Đối với công tác quản lý hướng dẫn viên, việc xây dựng đưa ra chính sách lương hợp lý, rõ ràng sẽ góp phần tạo nên sự tin tưởng giữa hướng dẫn viên với cán bộ trong công ty góp một phần quan trọng trong hoạt động quản lý hướng dẫn viên.
Việc thực hiện chi trả lương cho người lao động trong đó có đội ngũ hướng dẫn viên đều do phòng kế toán tại công ty Vietravel chi nhánh Đà Nẵng chịu trách nhiệm, chế độ lương được xây dựng và thực hiện theo quy định và trên cơ sở đánh giá mức độ hoàn thành công việc mà hướng dẫn viên được giao.
Ngoài ra công ty Vietravel chi nhánh Đà Nẵng còn trả lương và công tác phí cho đội ngũ hướng dẫn viên thông qua số sao mà hướng dẫn viên đạt được trong kì thi xếp hạng sao được tổ chức hai năm một lần tại công ty, cũng căn cứ vào hướng dẫn viên sẽ được công ty ưu tiên nhiều hay ít cơ hội để dẫn các chương trình du lịch và tiến hành trả công tác phí phù hợp với từng hướng dẫn viên. Dưới đây là bảng giá công tác phí hiện tại được áp dụng tại công ty Vietravel chi nhánh Đà Nẵng áp dụng để trả cho từng hướng dẫn viên:
Bảng 2.15: Bảng giá công tác phí trả cho HDV nội địa
ĐVT: vnđ
Tuyến Giá chưa
sao
2 sao 3 sao 4 sao 5 sao
Đà Nẵng – Huế - Hội An
350.000 350.000 400.000 450.000 500.000 Quảng Bình – Miền Bắc
Quảng Ngãi – Miền Nam, Tây Nguyên
400.000 400.000 450.000 500.000 550.000
Tour đi về trong ngày và 2 ngày 1 đêm (Quảng
Nam đến Huế)
(Nguồn: Vietravel chi nhánh Đà Nẵng)
Nội dung trong bảng 2.15 thể hiện bảng công tác phí trả cho một ngày hướng dẫn khách của hướng dẫn viên nội địa. Ngoài ra công ty Vietravel chi nhánh Đà Nẵng còn một số chi phí hỗ trợ cho hướng dẫn viên nội địa khi thực hiện hoạt động hướng dẫn khách du lịch cụ thể: Chi phí ăn sáng 40.000 đồng/bữa, chi phí ăn trưa và ăn tối 50.000 đồng/bữa trong trường hợp dịch vụ tour không có nội bộ hoặc khách ăn tự do. Chi phí điện thoại cho hướng dẫn viên là 20.000 đồng/ngày. Chi phí hỗ trợ chỗ ngủ và ăn sáng từ Quảng Nam đến Thừa Thiên Huế là 200.000 đồng/đêm ngoài những khu vực trên sẽ là 300.00 đồng/đêm. Chi phí vé tàu xe đi đón khách ngoài khu vực Đà Nẵng do không có xe đưa đón được tính bằng giá vé tàu và xe thực tế.
