5. Bố cục của luận văn
4.2.4. Tăng cường công tác quản lý trong phân công công việc, nhiệm vụ
Trước hết, người cán bộ lãnh đạo, quản lý khi phân công công việc phải dựa trên cơ sở thực tế, đó là: Theo vị trí pháp lý và thẩm quyền của cơ quan; theo khối lượng và tính chất công việc; theo khối lượng biên chế và cơ cấu tổ chức của cơ quan. Đây là 3 cơ sở cần thiết khi tiến hành phân công công việc. Ngoài ra, khi phân công công việc người cán bộ lãnh đạo, quản lý còn cần chú ý tới những nguyên tắc sau:
Thứ nhất, ấn định điều kiện cho chức năng nghiệp vụ (đủ diều kiện để làm việc, tránh theo tình cảm). Không để tình cảm làm ảnh hưởng tới công việc, phải phân công một cách hợp lý, không vì một lý do nào khác ngoài công việc (công tư phân minh).
Thứ hai, phân chia chức năng nhiệm vụ có tính đồng nhất (người lãnh đạo phải giao các công việc cho cấp dưới thực hiện và phân chia cho những cá nhân theo chỉ định cụ thể). Không phân chia công việc một cách tùy ý, mà phải hệ thống nhất định. Không phải muốn giao việc cho ai thi giao, phải tuỳ theo vị trí năng lực sở trường của mỗi người và phù hợp với chuyên môn của họ. Khi đó công việc sẽ được tiến hành nhanh hơn và có hiệu quả hơn, tránh được tình trạng đùn đẩy công việc cho nhau và không tồn đọng công việc.
Thứ ba, cân bằng về chức năng nghiệp vụ (chất và lượng của công việc phải phân phối chính đáng, thích hợp, làm rõ người chịu trách nhiệm). Người cán bộ lãnh đạo, quản lý cần phải phân phối công việc một cách hợp lý tránh tình trạng
khiếu nại người này làm việc ít, người kia làm việc nhiều, chia cộng việc theo từng khâu, từng mảng thích hợp với từng vị trí và trình độ chuyên môn của họ. Tránh tình trạng dồn ép công việc vào một bộ phận nào đó, khi đó sẽ gây nên tình trạng bất mãn và dẫn đến ùn tắc công việc, chất lượng của công việc cũng không được hoàn thành tốt. Điều đáng lưu ý là phải phân công công việc rõ ràng và người chịu trách nhiệm công việc cũng phải rõ ràng. Như vậy sẽ biết rõ ai là người chịu trách nhiệm về khối công việc ấy, khi đó họ sẽ có trách nhiệm với việc họ làm hơn. Vì họ làm gì thì họ sẽ phải chịu trách nhiệm với việc họ làm, khi đó họ sẽ có thể tập trung hơn vào công việc và có trách nhiệm hơn.
Thứ tư, nhà lãnh đạo phải coi trọng nguyên tắc “dụng nhân như dụng mộc”. Theo nghĩa đen, “Dụng nhân như dụng mộc” là: mộc là một loại gỗ, có thể là gỗ tốt hoặc gỗ xấu, có thể dùng được hay không dùng được. Cũng như con người, nhà lãnh đạo luôn chú ý đến kinh nghiệm, năng lực, cá tính, lòng hăng say của từng người để sắp xếp thích hợp. Chẳng hạn như, một cây gỗ xấu, gỗ vụn không làm được gì nhưng khi vào tay người thợ mộc chuyên nghiệp thì nó sẽ trở thành một cái bàn hay một cái ghế tuyệt vời. Không phải nhìn bề ngoài nó là khúc gỗ xấu nhưng bên trong nó chưa hẳn đã xấu, nhưng phải có người biết cách nhìn ra cái tốt của nó. Khúc gỗ cũng như con người vậy, ta không thể nhìn vẻ bề ngoài mà quyết định tất cả, không phải không dùng họ được việc này thì họ cũng không làm được việc khác, tùy cách dùng người của nhà lãnh đạo mà họ có thể làm việc hay không. Chưa hẳn người không có bằng cấp là không làm được việc mà tùy vào công việc mà họ được bố trí để làm, đôi lúc họ cũng trở thành nhà lãnh đạo giỏi.
