Thông thường, chức năng mua sắm vật tư nguyên liệu chỉ tập trung vào giá mua để làm giảm chi phí. Tuy nhiên để có được vật tư nguyên liệu đầy đủ và đều đặn trong thời gian dài, chức năng mua sắm gồm nhiều công việc đa dạng gồm 5 loại sau:
1. Mua vật tư nguyên liệu. Có hai loại hàng hóa mà tổ chức cần mua: nguyên vật liệu chiến lược dùng để sản xuất ra sản phẩm, và các loại phụ kiện hoặc trang thiết bị được sử dụng trong các hoạt động sản xuất, bảo trì, sửa chữa và vận hành. Quá trình mua sắm cho các loại vật tư nguyên liệu này hoàn toàn giống nhau, bao gồm quyết định mua sắm, phát hành đơn đặt hàng, liên hệ với nhà cung cấp để đặt hàng. Nội dung mua sắm bao gồm nhiều mục như chủng loại hàng, số lượng, giá, ngày chuyển giao, địa chỉ giao hàng, địa chỉ gửi hóa đơn thanh toán, và các khoản tiền trả. Đây là những loại dữ liệu quan trọng mô tả chi tiết cho quá trình mua sắm mà hệ thống thông tin cần phản ánh đầy đủ, chính xác và kịp thời bằng kênh thông tin hình thức.
2. Quản lý mức tiêu dùng vật tư nguyên liệu. Việc mua sắm thêm vật tư nguyên liệu cho tổ chức chỉ có ý nghĩa khi tổ chức thực sự cần mua mới hoặc mua thêm vật tư nguyên liệu, để tránh lãng phí hoặc tiết kiệm quá mức cần thiết. Do đó, hệ thống thông tin cần trợ giúp giám sát và phát hiện ra mức tiêu thụ bất bình thường (quá cao hoặc quá thấp so với nhu cầu) trong từng công đoạn sản xuất và ở từng bộ phận, để tìm nguyên nhân giải quyết trước khi đưa ra quyết định mua thêm. 3. Chọn nhà cung cấp. Hầu hết các hoạt động mua sắm đều phục vụ cho kế hoạch sản xuất ngắn và
dài hạn của tổ chức. Do đó, ngoài chính sách giá, năng lực cung cấp hàng của các nhà cung cấp cũng là vấn đề mà tổ chức cần quan tâm, được thể hiện ở chất lượng hàng hóa, chất lượng dịch vụ, khả năng giao hàng đúng hạn, và mức độ hổ trợ kỹ thuật. Vì vậy, hệ thống thông tin cần có khả năng tìm kiếm và so sánh giữa các nhà cung cấp để chọn ra những nhà cung cấp phù hợp nhất để giúp cho người quản lý đặt vấn đề hợp tác lâu dài với họ.
4. Đàm phán. Khi các yêu cầu mua sắm đặc thù phát sinh, hợp đồng mua bán với nhà cung cấp cần phải qua đàm phán để tổ chức đạt được các thỏa thuận hợp lý về giá cả, chất lượng sản phẩm và dịch vụ như mong đợi. Ngoài ra, các nhà cung cấp cần cung cấp thêm các phương tiện hổ trợ quá trình thực hiện hợp đồng mua bán như liên hệ qua hệ thống thông tin điện tử (fax, email, website), gửi thông báo về các đợt chuyển hàng, gửi hóa đơn và chấp nhận thanh toán tiền điện tử. Các điều khoản thỏa thuận cần kèm theo các tiêu chuẩn đánh giá liên quan đến việc xử phạt nếu chúng bị vi phạm. Do tính chất quan trọng về phương diện pháp lý của các điều khoản thỏa thuận, hệ thống thông tin cần phải lưu vết đầy đủ chi tiết của các điều khoản đã được thỏa thuận giữa các bên để làm cơ sở cho quá trình thực hiện hợp đồng.
5. Thực thi hợp đồng. Khi hợp đồng đã được ký kết giữa các bên, các điều khỏan trên hợp đồng phải được thực hiện đúng. Nếu các điều khoản không được thực hiện đúng, các hoạt động sản xuất liên quan của tổ chức sẽ bị ảnh hưởng nặng, do đó hệ thống thông tin cần theo dõi suốt quá trình thực hiện hợp đồng để phòng ngừa rủi ro hoặc điều chỉnh các điều khoản kịp thời.