Kênh thông tin trong tổ chức bao gồm kênh thông tin hình thức và kênh thông tin phi hình thức liên lạc bên trong tổ chức và giữa tổ chức với môi trường bên ngoài.
A. Các kênh thông tin hình thức trong tổ chức được tạo ra để giúp cho các nhà quản lý có thông tin đáng tin cậy để ra quyết định, đồng thời truyền đạt các quyết định đến các bộ phận thừa hành. Kênh thông tin hình thức mang nội dung công việc (ban hành quyết định, phân công hoặc báo cáo) cần phải được quy định trước trên các thành tố sau:
1. Phương tiện truyền tin, thường là hệ thống lưu chuyển văn thư (bằng giấy) để truyền đạt nội dung thông tin mang tính pháp lý cao; hoặc có thể là mạng máy tính, thư điện tử, điện thoại, hoặc cuộc họp có biên bản. Tùy theo tính chất yêu cầu của công việc (“bình thường”, “khẩn”, “mật”,…), phương tiện truyền tin tương ứng phải thoả mãn được các yêu cầu này.
2. Khuông mẫu cho thông tin. Mỗi công việc thường đòi hỏi các khuông mẫu trình bày thích hợp và áp dụng thống nhất trong tổ chức. Ví dụ, các báo cáo thống kê cho các công việc thường xuyên lặp lại thường có dạng bảng; các báo cáo tổng hợp cho nhà lãnh đạo cấp cao thường thể hiện dạng biểu đồ; hoặc các loại công văn thường có tựa đề, số công văn, nội dung tóm tắt, nơi phát hành và người ký.
3. Trách nhiệm xử lý thông tin. Mục đích của việc quy định trách nhiệm xử lý thông tin là để tăng cường tính chất hiệu lực của các yêu cầu công việc thể hiện trên các kênh thông tin hình thức. Trách nhiệm xử lý thông tin thường được ban hành cùng với các tiêu chuẩn xử lý thông tin, người
gửi và người nhận, ví dụ: thời hạn xử lý, chế độ báo cáo kết quả theo định kỳ hoặc báo cáo đột xuất khi có rủi ro.
4. Quy trình xử lý. Quy trinh xử lý được ban hành để chỉ rõ trình tự xử lý từng phần của công việc qua đó tổ chức quy định cho các bộ phận cùng phối hợp thực hiện công việc một cách tự động mà không cần phải xin ý kiến chỉ thị. Quy trình được áp dụng thống nhất cho các công việc thường lặp lại, qua đó tổ chức có thể kiễm soát trạng thái diễn biến của công việc và cải tiến quy trình. B. Các kênh thông tin phi hình thức thường được thiết lập qua các cuộc hội thảo, hội nghị hoặc các buổi họp không có biên bản. Mục đích của các kênh thông tin này là để giúp người tham dự có thêm thông tin cần thiết cho công việc. Để cuộc họp diễn ra tốt đẹp, hệ thống thông tin văn phòng cần trợ giúp xếp lịch họp, gửi thư mời họp và gửi các tài liệu tham khảo trước.