Quá trình phân công nhiệm vụ là một quá trình từ khi xuất hiện công việc đến khi không việc được hoàn thành theo các bước như sau:
Bước 1 Xác định công việc cần thực hiện. Công việc cần thực hiện của Sở là các công việc nằm trong kế hoạch công tác, các văn bản giao nhiệm vụ của tỉnh, và các công việc phát sinh trong quá trình hoạt động. Công việc cần thực hiện được phân loại thành công việc mang tính hành chính thương xuyên, có kế hoạch trước và công việc đột xuất. Sở quy định các công việc hành chính cho từng phòng ban, bộ phận, đơn vị thực hiện theo chức năng.
Bước 2 Phân công nhiệm vụ của từng bộ phận. Nhiệm vụ của từng bộ phận được phân công theo chuyên ngành để giải quyết các nhiệm vụ một cách dễ dàng.
Bước 3 Nhận và phản hồi ý kiến về nhiệm vụ: Các cá nhân, bộ phận nhận nhiệm vụ được giao, phân tích nhiệm vụ và phản hồi những thuận lợi và khó khăn về nhiệm vụ nhận được.
Bước 4 Thực hiện nhiệm vụ. Đơn vị thực hiện nhiệm vụ tổ chức thực hiện nhiệm vụ với yêu cầu nội dung công việc và thời gian thực hiện công việc được phân công.
Bước 5 Tổng kết đánh giá nhiệm vụ. Tổng kết đánh giá nhiệm vụ để đưa ra các nhận định về phương án đã thực hiện, lấy kinh nghiệm để thực hiện những nhiệm vụ lần sau.
Để nâng cao chất lượng công tác phân công nhiệm vụ thì toàn bộ CCVC Sở và đội ngũ lãnh đạo Sở, lãnh đạo các đơn vị, trưởng phòng, ban cần đưa ra giải pháp của từng cấp quản lý, cụ thể như sau:
- Nâng cao kỹ năng giao việc của lãnh đạo Sở: Giao việc là bàn giao một phần hay toàn bộ công việc cho cấp dưới. Nguyên tắc cơ bản trong giao việc là đảm bảo công việc được thực hiện đúng tiến độ, đúng yêu cầu đặt ra và do cấp dưới (người được giao việc) thực hiện. Hoàn thiện kỹ năng giao việc của lãnh đạo Sở là giúp lãnh đạo Sở nhận ra những lợi ích, bất lợi, khó khăn trong hoạt động giao việc của mình.Bồi dưỡng kiến thức cho lãnh đạo Sở về các kỹ năng giao việc cho cấp dưới trong việc thực hiện nhiệm vụ hàng ngày. Giao việc thường có những lợi ích sau:
+ Giúp lãnh đạo Sở có nhiều thời gian để tập trung vào những công việc khác quan trọng hơn. Trên thực tế lãnh đạo Sở phải thực hiện khối lượng lớn công việc do đó ngoài những công việc chuyên môn lãnh đạo Sở cũng nên giao việc nhiều hơn cho cấp dưới. Ngoài ra khi giao việc cho cấp dưới lãnh đạo Sở còn tập trung được sức mạnh, trí tuệ của tập thể sẽ tạo điều kiện để công việc được thực hiện nhanh hơn.
+ Tạo điều kiện phát triển năng lực cho cấp dưới. Thông qua hoạt động thực hiện nhiệm vụ thì cấp dưới sẽ có điều kiện củng cố chuyên môn, tự đào tạo và bồi dưỡng chuyên môn để đáp ứng công việc do đó hoàn thiện kỹ năng chuyên môn nghiệp vụ.
