7. Kết cấu của luận văn
1.2. Đánh giá viên chức trong các đơn vị sự nghiệp y tế công lập
1.2.7. Quy trình đánh giá viên chức
Bước 1: Xác định mục tiêu đánh giá
Xác định mục tiêu đánh giá là bước khởi đầu của quá trình đánh giá và trả lời câu hỏi: Đánh giá để làm gì? Việc đánh giá có thể phục vụ cho nhiều mục tiêu khác nhau của công tác quản lý VC như: xếp loại VC hằng năm; đánh giá tiềm năng phát triển; quy hoạch, đề bạt, bổ nhiệm, khen thưởng, điều động; chế độ trả lương tăng thêm, đào tạo và phát triển nguồn nhân lực…Việc xác định mục tiêu đánh giá cụ thể, rõ ràng sẽ giúp đơn vị đánh giá đúng đối tượng, đúng kết quả hồn thành cơng việc mà mỗi VC mang lại và tránh lãng phí cho tổ chức.
Bước 2: Xây dựng tiêu chí đánh giá
Để đánh giá kết quả thực hiện công việc của VC, trước hết cần xây dựng các tiêu chí đánh giá, các tiêu chí này phải đảm bảo phù hợp với chức trách, nhiệm vụ được giao của từng công chức. Và để đo lường được kết quả thực hiện cơng việc thì gắn với mỗi tiêu chí đánh giá là các chỉ số giúp đo lường kết quả. Các tiêu chí đánh giá và cách thức đo lường cụ thể sẽ giúp cho tổ chức xác định được số lượng, chất lượng, thời điểm, tính kịp thời, sự tuân thủ các quyết định hành chính, mức độ hồn thành cơng việc của VC. Tiêu chí đánh giá VC là các yêu cầu về kết quả thực hiện công việc, là căn cứ để đo lường kết quả thực hiện công việc của VC trong một khoảng thời gian nhất định, cũng là cơ sở để so sánh và phân loại mức độ hoàn thành nhiệm vụ của các VC với nhau để áp dụng các cơ chế, chính sách có liên quan. Để xây dựng được các tiêu chí đánh giá, nhà quản lý phải dựa vào bản tiêu chuẩn công việc. Ngồi bản tiêu chuẩn thực hiện cơng việc, xác định mục tiêu thực hiện công việc cũng là cách thức giúp nhà quản lý xác định được tiêu chuẩn cơng việc, từ đó định ra các chỉ số đánh giá phù hợp với từng nhóm vị trí cơng tác. Sau khi nhà quản lý cấp cao đã xác định mục tiêu chiến lược cho tổ chức, các nhà quản lý cấp thấp hơn phải xây dựng mục tiêu cho đơn vị của mình phù hợp với mục tiêu chiến lược chung của tổ chức. Khi các mục tiêu của mỗi đơn vị đã được thiết lập rõ
31
ràng, các cá nhân gặp gỡ với nhà quản lý trực tiếp của họ để cùng nhau thảo luận và xác định mục tiêu của mỗi cá nhân, đặt trong mục tiêu chung của đơn vị và tổ chức. Mục tiêu phải cho thấy được tổ chức, đơn vị hay các cá nhân phải làm gì và kết quả cần phải đạt được là gì. [29, tr.64-65]
Theo xu hướng chung, việc xây dựng tiêu chuẩn đánh giá cần đáp ứng nguyên tắc SMART trong đó gồm các yếu tố sau:
- Specific (cụ thể, chi tiết): Xác định rõ những gì VC cần đạt được, giải thích rõ và chính xác các nội dung và cách thức thực hiện cơng việc cùng thời gian hồn thành. Các tiêu chí phải phản ánh được sự khác biệt giữa người thực hiện công việc tốt và người thực hiện công việc không tốt.
- Measurable (định lượng được): Các tiêu chí có thể đo lường được bằng hiệu suất (lượng nguồn lực sử dụng) và hiệu quả (chất lượng kết quả cuối cùng).
- Achievabe (có thể thực hiện được): Các tiêu chí thực hiện cơng việc gắn với kết quả thực tế, khả thi, hợp lý.
- Reliable (có thể tin cậy được): Các tiêu chí đo lường thực hiện cơng việc phải nhất qn, đáng tin cậy. Những người đánh giá khác nhau cùng xem xét kết quả thực hiện của một VC thì phải có các kết luận khơng q khác nhau về kết quả thực hiện của VC đó.