Bảng 2.16: Bảng giá công tác phí HDV khách Inbound
ĐVT: vnđ
STT Ngôn ngữ Công tác phí Lưu đêm Tiền tip
1 Anh 500.000 200.000
2 Pháp 500.000 200.000
3 Hàn 1.500.000 200.000
4 Trung Quốc seri 650.000 200.000 Tip 1 – 3 usd/ngày (tùy hãng) 5 Trung Quốc không seri 700.000 200.000 Tip 1 – 3 usd/ngày (tùy hãng)
6 Đức 750.000 200.000 7 Nhật (dưới 5 khách) 600.000 200.000 8 Nhật (6–10 khách) 650.000 200.000 9 Nhật (11-20 khách) 700.000 200.000 10 Nhật (trên 20 khách) 800.000 200.000 11 Thái 750.000 200.000 12 Tiếng Ý 1.200.000 200.000
13 Tây Ban Nha 1.200.000 200.000
(Nguồn: Vietravel chi nhánh Đà Nẵng)
Bảng 2.16 thể hiện số tiền công tác phí một ngày mà công ty trả cho đội ngũ hướng dẫn viên khách Inbound. Ngoài ra hướng dẫn viên sẽ được tính thêm tiền ăn nếu đoàn không có nội bộ trưa và tối là 50.000 đồng/ bữa. Cộng ½ ngày đối với các chương trình: Tham quan vườn quốc gia Bạch Mã, tham quan Phong Nha và Huế hoặc Đà Nẵng – Huế trong ngày, tham quan và tiễn với chuyến bay hoặc tàu từ 21:00. Ngày tự do tính ½ ngày
và ngủ nội bộ (ngoài khu vực Đà Nẵng). Bên cạnh đó trong các trường hợp đón hoặc tiễn sân bay nhưng hướng dẫn viên vẫn được tính 1 ngày công tác phí cụ thể: Có ăn trưa hoặc ăn tối, khách đoàn lưu trú tại Hội An hoặc Huế, địa điểm đón khách ngoài khu vực thành phố Đà Nẵng, giờ đón hoặc tiễn vào lúc 0:00.
Bảng 2.17: Bảng giá công tác phí HDV tuyến Outbound
ĐVT: usd
Tuyến Chưa sao 2 -3 sao 4 sao 5 sao
Đông Nam Á 25 30 35
Phần còn lại của Châu Á 30/40 35/45 40/50
Châu Úc – Châu Phi 40/50 45/55 50/60 55/65
Châu Âu – Châu Mỹ 50/60 55/65 60/70 65/75
(Nguồn: Vietravel chi nhánh Đà Nẵng)
Đối với hướng dẫn viên khách Outbound công ty cũng đưa ra các mức công tác phí cho một ngày hướng dẫn khách của hướng dẫn viên với nhiều tuyến khác nhau. Bên cạnh công tác phí cho hướng dẫn viên tuyến Outbound công ty còn đưa ra một số chính sách về chi phí khác trên tour dành cho hướng dẫn viên cụ thể: Đối với tuyến Đông Nam Á là 10 USD/ Đoàn. Phần còn lại của Châu Á là 15 USD/Đoàn. Châu Úc – Châu Phi là 50 USD/Đoàn. Cuối cùng là tuyến Châu Âu – Châu Mỹ là 60 USD/Đoàn.
Chi phí ăn tự túc nếu chương trình không bao gồm ăn: Tuyến Đông Nam Á là 5 USD/ lần. Phần còn lại của Châu Á là 10 USD/ lần. Châu Úc – Châu Phi là 10 USD/ lần. Châu Âu – Châu Mỹ là 15 USD/lần.
Ngoài đưa ra bảng công tác phí, chi phí khác trên tour công ty Vietravel còn đưa ra quy định về tiền tip cho hướng dẫn viên đi tuyến Outbound cụ thể: Thời gian hướng dẫn viên bay ban đêm và đáp sân bay vào ban ngày tại điểm đến hướng dẫn viên sẽ thu 1/3 tiền tip của ngày quy định nếu khách đồng ý. Ngoài ra nếu đón khách ngoài khu vực thành phố Đà Nẵng thu 50% tiền tip của ngày quy định.
Thưởng lễ cho hướng dẫn viên đi tuyến Outbound các ngày lễ tết tính theo quy định của Tổng công ty về nhân hệ số, riêng tour Tết âm lịch hằng năm code DNG do chi nhánh Đà Nẵng thực hiện tính hệ số nhân đôi.