+ Đào tạo bồi dưỡng kiến thức, kỹ năng kỹ xảo cho nhân viên cấp dưới. Giao việc là một nghệ thuật đào tạo và phát triển năng lực của lãnh đạo Sở. Bởi vì khi lãnh đạo Sở giao việc cho nhân viên cấp dưới và trước sự nỗ lực làm việc để hoàn thành công việc được giao, khi đó lãnh đạo Sở sẽ nhân thấy ưu điểm, khuyết điểm trong thực hiện công việc của cấp dưới. Lãnh đạo Sở nhận ra ưu, khuyết điểm của
nhân viên và hướng dẫn họ loại bỏ khuyết điểm, nâng cao ưu điểm hành động đó chính là hoạt động đào tạo nhân viên của lãnh đạo Sở.
+ Giúp công việc được hoàn thành đúng theo thời gian, tiến độ của công việc. Lãnh đạo Sở có tầm ảnh hưởng rất lớn do đó công việc của lãnh đạo Sở thường rất quan trọng. Việc lãnh đạo Sở chia nhỏ công việc và giao cho các phòng ban, cấp dưới như thế sẽ giúp công việc lớn được giải quyết nhanh hơn.
- Nâng cao năng lực quá trình phân công nhiệm vụ của các phòng ban:
+ Nâng cao năng lực chuyên môn: Năng lực chuyên môn là khả năng giải quyết các công việc được phân công theo chức năng nhiệm vụ của phòng, ban. Do đặc thù của mỗi bộ phận nên chức năng nhiệm vụ của mỗi bộ phận là khác nhau, năng lực chuyên môn cũng rất khác nhau. Nâng cao năng lực chuyên môn của từng bộ phận phải được thực hiện theo chức năng của từng bộ phận, phòng ban và đơn vị. Căn cứ vào chức năng của từng đơn vị, các bộ phận tự tổ chức đào tạo bồi dưỡng kỹ năng chuyên môn nghiệp vụ của CCVC để đáp ứng được với yêu cầu thực hiện công việc của Sở. Nâng cao năng lực chuyên môn thông qua hoạt động nhận giao việc của cấp trên. Thông qua hoạt động nhận và thực hiện nhiệm vụ sẽ giúp các bộ phận hoàn thiện kỹ năng chuyên môn, kỹ năng xử lý công việc của bộ phận.
+ Nâng cao kỹ năng nhận giao việc: Hoàn thiện kỹ năng phân tích nhiệm của của các phòng ban. Kỹ năng phân tích nhiệm vụ là khả năng phân tích một nhiệm vụ được giao thực hiện. Nhiệm vụ được giao thực hiện thường được chia nhỏ thành các phần việc như: nội dung công việc, thời gian hoàn thành, những thuận lợi và khó khăn khi thực hiện công việc. Các bộ phận phải hoàn thiện kỹ năng phân tích nhiệm vụ để khi lãnh đạo Sở giao nhiệm vụ phải phân tích được những yếu tố cấu thành nhiệm vụ. Nội dung nhiệm vụ được giao là nhiệm vụ chức năng của đơn vị hay là nhiệm vụ khác. Thời gian hoàn thành nhiệm vụ mà lãnh đạo Sở giao có thể hoàn thành trong thời gian được giao hay phải gia hạn thêm thời gian. Phân tích những thuận lợi khó khăn để có thể giải quyết công việc nhanh nhẹn hơn. Hoàn thiện kỹ năng phân tích nhiệm vụ là yếu tố quan trọng để CCVC của phòng ban hoàn thành nhiệm vụ được giao và ảnh hưởng trực tiếp tới hiệu quả công việc và năng lực CCVC phòng, ban đó.
