Để phân tích cách tái cấu trúc các tiến trình hệ thống, chúng ta hãy xem ví dụ về hệ thống xét duyệt hợp đồng mua hàng của công ty IBM (trước năm 1993). Hệ thống nguyên thủy được thực hiện qua 5 bước:
1. Nhân viên bán hàng gửi yêu cầu đặt mua hàng số lượng lớn đến công ty. Một nhân viên của công ty tiếp nhận yêu cầu và chuẩn bị hồ sơ cho khách hàng (Log Request),
2. Hồ sơ chuyển đến nhân viên khác để kiễm tra khả năng tài chính của khách (Check Credit), 3. Hồ sơ chuyển đến nhân viên cho vay nợ để xác định chính sách trả góp (Modify Loan Agr.), 4. Hồ sơ chuyển đến nhân viên khác để quyết định lãi suất trả góp (Determine Interest Rate), 5. Hồ sơ chuyển đến người quản lý để lập hợp đồng gửi đến nhân viên bán hàng.
Toàn bộ tiến trình xử lý của hệ thống được vẽ trong lược đồ DFD hình 3.17.
Trong quy trình này, để đáp ứng cho một yêu cầu từ người tiếp thị viên thì hệ thống phải thực hiện tuần tự 5 công việc, mỗi việc do một người thực hiện và trong thực tế, để hoàn tất toàn bộ các thủ tục phải mất 6 ngày. Công việc của mỗi người trong chuổi công việc trên sẽ gồm đọc để hiểu hồ sơ và giải quyết công việc trong phạm vi chuyên môn được giao. Nếu bỏ qua thời gian chuyển hồ sơ từ người này sang người khác (kể từ khi hồ sơ được chuyển đi cho đến khi nhận được), thì hạn chế của quy trình là nhiều người phải lặp lại công việc đọc hiểu từng hồ sơ. Hơn nữa, do sự phân chia lĩnh vực chuyên môn, các nhân viên không thể chia sẽ công việc với nhau được. Nếu có một nút thắt cổ chai trong chuổi công việc trên, nhiều hồ sơ bị ách tắt cho dù có nhiều nhân viên đang rãnh.
1.0
Tiếp nhận yêu cầu
D2 HỒ SƠ TÍN DỤNG Yêu cầu
Hồ sơ yêu cầu
Lãi suất Xác định lãi suất trả góp 4.0 Xác định chính sách trả góp 3.0 Kiễm tra tình trạng tín dụng 2.0 5.0 Phát sinh hợp đồng Hợp đồng D1 HỒ SƠ TIỀN LÃI NV BÁNHÀNG NV BÁNHÀNG
Hồ sơ yêu cầu Trạng thái
Hồ sơ yêu cầu
Hồ sơ yêu cầu
Để khắc phục các khuyết điểm, IBM quyết định thay đổi cấu trúc thực hiện các tiến trình như trong hình 3.18(b). Thay vì mỗi nhân viên phụ trách thực hiện một xử lý, mỗi nguời sẽ thực hiện toàn bộ quy trình từ khi nhận yêu cầu đến khi lập hợp đồng. Theo cách này, sự chuyển giao và đọc lại hồ sơ sẽ không cần thiết nữa, và thời gian giải quyết cho từng hồ sơ giảm đáng kể. Nhiều nhân viên có thể chia sẽ công việc với nhau vì tất cả mọi người đều làm giống nhau. Tuy nhiên, công việc của một người nhân viên bây giờ sẽ trãi rộng trên 5 lĩnh vực chuyên môn mà có thể từng người nhân viên chưa đủ trình độ giải quyết trọn vẹn, do đó sự hổ trợ từ các chuyên gia (specialists) là rất cần thiết. Sự hổ trợ này sẽ không thường xuyên vì sau một thời gian kiến thức cần thiết cho công việc sẽ dần dần được người nhân viên lĩnh hội đầy đủ. Từ phân tích này cho chúng ta lược đồ mới cho hệ thống được vẽ trong hình 3.19.