- Time-bound (có thời hạn): tiêu chí đánh giá phải xem xét kết quả hồn thành cơng việc tương ứng với thời gian quy định. [27, tr.100-101]
Bước 3: Lập kế hoạch đánh giá
Sau khi xác định tiêu chuẩn, tiêu chí đánh giá, chủ thể tiến hành xây dựng kế hoạch đánh giá. Kế hoạch đánh giá sẽ được triển khai đến tất cả các thành viên trong tổ chức, kế hoạch đánh giá cần đảm bảo các nội dung cơ bản như: làm rõ mục đích đánh giá, yêu cầu đánh giá, nội dung đánh giá và trách nhiệm đánh giá (của thủ trưởng cơ quan, VC, người dân, đồng nghiệp...).
Bước 4: Chuẩn bị đánh giá
Để có căn cứ đánh giá, ngồi những tiêu chuẩn công việc và chỉ số giúp đo lường, nhà quản lý phải thực hiện hoạt động thu thập các thông tin về việc thực hiện
32
công việc của nhân viên. Các nhà quản lý thơng qua q trình giám sát, theo dõi q trình thực hiện cơng việc của nhân viên cấp dưới để thu thập những thông tin cần thiết về việc thực hiện cơng việc của họ. Có nhiều cách để người quản lý theo dõi, giám sát q trình thực hiện cơng việc như quan sát tại chỗ, thông qua báo cáo miệng hoặc báo cáo viết, thông qua những những sản phẩm mà cấp dưới hoàn thành trong từng giai đoạn. Tuy nhiên, nhà quản lý cần có cách lựa chọn để sử dụng đúng kỹ thuật giám sát nhằm đảm bảo vừa thu thập những thông tin cần thiết mà khơng làm ảnh hưởng đến q trình thực hiện công việc của nhân viên. [29, tr.71-72]
Bước 5: Lựa chọn và thiết kế phương pháp đánh giá
Có rất nhiều phương pháp đánh giá thực hiện công việc. Việc thiết kế và lựa chọn phương pháp đánh giá cần phải phụ thuộc vào mục đích của đánh giá, tính chất, đặc điểm của cơng việc từ đó thiết kế nội dung cho phù hợp.
Bước 6: Thực hiện đánh giá
Sau khi đã thu thập những thông tin cần thiết, nhà quản lý tiến hành đánh giá kết quả thực hiện công việc của nhân viên. Việc đánh giá này thực chất là đo lường mức độ đạt được của các kết quả đã xác định ở giai đoạn trước (các mục tiêu đã xác định hoặc tiêu chuẩn đã đề ra trong bản mô tả tiêu chuẩn công việc) thông qua các chỉ số giúp đo lường kết quả. Kết thúc bước này, người đánh giá phải đưa ra kết luận đạt hay không đạt so với kết quả đã xác định ở giai đoạn đầu.
Bước 7: Trao đổi với người được đánh đánh giá
Người đánh giá trực tiếp trao đổi với người được đánh giá về kết quả đánh giá, nếu thiếu đi bước này, có thể hoạt động đánh giá khơng cịn mang đầy đủ tính chất khách quan của nó, quy trình đánh giá chỉ mang tính chất một chiều.
Bước 8: Quyết định kết quả đánh giá và hoàn thiện hồ sơ
Người đứng đầu ĐVSNCL là người quyết định cuối cùng về kết quả đánh giá, phân loại VC trên cơ sở tham khảo kết quả tự đánh giá của VC và ý kiến góp ý của tập thể. Sau đó, kết quả đánh giá sẽ được thơng báo đến VC, đồng thời hồ sơ đánh giá sẽ được chuyển đến bộ phận tổ chức cán bộ để lưu trữ hồ sơ.
Bước 9: Sử dụng kết quả đánh giá
33
Kết quả đánh giá là cơ sở để các nhà quản lý quyết định các biện pháp phù hợp trong hoạt động quản lý nguồn nhân lực như sử dụng, đãi ngộ, đề bạt, đào tạo, bồi dưỡng, kỷ luật, khen thưởng VC. Chính bước này sẽ thể hiện vai trị của cơng tác đánh giá kết quả thực hiện công việc đối với VC. Về phía tổ chức, đánh giá là cơ sở để quy hoạch cán bộ, đảm bảo tính kế thừa và phát triển của đội ngũ nhân sự hành chính. Về phía VC, q trình đánh giá liên tục chính là sự đảm bảo cho quá trình phát triển chức nghiệp của họ, tạo điều kiện cho họ yên tâm công tác và phấn đấu. [27, tr.209]