1 .3Cơ sở lý luận về công tác quản lý hướng dẫn viên tại công ty lữ hành
2.1.2 .Hệ thống sản phẩm
2.2.3. Chức năng từng bộ phận
Mỗi bộ phận khác nhau tại công ty sẽ có những chức năng khác nhau cụ thể sau đây:
Ban lãnh đạo
Hiện nay Ban lãnh đạo gồm Giám Đốc là Ông Đoàn Hải Đăng và Phó Giám Đốc Dương Quang Bình và Phó Giám Đốc bà Trần Thị Ngọc Tú. Ban lãnh đạo là người trực tiếp điều hành công việc, chịu trách nhiệm về kết quả kinh doanh và hoạt động trước giám đốc và ban lãnh đạo của tổng công ty, là người lập kế hoạch hoạt động cho doanh nghiệp cũng như thay mặt cho công ty đàm phán với đối tác. Bên cạnh đó còn có trách nhiệm tham mưu cho ban lãnh đạo tổng công ty.
Phòng điều hành
Phòng điều hành tại công ty được coi như bộ phận tổ chức sản xuất của công ty lữ hành, tiến hành các công việc để đảm bảo thực hiện các sản phẩm của công ty. Phòng điều hành như cầu nối giữa công ty lữ hành với thị trường cung cấp dịch vụ du lịch. Do vậy, phòng điều hành thường được tổ chức theo các nhóm công việc hoặc theo các tuyến điểm du lịch chủ yếu, đôi khi dựa trên các sản phẩm chủ yếu của công ty, phòng điều hành có nhiệm vụ: Là đầu mối triển khai toàn bộ công việc điều hành các chương trình, cung cấp các dịch vụ du lịch trên cơ sở các kế hoạch, thông báo về khách do phòng thị trường gửi
tới. Lập kế hoạch, triển khai các công việc liên quan đến việc thực hiện các chương trình du lịch như đăng ký chỗ trong khách sạn, vận chuyển đảm bảo các yêu cầu về thời gian, chất lượng.
Thiết lập, duy trì mối quan hệ mật thiết với các cơ quan hữu quan ký hợp đồng với các nhà cung cấp hàng hoá và dịch vụ du lịch. Lựa chọn các nhà cung cấp có những sản phẩm đảm bảo uy tín chất lượng.
Theo dõi quá trình thực hiện các chương trình du lịch, phối hợp với bộ phận kế toán thực hiện các hoạt động thanh toán với các công ty gửi khách và các nhà cung cấp du lịch. Nhanh chóng xử lý các trường hợp bất thường xảy ra trong quá trình thực hiện các chương trình du lịch.
Phòng hành chính - nhân sự
Phòng hành chính - nhân sự có chức năng thực thi những công việc chủ yếu trong việc xây dựng đội ngũ lao động của công ty. Thực hiện các quy chế, nội quy, khen thưởng, kỷ luật, chế độ tiền lương, thay đổi đội ngũ đào tạo… Phòng này còn đảm bảo thực hiện những công việc văn phòng của doanh nghiệp trong những điều kiện nhất định
Phòng kế toán - hành chính
Phòng kế toán - hành chính có chức năng tổ chức thực hiện các công việc tài chính như theo dõi, ghi chép chi tiêu của doanh nghiệp theo đúng hệ thống thanh khoản và kế toán của nhà nước. Theo dõi và phản ánh tình hình sử dụng vốn, tài sản của doanh nghiệp. Báo cáo định kì tình hình công ty theo quy định
Các phòng ban khác đều có mối quan hệ mật thiết với bộ phận này vì đây là bộ phận nắm giữ hệ thống tà chính của công ty. Hướng dẫn viên muốn ứng tiền hay quyết toán tour đều phải thông qua bộ phận này.
Phòng kinh doanh – sale FIT
Phòng kinh doanh – sale FIT là phòng sale khách lẻ (Free Individual Travellers), chuyên trách mảng bán và tư vấn cho khách các chương trình du lịch bị động. Khách hàng chủ yếu là các nhóm nhỏ hoặc khách lẻ có nhu cầu đi du lịch trong và ngoài nước.
Phối hợp với phòng điều hành, marketing, HDV... để đem lại những chương trình du lịch làm hài lòng khách hàng nhất có thể.
Phòng kinh doanh – sale GIT
Phòng kinh doanh – sale GIT là phòng sale cho khách đoàn (Group Inclusive Tour), chuyên trách mảng tư vấn và chào bán tour cho 1 đoàn khách. Thường là các công ty, tổ chức đi theo nhóm 20 người trở lên. Bộ phận GIT thường sẽ lấy ý kiến của trưởng đoàn và sắp xếp tour theo ý của đối tác đưa ra sao cho hợp lí nhất. Sau khi thiết kế và định giá sẽ chào đoàn và cho đối tác chọn hướng dẫn theo danh sách gợi ý của công ty, đôi khi phải đấu thầu để dành được hợp đồng tour. Bộ phận này chịu rất nhiều áp lực vì phải cạnh tranh gay gắt với những công ty khác. Phối hợp với những phòng ban liên quan để hoạt động tốt.
Phòng hướng dẫn viên
Nhiệm vụ của phòng hướng dẫn viên là sắp xếp chương trình du lịch hợp lý cho các hướng dẫn viên. Giải quyết những vấn đề khẩn cấp có liên quan đến hướng dẫn (công tác phí, phương tiện đi lại, ngày thực hiện chương trình du lịch…). Trả lời các mail và phàn nàn của hướng dẫn. Sau đó ra đưa các biện pháp xử lý. Phụ trách mảng đào tạo hướng dẫn của công ty. Là đại diện của công ty khi tiếp xúc với khách, quảng bá các chương trình du lịch khác cho khách. Sự đánh giá của khách hàng về chuyến đi chính là hướng dân viên nói riêng hay bộ phận hướng dẫn viên nói riêng. Đặc biệt phòng hướng dẫn tổ chức cuộc thi xếp sao 2 năm một lần (theo chuẩn 2, 3, 4, 5 sao theo từng mức độ hiểu biết trên toàn lãnh thổ Việt Nam) để liên tục củng cố kiến thức của đội ngũ hướng dẫn viên. Trên cơ sở số sao có được hướng dẫn viên sẽ xếp dẫn các chương trình du lịch và công tác phí phù hợp.
Phòng truyền thông – marketing
Phòng truyền thông – marketing chịu trách nhiệm chính các hoạt động truyền thông, quảng cáo, khuyến mãi, quà tặng và chăm sóc khách hàng của công ty. Phối hợp với phòng khách đoàn và khách lẻ truyền thông bằng các kênh điện tử. Nhận điện thoại và phàn nàn
của khách hàng. Thiết kế các mẫu quảng cáo trên trang web của công ty. Tổ chức các chương trình liên quan đến các sự kiện của công ty.
Phòng IT
Hiện nay phòng IT tại Vietravel Đà Nẵng chưa có nhiều nhân lực, chỉ mới có 1 nhân viên duy nhất đảm trách tất cả các nhiệm vụ có liên quan đến việc bảo đảm cho các thiết bị công nghệ thông tin trong công ty vận hành tốt nhất, hỗ trợ đắc lực cho các công việc của tất cả các phòng ban trong công ty.