CHƯƠNG 3 VĂN HOÁ DOANH NGHIỆP
3.4.3. Các hệ thống trong tổ chức
Nhóm nhân tố thứ ba có tác dụng tạo dựng phong cách đạo đức trong quản lý là các hệ thống trong tổ chức. Có bốn hệ thống tổ chức quan trọng đối với việc xây dựng, phát triển văn hoá kinh doanh là hệ thống chung, hệ thống đạo đức chính thức, hệ thống giá trị đạo đức chủ đạo, các nhóm chính thức và phi chính thức.
3.4.3.1. Các hệ thống tổ chứcchung
Là hệ thống quản lý và tác nghiệp chính thức của tổ chức, đó là công cụ đắc lực. Thông qua hệ thống này, quan điểm và nội dung về đạo lý chủ đạo được thiết kế cấu trúc cơ bản của tổ chức như các giá trị và quan điểm đạo lý được lồng vào chính sách, quy chế của doanh nghiệp; các chuẩn mực đạo đức cụ thể được ban hành, vận dụng vào phương pháp đánh giá và kiểm soát, hành vi đạo đức được xét đến trong hệ thống thưởng phạt, đánh giá, ghi nhận, đề bạt… Những quy định chính thức này có tác dụng củng cố đồng thời giúp tăng cường giá trị đạo đức đang tồn tại trong nền văn hoá phi chính thức của tổ chức. Hầu hết các tổ chức đều sử dụng hệ thống này trực tiếp hoặc làm nền tảng cho việc xây dựng, phát triển văn hoá doanh nghiệp. Tuy nhiên, trong một số trường hợp, chức năng và việc tác nghiệp hàng ngày đôi khi lấn át trách nhiệm phát triển văn hoá doanh nghiệp, vì vậy hiệu lực của các hệ thống trên vẫn chưa được phát huy đầy đủ.
3.4.3.2. Các hệ thống chính thức về đạo đức
Trong nhiều trường hợp, thông tin và phương pháp lãnh đạo về đạo đức và văn hoá kinh doanh cần được truyền tải đến mọi thành viên tổ chức. Khi đó người
quản lý nên sử dụng những phương tiện, công cụ hay kênh truyền tải thực sự hữu hiệu. Nhiều hệ thống được thiết kế chuyên phục vụ cho mục đích này. Đó là các hệ thống chính thức về đạo đức trong tổ chức. Trong đó, người quản lý có thể phân bổ trách nhiệm về đạo đức cho các vị trí khác nhau trong tổ chức. Đó không chỉ là việc phân bổ thời gian, sức lực, nguồn lực cho các vấn đề liên quan mà còn là việc hình tượng hoá tầm quan trọng của vấn đề đạo đức. Các vị trí này được lập ra với tư cách quản lý chính thức và có quyền hạn nhất định trong cơ cấu tổ chức chính thức của doanh nghiệp. Chức năng chủ yếu của các vị trí này trong tổ chức là hoạch định đồng thời đảm bảo thực hiện chính sách và hiệu lực của cơ chế công khai, dân chủ. Những chính sách, quy chế này sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho việc cáo giác nội bộ nhằm phát hiện, xử lý và ngăn chặn các hành vi, quyết định bất hợp pháp, phi đạo đức, thiếu nhân cách của cá nhân, bộ phận các cấp trong tổ chức. Những chính sách, cơ chế trên cũng nhằm bảo vệ những người trung thực dám đấu tranh, khỏi bị trù úm, sa thải do bảo vệ các giá trị đạo đức của doanh nghiệp. Mặt khác, người lãnh đạo có thể sử dụng hệ thống này để định hình và thể hiện các giá trị văn hoá, đạo đức cho tổ chức. Kinh nghiệm thực tế cho thấy những công cụ này tỏ ra đặc biệt hiệu quả trong việc tạo ảnh hưởng đến vấn đề đạo đức, quản lý ở các doanh nghiệp những năm gần đây.