Kỹ năng phản hồi ý kiến với lãnh đạo Sở: CCVC của phòng ban phải nâng cao kỹ năng giao tiếp đặc biệt kỹ năng giao tiếp với cấp trên để nêu ý kiến trực tiếp với cấp trên trong các vấn đề của công việc. Khi tiếp nhận công việc CCVC sẽ phân tích công việc để đưa ra phương án thực hiện, tuy nhiên có những vấn đề khó không
nằm trong thẩm quyền của CCVC giải quyết được thì phải có ý kiến phản hồi với lãnh đạo Sở để thực hiện tốt công việc của mình. Để nâng cao kỹ năng phản hồi ý kiến, CCVC phải nâng cao kỹ năng giao tiếp của mình. Bên cạnh đó, CCVC cũng phải nâng cao trình độ chuyên môn kỹ thuật để phân tích, đưa ra các giải pháp thực hiện công việc tốt nhất và phải hoàn thiện kỹ năng tiếp nhận ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo Sở.
+ Nâng cao kỹ năng phối hợp làm việc với các đơn vị cùng cấp khác: Do cơ cấu của Sở được bố trí theo chuyên môn nghiệp vụ do đó để giải quyết được một nhiệm vụ thì các bộ phận phải kết hợp với nhau để cùng thực hiện công việc. Để nâng cao kỹ năng phối hợp thực hiện công việc với các đơn vị khác thì các phòng, ban thực hiện phương pháp như sau:
Nâng cao năng lực quản lý, lưu trữ hồ sơ. Để tiện tra cứu và cung cấp tài liệu cho các đơn vị khác thì công tác lưu trữ hồ sơ phải được thực hiện một cách khoa học. Công tác lưu trữ hồ sơ phải được lưu giữ theo thời gian, theo loại công văn. Bộ phận văn thư lưu trữ nên tổ chức các khóa bồi dưỡng kiến thức về lưu trữ hồ sơ cho các đơn vị khác trong Sở.
Bồi dưỡng kiến thức khác ngoài kiến thức chuyên ngành. Kiến thức chuyên ngành là rất quan trọng tuy nhiên các kiến thức về thực hiện nhiệm vụ của Sở cần được trau dồi. Việc nâng cao kiến thức ngoài chuyên ngành sẽ giúp CCVC phối hợp với các cơ quan khác thuận tiện hơn.
Cải thiện lối sống hòa đồng, tiếp xúc với mọi người. Tạo mối quan hệ tốt với mỗi người xung quanh là cách học tập kinh nghiệp tốt nhất từ người khác, có lối sống hòa đồng, trung thực với mỗi người thì khi thực hiện các công việc theo nhóm sẽ dễ dàng hơn.
- Nâng cao năng lực nhận và hoàn thành nhiệm vụ của các CCVC, đơn vị thực hiện:
Nâng cao kỹ năng thực hiện công việc: Được thể hiện qua trình độ chuyên môn, qua kinh nghiệm công tác, qua kết quả hoàn thành công việc. Các đơn vị thực hiện công việc thông thường là các CCVC là nhân viên của các phòng ban và một số đơn vị riêng biệt, do đó kỹ năng thực hiện công việc cũng chính là kỹ năng chuyên môn được đào tạo qua nghề nghiệp. Biện pháp để nâng cao kỹ năng thực hiện công việc hiệu quả là thực hiện công việc, tham khảo ý kiến chỉ đạo của cấp trên, giao lưu học hỏi kinh nghiệm từ đồng nghiệp. Vì thế quá trình CCVC thực hiện công việc thì cấp trên trực tiếp của CCVC đó phải quan tâm sát sao, để đưa ra những chỉ đạo kịp thời giúp CCVC nâng cao năng lực bản thân.
Nâng cao năng lực làm chủ trang thiết bị. Trang thiết bị là yếu tố hỗ trợ cho CCVC thực hiện nhiệm vụ một cách tốt nhất. Do đó nâng cao năng lực làm việc, hiệu quả công việc thực hiện thì CCVC phải sử dụng được tất cả các máy móc, trang thiết bị phụ trợ trong công việc. Biện pháp đến CCVC làm chủ trang thiết bị thì lãnh đạo Sở cần tổ chức hướng dẫn cho CCVC vận dụng trang thiết bị, hơn nữa CCVC cũng phải tự tìm hiểu và bồi dưỡng kiến thức về các trong thiết bị đó.