Tài chính kế toán là một hệ thống thông tin phản ánh mọi diễn biến của quá trình hoạt động thực tế liên quan đến lĩnh vực kinh tế - tài chính của một tổ chức cụ thể (doanh nghiệp, trường học,…) thông qua một số phương pháp tính gắn liền với việc sử dụng 3 loại thước đo: tiền, hiện vật và thời gian, trong đó thước đo bằng tiền là chủ yếu. Hệ thống tài chính kế toán chịu trách nhiệm trả lời cho các câu hỏi như: giá trị tài sản hiện nay của doanh nghiệp là bao nhiêu; mức độ lãi lổ sau một khoảng thời gian hoạt động là bao nhiêu, các chứng từ thu tiền, ghi nợ, khấu hao, đầu tư từ nguồn vốn của doanh nghiệp là gì,…, để giúp người quản lý nhận thức được thực trạng và diễn biến của nguồn vốn trong tổ chức.
Các loại tài sản mà doanh nghiệp sở hữu (như tiền vốn, công cụ, nguyên liệu, thành phẩm,…) là nguồn lực để doanh nghiệp tiến hành các hoạt động của mình. Trong quá trình hoạt động, các loại tài sản này thường xuyên biến động (tăng, giảm) theo các hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, ví dụ: trích tiền vốn mua nguyên vật liệu (vật tư) từ các nhà cung cấp hoặc ngược lại, bán sản phẩm (hàng hóa) để tăng doanh thu. Như vậy, sự biến động của tài sản là kết quả của các hoạt động trong doanh nghiệp, để theo dõi kiễm tra và đánh giá được tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp thì phải nắm được tình hình tài sản và sự biến động của tài sản trong quá trình hoạt động của nó. Do đó, đối tượng theo dõi, đo lường và giám sát của kế toán là tài sản sở hữu và sự biến động tài sản đó của doanh nghiệp.
Sự biến động tài sản của doanh nghiệp phần lớn được diễn ra theo chu kỳ, ví dụ: tiền vốn – chi phí sản xuất – thành phẩm – hàng hóa – doanh thu – tiền vốn. Nếu sau một vài chu kỳ, tài sản của doanh nghiệp tăng thì doanh nghiệp đó kinh doanh có lãi, ngược lại là lổ. Như vậy thước đo chung cho tất cả các loại hình tài sản của doanh nghiệp là giá trị của chúng được tính thành tiền. Tiền là thước đo kết quả của các hoạt động sản xuất kinh doanh trong doanh nghiệp, và được phản ánh trong 2 hoạt động kế toán cơ bản như sau:
Kế toán chi tiết. Là việc phản ánh chi tiết từng loại tài khoản sát với thực tế phát sinh các nghiệp vụ kinh tế. Mỗi chứng từ đã được lập ra là đầu vào cho kế toán chi tiết phân tích, định khoản trên các tài khoản, và để đối chiếu với các nghiệp vụ thực tế tại mỗi thời điểm kiễm tra, nhằm bảo đãm cho việc phản ánh hoạt động thực tế được trung thực, chính xác.
- Lập chứng từ kế toán. Chứng từ kế toán là những giấy tờ phản ánh nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh và đã hoàn thành, làm căn cứ ghi sổ kế toán. Đây là tài liệu mang nội dung thông tin hình thức (có nguồn gốc, có xác thực bằng chử ký, và diễn tả chính xác nội dung nghiệp vụ bằng số đo: số lượng/giá trị, đơn vị tính, quy đổi thành tiền). Các chứng từ kế toán phát sinh ngẫu nhiên và gắn liền với các nghiệp vụ mà chứng từ phản ánh, ví dụ chứng từ được lập ra ngay khi nhập hoặc xuất kho (phiếu nhập kho, phiếu xuất kho), khi bán hàng (phiếu thu tiền, hóa đơn bán hàng), hoặc khi ký hợp đồng (bản hợp đồng). Mỗi chứng từ đều có tên gọi, số và ngày phát sinh ra chứng từ, tên và chử ký của người có liên quan, và nội dung của nghiệp vụ mà trong đó có thể hiện rõ các số đo (số lượng, giá tiền,…) cho các đối tượng kế toán phát sinh trong nghiệp vụ, để đưa chúng vào các tài khoản kế toán tương ứng.
- Lập và theo dõi biến động trên các tài khoản kế toán. Tài khoản kế toán là một cấu trúc diễn tả mối quan hệ đối ứng về giá trị tiền giữa các đối tượng kế toán trong trạng thái vận động, thay đổi.
Tài khoản số ….
Chứng từ Số tiền Ghi chú
Số Ngày Diễn giải
Tài khoản đối ứng Nợ Có ….. ….. ….. ….. ….. ….. ….. ….. ….. ….. ….. ….. ….. ….. ….. ….. ….. ….. ….. ….. …..