3.4.3.3. Hệ thống giá trị đạo đức chính thức của tổ chức
Các chuẩn mực đạo đức cũng là nhân tố quan trọng trong cơ cấu và hệ thống tổ chức định hướng đạo đức, được tập hợp thành hệ thống tuyên bố chính thức về giá trị của tổ chức. Các chuẩn mực đạo đức nêu rõ những mong muốn mà tổ chức đang vươn tới cũng như đòi hỏi mọi thành viên nhận thức rõ điều đó và thể hiện cụ thể trong hành vi lao động của họ. Chúng đề cao giá trị hay hành vi mong muốn cũng như bác bỏ hành vi vi phạm những nguyên tắc cơ bản nhất định. Nhiều doanh nghiệp nhấn mạnh giá trị đạo đức cơ bản cần tôn trọng ngay trong tuyên bố sứ mệnh của mình, vì những tuyên bố này có thể trở thành công cụ quản lý hữu hiệu đối với giá trị về tổ chức của doanh nghiệp.
Nhiều doanh nghiệp đã thiết lập được hệ thống chuẩn mực về đạo đức bắt đầu chuyển sang giáo dục đạo đức cho nhân viên, được coi như bước tiếp theo của việc chuyển hoá các tiêu chuẩn đạo đức vào hành vi thông qua việc hướng dẫn phương pháp ra quyết định định hướng đạo đức. Giáo dục về đạo đức thường được tổ chức chủ yếu cho lực lượng quản lý, những người có trách nhiệm ra quyết định hành động trong doanh nghiệp. Ở một số nơi, người quản lý còn được giảng giải về các giai đoạn của quá trình phát triển đạo đức và nhân cách con người. Giáo dục về đạo đức trở thành chất xúc tác quan trọng cho việc phát triển hành vi đạo đức và nhân cách nhân viên đồng thời với việc đạt được sự thống nhất, hài hoà giữa các cá nhân trong một doanh nghiệp. Ngoài ra, nhiều chương trình phát triển đạo đức kinh doanh được đưa vào cơ chế, cơ cấu ra quyết định liên quan đến đạo đức. Cơ chế thực hiện được hoàn thiện hơn cho phép người ra quyết định tự tin và tự chủ hơn khi phải tiến hành những quyết định khó khăn.
3.4.3.4. Hệ thống các nhóm trong doanh nghiệp
Trong doanh nghiệp luôn tồn tại những nhóm được hình thành một cách chính thức trong cấu trúc hoặc phi chính thức từ mối quan hệ được phát triển giữa các cá nhân trong công việc và giao tiếp xã hội. Cho dù được hình thành như thế nào, tất cả đều thể hiện sự thống nhất hay đồng thuận về một vấn đề, khía cạnh nào đó và đều có thể tác động đến hành vi đạo đức của mỗi thành viên.
Nhóm chính thức (formal group) là một bộ phận trong cơ cấu tổ chức chính thức, bao gồm những cá nhân có cùng chuyên môn (nhóm chức năng) hoặc khác chuyên môn nhưng có thể phối hợp, hỗ trợ lẫn nhau (nhóm tác nghiệp) được thành lập để thực hiện một số công việc, nhiệm vụ nhất định. Mặc dù phần lớn nhóm chính thức được thành lập vì mục đích chuyên môn nhưng chúng cũng có thể được thành lập vì những lợi ích và lí do tinh thần của thành viên tổ chức, như các đoàn thể. Các nhóm chính thức có thể hoạt động theo cơ chế thường trực hoặc định kỳ và được hệ thống chính thức hậu thuẫn.
Về phương diện đạo đức, hành vi của nhóm chính thức có thể được kiểm soát thông qua chuẩn mực đạo đức chuyên môn, chiến lược, triết lý hoạt động, mục tiêu và phương pháp ra quyết định. Tuy nhiên, do tính chất công việc chuyên môn khác nhau có thể dẫn đến mâu thuẫn làm nảy sinh vấn đề đạo đức giữa các cá nhân, bộ phận trong tổ chức. Nhiều doanh nghiệp đã lập ra những nhóm chính thức “định hướng đạo đức” ở các bộ phận khác nhau trong cấu trúc tổ chức để tăng cường tính nhất quán, giải quyết hay giảm thiểu vấn đề đạo đức. Phổ biến là các hình thức như nhóm hay tổ lao động, nhóm chất lượng. Liên quan đến đạo đức kinh doanh, hình thức điển hình là ủy ban hay hội đồng đạo đức. Những hội đồng hay ủy ban này được thành lập để kiểm soát việc thực thi trách nhiệm xã hội và các chính sách liên quan đến đạo đức của các nhân viên trong một tổ chức. Các uỷ ban này thường có quyền lực khá lớn do chịu sự điều hành trực tiếp của một trong những người lãnh đạo cao nhất, quyền lực nhất trong tổ chức.
