TẠO LẬP VÀ XÂY DỰNG VĂN HOÁ DOANH NGHIỆP
4.2.4. Các hệ thống cơ bản trong cơ cấu tổ chức
Có bốn hệ thống tổ chức quan trọng trong việc xây dựng, phát triển văn hoá kinh doanh là các hệ thống chung, hệ thống đạo đức chính thức, hệ thống giá trị đạo đức chủ đạo, các nhóm chính thức và phi chính thức.
4.2.4.1. Hệ thống tổ chức chung
Là hệ thống quản lý, tác nghiệp và công cụ của tổ chức, như: các hệ thống tổ chức marketing, công nghệ, sản xuất, tài chính, nhân lực... Chức năng chủ yếu của các hệ thống này là thực hiện nhiệm vụ, công việc chuyên môn đã được xác định. Thông qua đó, quan điểm và nội dung về đạo đức được hình thành trong cấu trúc cơ bản của tổ chức, chính sách và quy chế doanh nghiệp. Những chuẩn mực đạo đức cụ thể được ban hành, vận dụng để đánh giá và kiểm soát hành vi đạo đức, xem xét thực hiện thưởng phạt, đề bạt… Các quy định này có tác dụng củng cố, tăng cường giá trị đạo đức đang tồn tại của tổ chức, sử dụng nó để xây dựng và phát triển văn hoá doanh nghiệp.
4.2.4.2. Hệ thống chính thức về đạo đức
Khi những thông tin, phương pháp lãnh đạo về đạo đức, văn hoá kinh doanh được truyền đạt đến mọi thành viên của tổ chức thì người quản lý cần phương tiện, công cụ hay kênh truyền đạt. Hệ thống được thiết kế để phục vụ cho mục đích này
là các hệ thống chính thức về đạo đức trong tổ chức. Người quản lý có thể phân bổ trách nhiệm về đạo đức cho các vị trí khác nhau trong tổ chức: thời gian, sức lực, nguồn lực... Các vị trí cần cương vị quản lý chính thức và quyền hạn nhất định trong cơ cấu tổ chức chính thức của doanh nghiệp với chức năng chủ yếu là hoạch định, thực hiện các chính sách bảo đảm hiệu lực của cơ chế công khai, dân chủ. Những chính sách, quy chế này sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho việc cáo giác nội bộ nhằm phát hiện, xử lý, ngăn chặn các hành vi, quyết định bất hợp pháp, phi đạo đức, thiếu nhân cách của các cá nhân, bộ phận ở mọi cấp trong cơ cấu tổ chức nhằm bảo vệ những người trung thực dám đấu tranh khỏi bị trù dập, sa thải. Như vậy, người lãnh đạo có thể sử dụng hệ thống này để định hình và thể hiện các giá trị văn hoá, đạo đức cho tổ chức, doanh nghiệp.
4.2.4.3.Hệ thống giá trị đạo đức chính thức của tổ chức
Trong tổ chức, doanh nghiệp, các chuẩn mực đạo đức được tập hợp thành hệ thống giá trị chính thức, phản ánh những mong muốn tổ chức cần đạt được và đòi hỏi mọi thành viên nhận thức, thể hiện cụ thể trong hành vi lao động của họ. Những giá trị đạo đức cơ bản phải được tuyên bố trong sứ mệnh của doanh nghiệp để có thể trở thành công cụ quản lý hữu hiệu đối với giá trị về tổ chức của doanh nghiệp. Khi doanh nghiệp thiết lập được hệ thống chuẩn mực về đạo đức thì bắt đầu chuyển sang giáo dục đạo đức đối với nhân viên về các tiêu chuẩn, hành vi đạo đức. Với những người quản lý thì giáo dục về đạo đức trở thành chất xúc tác quan trọng cho việc phát triển hành vi đạo đức nhằm đạt sự thống nhất, hài hoà giữa các thành viên trong doanh nghiệp.
4.2.4.4. Hệ thống các nhóm trong doanh nghiệp
Trong doanh nghiệp luôn hình thành những nhóm chính thức hoặc phi chính thức từ nhiều mối quan hệ giữa các cá nhân trong công việc và giao tiếp xã hội, nhưng tất cả đều thể hiện sự thống nhất hay đồng thuận về một vấn đề, khía cạnh nào đó và có thể tác động đến hành vi đạo đức của mỗi thành viên.