Thông qua thông tin được thể hiện trong bảng 2.15, bảng 2.16 và bảng 2.17 có thể thấy công tác phí được áp dụng để trả cho hướng dẫn viên tại công ty Vietravel chi nhánh Đà Nẵng được công bố và thể hiện một cách rõ ràng và minh bạch không những quy định về số tiền công tác phí, công ty Vietravel chi nhánh Đà Nẵng còn quy định rõ ràng về số tiền tip, những chi phí mà công ty hỗ trợ khi hướng dẫn viên nhận nhiệm vụ thực hiện hướng dẫn khách. Dựa vào bảng giá quy định về số tiền công tác phí như vậy hướng dẫn viên sẽ tự tính toán được số tiền mà mình được trả sau khi thực hiện xong chương trình du lịch. Với chính sách công tác phí như vậy đã thúc đẩy tinh thần làm việc của hướng dẫn viên đòi hỏi hướng dẫn viên cần phải nỗ lực, phát triển nghiệp vụ và kỹ năng hành nghề, tạo nên sự chuyên nghiệp cho cá nhân nhờ đó sẽ có cơ hội tăng hạng sao đồng nghĩa với số tiền công tác phí sẽ nhiều hơn. Chính sách công tác phí tại công ty Vietravel chi nhánh Đà Nẵng được quy định một cách cụ thể, rõ ràng do đó sẽ góp phần nâng cao sự tin tưởng, gắn bó của hướng dẫn viên với sự nghiệp lâu dài của công ty.
Chính sách phúc lợi, khen thưởng tạo động lực cho đội ngũ hướng dẫn viên Bên cạnh đưa ra chính sách lương, công tác phí chi trả cho đội ngũ hướng dẫn viên, công ty Vietravel chi nhánh Đà Nẵng còn có những chính sách khen thưởng để tạo động lực cho hướng dẫn viên cụ thể như sau:
Công ty sẽ cập nhật thư khen từ các khách hàng về hướng dẫn viên lên toàn bộ hệ thống của công ty và các chi nhánh nhằm nâng cao được sự tín nhiệm giao chương trình du lịch cho hướng dẫn viên từ phòng điều hành và ban lãnh đạo của công ty.
Căn cứ vào số năm cộng tác và những thành tích mà hướng dẫn viên đã cống hiến cho công ty, hướng dẫn viên sẽ được ban lãnh đạo công ty xem xét để nâng cấp thị trường, cụ thể những hướng dẫn viên đi thị trường gần sẽ nâng cấp lên đi những thị trường xa, đi tour nội địa sẽ nâng cấp cho hướng dẫn viên dẫn tour Outbound.
Bên cạnh đó trung tâm điều hành hướng dẫn viên Việt Nam còn tổ chức buổi trao giải VTG Awards nhằm tôn vinh các hướng dẫn viên đã nỗ lực, phấn đấu, đóng góp và
cống hiến như giải thưởng hướng dẫn viên xuất sắc khu vực miền Bắc, hướng dẫn viên xuất sắc khu vực miền Trung, hướng dẫn viên Du lịch trong nước xuất sắc, hướng dẫn viên Du lịch nước ngoài xuất sắc, hướng dẫn viên trẻ triển vọng, hướng dẫn viên của năm. Ngoài ra trung tâm cũng trao tặng hướng dẫn viên các phần quà may mắn đầu năm thông qua hình thức rút thăm trúng thưởng.
2.6.5. Quản lý hoạt động của hướng dẫn viên thông qua phần mềm trực tuyến
Ngoài việc quản lý hướng dẫn viên theo hình thức quản lý trực tiếp thì với thời đại phát triển của công nghệ như hiện nay để có thể quản lý, kiểm soát và phân bổ chương trình du lịch cho hướng dẫn viên một cách nhanh chóng, phù hợp và công bằng, công ty Vietravel là công ty du lịch đầu tiên đã thành lập Trung tâm điều hành hướng dẫn viên Việt Nam đã đưa ứng dụng công nghệ vào trong công tác quản lý hướng dẫn viên. Phần mềm mà công ty đã và đang sử dụng đó chính là phần mềm Guidebook.
