Chuẩn là các điều kiện (yêu cầu và kết quả dự kiến) đối với công việc, được phổ biến trước khi công việc tiến hành, để người quản lý có thể đánh giá được mức độ hoàn thiện của các công việc đã hoặc đang thực hiện. Các chuẩn còn là cơ sở để người quản lý thiết lập kế hoạch thực hiện, thiết lập các chính sách quản lý, ước tính nguồn lực, đánh giá thực trạng năng lực và hiệu quả làm việc của tổ chức.
Các tiêu chuẩn cho công việc được hình thành khi chi tiết hóa mục tiêu của tổ chức thành công việc, theo 5 khía cạnh S.M.A.R.T.
• (S)pecific: công việc được thể hiện một cách chi tiết về cách thực hiện, yêu cầu và ràng buộc; dựa trên chất lượng, thời gian, chi phí, và phương pháp thực hiện được chấp nhận.
• (M)easurable: có thể đo lường được mức độ hoàn thành các công việc (theo khối lượng, phần trăm, tỉ lệ hoàn thành) dựa trên một vài phương pháp đo đã được công nhận. Thước đo mức độ hoàn thành công việc là cơ sở để người quản lý điều khiển tiến độ hoàn thành công việc.
• (A)ttainable: công việc có tính khả thi, tức là nó có thể thỏa mãn được (hoặc vượt mức) yêu cầu trong thời hạn cho phép với nguồn lực hữu hạn được cấp phát cho công việc (như số người thực hiện, kinh phí, thông tin trợ giúp,…).
• (R)easonable: công việc phải có ý nghĩa thực tế và hợp lý đối với tổ chức. • (T)imely: thời hạn để hoàn thành công việc (có kết quả để chuyển giao).
Quy tắc quản lý là những quy định cần thiết cung cấp những hướng dẫn cụ thể cho từng hành động (hoặc không hành động) để giải quyết tình huống - vấn đề, và không cho phép làm khác. Các quy tắc quản lý gắn liền với quy trình theo nghĩa chúng hướng dẫn hành động nhưng không ấn định trình tự thời gian. Quy tắc quản lý và quy trình là kiến thức, kinh nghiệm làm việc mà tổ chức đã rút kết được trong quá khứ để áp dụng trong tương lai, giúp cho tổ chức tránh được những sai lầm đã gặp. Các quy tắc quản lý hướng dẫn cho người nhân viên trong nhiều công việc, từ việc viết một hóa đơn bán hàng đến việc giải đáp khiếu nại. Hầu hết các quy tắc quản lý đều được viết trên giấy (mang tính hình thức), nhưng cũng có thể là kinh nghiệm làm việc không viết thành văn bản (phi hình thức) như cách ứng xử với các cuộc gọi điện thoại từ khách hàng. Quy tắc quản lý là cơ sở để thiết lập các tiến trình xử lý trong hệ thống thông tin quản lý.
2.2 CÁC THÀNH PHẦN CỦA HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ 2.2.1Nhìn hệ thống theo chức năng