Nhóm chính thức là bộ phận trong cơ cấu tổ chức chính thức, bao gồm các cá nhân cùng chuyên môn (nhóm chức năng) hoặc khác nhưng có thể phối hợp, hỗ trợ lẫn nhau (nhóm tác nghiệp) được thành lập để thực hiện một số công việc, nhiệm vụ nhất định. Ngoài chuyên môn, nhóm chính thức cũng có thể được thành lập vì lý do tinh thần của thành viên trong doanh nghiệp như các tổ chức đoàn thể, hoạt động theo cơ chế thường trực hoặc định kỳ.
Hành vi đạo đức của nhóm chính thức có thể được kiểm soát thông qua chuẩn mực đạo đức chuyên môn, chiến lược và triết lý hoạt động, mục tiêu, phương pháp ra quyết định. Do tính chất chuyên môn trong doanh nghiệp rất đa dạng, khác nhau nên có thể dẫn đến mâu thuẫn làm phát sinh vấn đề đạo đức giữa các cá nhân, bộ phận trong tổ chức. Vì vậy, tổ chức sẽ lập ra những nhóm chính thức “định hướng đạo đức” ở các bộ phận khác nhau để tăng cường tính nhất quán, giải quyết hay giảm thiểu vấn đề đạo đức như nhóm hay tổ lao động, nhóm chất lượng… Tùy theo quy mô hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp có thể thành lập ủy ban hay hội đồng đạo đức dưới sự điều hành trực tiếp của người lãnh đạo cao nhất, quyền lực nhất trong tổ chức để kiểm soát việc thực thi trách nhiệm xã hội và chính sách liên quan đến đạo đức của các nhân viên.
Nhóm phi chính thức là tập hợp của nhiều cá nhân có chung lợi ích hay mối quan tâm trên cơ sở tự nguyện. Những nhóm này không được công nhận là bộ phận chính thức trong cơ cấu tổ chức, doanh nghiệp, không được giao quyền lực và trách nhiệm ra quyết định đối với tổ chức, thành viên, tuy nhiên thông qua tác động với các thành viên mà ảnh hưởng đến tổ chức và quyết định của họ trong nhóm chính thức. Thực tế, bằng giá trị và sự ủng hộ về tinh thần mà hầu hết các nhóm phi chính thức đều tạo ảnh hưởng đối với hành vi đạo đức của các thành viên và nhóm rất lớn. Các nhóm phi chính thức thường hoạt động tự phát, tự quản, tự xây dựng và phát triển các kênh liên lạc hiệu quả do nhu cầu giao tiếp. Nhóm phi chính thức chỉ liên quan đến một hay vài khía cạnh, một người có thể đồng thời là thành viên của nhiều nhóm khác nhau. Các nhóm có quan điểm, triết lý khác biệt và không có quyền giải
quyết vấn đề, ít được quan tâm trong tổ chức nhưng lại có thể ảnh hưởng đáng kể đến việc hình thành, phát triển đặc trưng văn hóa doanh nghiệp, hiệu lực của các quyết định đạo đức và hệ thống tổ chức chính thức.
Về phương diện đạo đức, nhóm phi chính thức cũng có quy định tiêu chuẩn thành viên, là chuẩn mực hành vi mà những người trong nhóm và đối tượng muốn trở thành thành viên của nhóm phải thực hiện. Tiêu chuẩn thành viên được xác định trên cơ sở giá trị, lợi ích chung mà nhóm quan tâm, không bị ràng buộc hay chi phối bởi quy định chính thức của tổ chức nhưng lại được sử dụng để xác định tiêu chuẩn thành viên của nhóm. Tuy không được xác nhận bằng các quyền lực chính thức nhưng tiêu chuẩn của nhóm có ảnh hưởng vị thế quyền lực rất lớn vì làm cho thành viên của nhóm tin tưởng vào thông tin, sự liên kết và sức mạnh tham mưu của nhóm. Vì vậy, một số tổ chức có thể thừa nhận hoặc tạo điều kiện thuận lợi cho các nhóm phi chính thức trở thành chính thức trong hệ thống tổ chức để có thể phối hợp, quản lý.