Nhóm phi chính thức (informal group) là tập hợp của nhiều cá nhân trên cơ sở tự nguyện do có chung lợi ích hay mối quan tâm. Nhóm này không được công nhận là bộ phận chính thức của cơ cấu tổ chức và không được giao phó quyền lực, trách nhiệm ra quyết định đối với tổ chức, cá nhân. Mặc dù vậy chúng vẫn có thể ảnh hưởng đến tổ chức thông qua tác động đối với thành viên và qua đó đến các quyết định của họ trong nhóm chính thức vẫn cơ cấu tổ chức chính thức. Vì vậy, tuy vị trí và vị thế của những nhóm phi chính thức không đáng kể so với các nhóm chính thức nhưng vai trò và tác động của chúng tương đối quan trọng trong tổ chức. Do hầu hết các nhóm phi chính thức đều tạo ảnh hưởng đối với thành viên bằng những giá trị và sự ủng hộ về tinh thần nên ảnh hưởng của chúng đối với hành vi đạo đức của các thành viên và nhóm rất lớn. Các nhóm phi chính thức thường hoạt động theo cơ chế tự phát, tự quản, tự xây dựng, phát triển các kênh liên lạc riêng do nhu cầu giao tiếp và thường rất hiệu quả. Do các nhóm phi chính thức chỉ liên quan đến một hay vài khía cạnh, một người có thể đồng thời là thành viên của nhiều nhóm khác nhau, vì các nhóm không có quyền lực giải quyết vấn đề nên sự khác biệt về quan điểm, triết
lý rất phổ biến. Đây là cơ cấu ít được quan tâm trong tổ chức nhưng lại có thể ảnh hưởng đáng kể đến việc hình thành và phát triển đặc trưng văn hóa doanh nghiệp, cả hiệu lực của các quyết định đạo đức và hệ thống tổ chức chính thức do chúng được xây dựng trên cơ sở giá trị tinh thần.
Về phương diện đạo đức, một trong những vấn đề quan trọng của nhóm phi chính thức đáng được quan tâm là tiêu chuẩn thành viên. Đó là chuẩn mực về hành vi mà những người trong nhóm quy định, chính thức hoặc không chính thức, cho những người muốn trở thành thành viên của nhóm. Tiêu chuẩn thành viên được xác định trên cơ sở giá trị, lợi ích chung mà nhóm quan tâm. Chúng không bị ràng buộc hay chi phối bởi bất kỳ cơ chế hay quy định chính thức của tổ chức hoặc cá nhân, nhưng lại được sử dụng để (tự) xác định tính chất thành viên của một nhóm. Việc chấp nhận hay không một cách tự nguyện tiêu chuẩn thành viên của nhóm quyết định việc một người có được những người trong nhóm phi chính thức thừa nhận là thành viên hay không. Tuy không được xác nhận bằng quyền lực chính thức nhưng tiêu chuẩn nhóm có sức mạnh của quyền lực do vị thế vì làm cho thành viên của nhóm tin vào quyền lực thông tin, quyền lực liên kết và quyền lực tham mưu.
Vì những lý do trên, nhiều tổ chức có xu thế tiến tới thừa nhận hoặc tạo điều kiện thuận lợi cho các nhóm phi chính thức trở thành cơ cấu chính thức trong hệ thống tổ chức để có thể phối hợp và quản lý tác động của chúng.
CÂU HỎI ÔN TẬP
1. Trình bày khái niệm, đặc điểm của văn hoá và văn hoá doanh nghiệp?
2. Trình bày các biểu trưng trực quan và phi trực quan của văn hoá doanh nghiệp?
3. Trình bày dạng văn hoá doanh nghiệp của Harrison/Handy?
4. Trình bày dạng văn hoá doanh nghiệp của Deal và Kennedy?
5. Trình bày dạng văn hoá doanh nghiệp của Quinn và McGrath?
7. Trình bày dạng văn hoá doanh nghiệp của Daft?
8. Trình bày dạng văn hoá doanh nghiệp của Sethia và Klinow?
9. Hãy cho biết các nhân tố tạo lập văn hoá doanh nghiệp?
CHƯƠNG 4