Hình 2.1: Giao diện của phần mềm Guidebook
Hình 2.2: Hồ sơ hướng dẫn viên được đăng tải trên phần mềm Guidebook
Mỗi hướng dẫn viên sẽ được cung cấp một tài khoản để đăng nhập vào phần mềm. Bên trong tài khoản guidebook của hướng dẫn viên sẽ bao gồm các nội dung:
Hồ sơ hướng dẫn viên về các thông tin cá nhân của hướng dẫn viên gồm họ tên, ngày sinh, địa chỉ, số điện thoại, mã nhân viên, loại hướng dẫn viên, chi nhánh quản lý, hạng sao, thị trường chuyên thực hiện… của hướng dẫn viên cùng với số năm kinh nghiệm mà hướng dẫn viên thực hiện những tuyến đó.
Qua hồ sơ bao gồm tất cả các thông tin của hướng dẫn viên giúp công ty dễ dàng quản lý, kiểm soát cũng như là phân bổ chương trình du lịch phù hợp với khả năng, trình độ chuyên môn của hướng dẫn viên đó.
Hiện nay việc sắp xếp và phân bổ chương trình du lịch cho hướng dẫn viên tại công ty Vietravel chi nhánh Đà Nẵng được thực hiện bằng cách căn cứ vào thông tin trong hồ sơ hướng dẫn viên được đăng tải trên phần mềm Guidebook khi có những chương trình cần lựa chọn hướng dẫn viên có thể đáp ứng thì máy sẽ đưa ra được một loạt danh sách tên hướng dẫn viên chuyên tuyến phù hợp với chương trình, sau khi được giao nhiệm vụ thực hiện chương trình hướng dẫn viên sẽ được cung cấp mã chương trình du lịch thông qua đó hướng dẫn viên sẽ đăng nhập vào website của công ty và nắm được cụ thể thông tin về chương trình được giao như danh sách tên đoàn, số lượng khách, ngày khởi hành, thông tin liên lạc với khách sạn, nhà hàng và số tiền tạm ứng.
Với số lượng hướng dẫn viên đông đảo như vậy việc công ty Vietravel chi nhánh Đà Nẵng đã ứng dụng phần mềm Guidebook thay vì thực hiện bằng hình thức thủ công đã giúp công ty giảm thiểu được các sai sót trong quá trình sắp xếp và phân bổ chương trình cho hướng dẫn viên sẽ không có trường hợp hướng dẫn viên này đi nhiều, hướng dẫn viên kia thì đi ít hoặc trường hợp hai hướng dẫn viên bị sắp xếp trùng tour do đó sẽ tạo nên công bằng giữa các hướng dẫn viên. Bên cạnh đó việc báo cáo các chi phí, đánh giá về chuyến đi của hướng dẫn viên cũng sẽ được thực hiện một cách nhanh chóng và tiện lợi
hơn ngay chính trên chiếc điện thoại bằng những mục báo cáo về chương trình du lịch có sẵn trong phần mềm Guidebook.
Ngoài việc sử dụng phần mềm Guidebook để sắp xếp và phân bổ chương trình du lịch cho hướng dẫn viên, trên giao diện của phần mềm Guidebook còn thể hiện bản quy chế về quản lý hướng dẫn viên, những thông tin về những tài liệu hướng dẫn, cẩm nang xử lý các tình huống phát sinh và tin tức tại công ty. Ngoài ra với tình hình dịch bệnh ngày càng phức tạp của virus Covid-19 trên phần mềm Guidebook công ty còn ban hành kịch bản để đối phó với virus, giúp hướng dẫn viên có thể xử lý tình huống trong trường hợp có khách hoặc hướng dẫn viên không may bị nhiễm virus để giúp hướng dẫn viên dễ dàng cập nhật các thông tin mới nhất và cách thức xử lý đúng đắn.
Có thể nhận xét việc áp dụng phần mềm Guidebook trong quản lý hướng dẫn viên của công ty Vietravel chi nhánh Đà Nẵng đã mang lại nhiều lợi ích phục vụ cho công tác quản lý cũng như là đưa ra độ chính xác cao trong hoạt động sắp xếp chương trình cho hướng dẫn viên tại công ty Vietravel ngày một hoàn thiện hơn.