Mỗi tài khoản được mở cho từng đối tượng kế toán có nội dung kinh tế riêng biệt cần phải theo dõi thường xuyên qua số liệu đầu kỳ, phát sinh, và cuối kỳ. Số hiệu của tài khoản được quy định thống nhất theo luật kế toán. Nội dung của tài khoản được lấy từ các chứng từ kế toán.
- Ghi sổ kép. Ghi sổ kép là cách để ghi vết các biến động về giá trị tiền trên các tài khoản liên quan với mỗi nghiệp vụ kinh tế đã phát sinh, để làm cơ sở phản ánh sự biến đổi giá trị tiền giữa các loại tài sản. Mỗi nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều có liên quan đến ít nhất hai đối tượng kế toán, nói cách khác là liên quan đến hai tài khoản kế toán. Ví dụ: khi doanh nghiệp rút 10.000đ tiền gửi ngân hàng, tài khoản tiền gửi ngân hàng sẽ ít đi 10.000đ (“có”), tài khoản tiền mặt (đối ứng) sẽ tăng thêm 10.000đ (“nợ”). Bằng cách này, người ta biết được sự giảm bớt của tài khoản tiền gửi ngân hàng là để có thêm một khoản tiền mặt trong tài khoản tiền mặt. Việc xác định một (hoặc nhiều) tài khoản đối ứng và giá trị đối ứng được gọi là định khoản.
Kế toán tổng hợp. Kế toán chi tiết cung cấp số liệu cho kế toán tổng hợp. Việc phản ánh thực tế vào sổ kế toán mới chỉ phản ánh được từng loại tài sản, từng loại nguồn vốn cũng như từng mặt riêng biệt của quá trình hoạt động trong doanh nghiệp. Các số liệu này mặc dù rất cần thiết, nhưng yêu cầu tổng hợp các sổ kế toán thành hệ thống các chỉ tiêu tổng hợp là vấn đề có ý nghĩa quan trọng hơn về mặt quản lý tài chính. Các thông tin tổng hợp được gọi là các thông tin tài chính. Kế toán tổng hợp có 2 công việc quan trọng:
- Lập bảng cân đối kế toán. Cân đối kế toán là khái niệm được hình thành từ nguyên tắc cân bằng giữa các giá trị tiền phản ánh trong các tài khoản kế toán qua phương pháp ghi sổ kép: với mỗi bút toán kế toán, ghi nợ luôn đi đôi với ghi có mà kết quả là tổng số tiền ghi nợ trên một tài khoản và tổng số tiền ghi có trên các tài khoản đối ứng là bằng nhau. Tính cân đối của các tài khoản kế cho biết các bút toán kế toán có được thực hiện đúng không. Kết quả sau cùng của việc cân đối kế toán là bảng cân đối kế toán; nó phản ánh một cách tổng quát kết cấu của tài sản và nguồn vốn hình thành nên tài sản tính đến thời điểm báo cáo (cuối quý, cuối năm).
BẢNG CÂN ĐỐI KẾ TOÁN Ngày 30/09/19xx Đơn vị tính: 1.000 đồng Tài sản Số tiền Nguồn vốn Số tiền Loại A: Tài sản lưu động 1.Tiền mặt
2.Tiền gửi ngân hàng 3.Nguyên vật liệu 4.Công cụ, dụng cụ 5.Thành phẩm Loại B: tài sản cốđịnh -Tài sản cố định hữu hình TỔNG CỘNG TÀI SẢN 1.500.000 40.000 800.000 500.000 60.000 100.000 5.000.000 5.000.000 6.500.000 Loại A: Nợ phải trả 1.Vay ngắn hạn
2.Phải trả cho người bán 3.Phải trả khác
Loại B:Nguồn vốn chủ sở hữu
1.Nguồn vốn kinh doanh 2.Quỹ đầu tư phát triển
TỔNG CỘNG NGUỒN VỐN 850.000 600.000 200.000 50.000 5.650.000 5.600.000 50.000 6.500.000
- Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh. Bảng báo cáo kết quả kinh doanh là bảng tổng hợp cân đối được sử dụng để phản ánh doanh thu, chi phí và kết quả lời lổ của doanh nghiệp trong một chu kỳ nhất định. Tính chất tổng hợp biểu hiện ở việc xác định các chỉ tiêu cần báo cáo – là
những chỉ tiêu phản ánh kết quả và chi phí của các loại hoạt động khác nhau. Báo cáo kết quả kinh doanh là thông tin tài chính quan trọng để đánh giá và phân tích tình hình và kết quả hoạt động của doanh nghiệp, đặc biệt khi xem xét khả năng sinh lời của doanh nghiệp.
Các nghiệp vụ kế toán được phân chia theo chuyên môn như sau: