĩa rõ ràng, cụ thể thu được giá trị trung bình khá thấp là 2,37. Thêm vào đó, việc xây dựng tiêu chí đánh giá không thông qua sự bàn bạc và thống nhất với nhân viên trước khi công bố. Người lao động khơng được đóng góp ý kiến và những hiểu biết chung về các tiêu chí trên. Việc xây dựng các tiêu chí đánh giá hồn tồn dựa vào ý kiến chủ quan của nhân viên lập mẫu báo cáo đánh giá kết quả thực hiện công việc tại phịng Tổ chức hành chính.

2.3.3.3. Cách xác định điểm cho từng tiêu chí đánh giá

Mỗi tiêu chí đánh giá thành phần được xác định các cấp độ hoàn thành ở 5 mức độ sau: không đạt yêu cầu; dưới mức yêu cầu; đáp ứng yêu cầu; trên mức yêu cầu; xuất sắc. Tương ứng với mức độ tăng dần thì điểm số cũng tăng dần thấp nhất là 1 điểm và cao nhất là 5 điểm. Sau đó tính tổng số điểm của các tiêu chí đánh giá thành phần lại ta được điểm của tiêu chí đánh giá cơ bản. Đối với tiêu chí Hiệu quả cơng việc được giao tổng điểm là 5-25 điểm, tiêu chí Kỹ năng giám sát (đối với trưởng, phó phịng) tổng điểm dao động từ 4-20 điểm, tiêu chí Kiến thức kỹ năng, các yếu tố khác tổng điểm 5-25 điểm, tiêu chí Ý thức chấp hành nội quy lao động tổng điểm từ 2-10 điểm. Như vậy, ta có thể thấy tiêu chí Hiệu quả công việc và Kiến thức kỹ năng có tổng điểm tối đa là 25 điểm, đây là 2 tiêu chí có tổng điểm tối đa lớn nhất, ảnh hưởng lớn đến tổng điểm đánh giá của người lao động. Tiêu chí ý thức chấp hành nội quy lao động điểm tối đa thấp nhất 10 điểm thể hiện mức ảnh hưởng thấp nhất. Tuy nhiên, các tiêu chí đánh giá lại chưa được gắn trọng số thể hiện tầm quan trọng giữa các tiêu chí đánh giá.

Nhận xét: Phần đo lường, cách tính điểm các tiêu chí đánh giá chưa có bất kỳ văn bản hướng dẫn cụ thể định nghĩa rõ từng mức độ như thế nào là đạt yêu cầu, không đạt yêu cầu, xuất sắc...để người được đánh giá cũng như người đánh giá có thể dựa vào văn bản này có thể dễ dàng xác định số điểm của từng tiêu chí đánh giá. Hơn nữa, việc xác định nhiều mức điểm đánh giá mà khơng có định nghĩa giải thích rõ ràng tạo sự khác biệt giữa các mức độ, dẫn đến người lao động khi tự nhận xét đánh giá khó phân biệt giữa các mức đánh giá, dễ nhầm lẫn và gặp khó khăn trong việc xác định họ đạt được ở mức nào để cho điểm chính xác. Điều này dẫn tới người đánh giá dễ mắc tới những lỗi trong đánh giá. Vì vậy, khi khảo sát về việc nhân viên có dễ dàng chấm điểm các tiêu chí đánh giá thì ta thu được giá trị trung bình tương đối thấp là 2,58, đa phần người lao động được khảo sát cho rằng họ thấy khó khăn khi cho điểm các tiêu chí đánh giá.

2.3.4. Lựa chọn phương pháp đánh giá kết quả thực hiện cơng việc

Hiện nay, Đồn bay 919 sử dụng phương pháp đánh giá thực hiện công việc là phương pháp bảng điểm. Người được đánh giá sẽ tự nhận xét đánh giá trước theo biểu mẫu với các tiêu chí đã có sẵn. Tự tính điểm mỗi tiêu chí thành phần thấp nhất là 1 điểm tối đa là 5 điểm, sau đó tổng hợp số điểm từ các tiêu chí cơ bản lại để tính tổng số điểm họ đạt được. Ngồi ra, cịn có phần cho cán bộ đánh giá nhận xét, về ưu nhược điểm, những điểm cần cải thiện, khuyết điểm cần cải thiện trong công ty; về công việc được giao và chiều hớng phát triển công việc của nhân viên đó theo phụ lục 04 và 05. Dựa trên tổng số điểm đạt được để xác định mức đánh giá theo bảng 2.7:

Bảng 2.6. Bảng thang điểm đánh giá và mức đánh giá Chức danh Hoàn thành Chức danh Hoàn thành

(M1) Khá (M2) Tốt (M3) Xuất sắc (M4)

Chuyên viên <30 điểm 30-40 điểm 41-50 điểm 51-55 điểm Trưởng, phó trưởng

phịng <50 điểm 50-69 điểm 70-85 điểm Không áp dụng

(Nguồn: Phịng tổ chức hành chính Đồn bay 919)

Bảng 2.7. Kết quả khảo sát về phƣơng pháp đánh giá Nội dung các yếu tố cần khảo sát

Kết quả Trung

bình 1 2 3 4 5

1 Phương pháp đánh giá đang được sử dụng hiện

tại là phù hợp 3,38 1 18 28 40 11 2 Nội dung biểu mẫu đánh giá được xây dựng rõ

ràng, hợp lý 3,52 2 15 20 55 8 3 Công tác đánh giá kết quả thực hiện cơng việc là

cơng bằng và chính xác 2,51 12 47 19 22 0

(Nguồn: Kết quả khảo sát)

Nhận xét: Phương pháp bảng điểm là phương pháp được áp dụng để đánh giá kết quả công việc cho người lao động tại Đồn bay từ lâu và ít có sự bổ sung sửa đổi qua các năm, hầu hết người lao động đều cho rằng phương pháp hiện tại là đơn giản, dễ thực hiện. Kết quả đánh giá là cơ sở chính quyết định mức lương thưởng

hàng quý của người lao động. Chính vì vậy, người lao động có thể dễ dàng nắm bắt và thực hiện, theo kết quả khảo sát bảng 2.7 đa số người lao động đều cho rằng