mới trong tổ chức.
Hệ thống thông tin mới thường làm thay đổi trong cách quản lý tổ chức như thay đổi quy trình, chức năng của hệ thống hoặc các mối quan hệ giữa các hệ thống. Hệ thống thông tin mới có thể thành công về phương diện kỹ thuật, nhưng có thể gây ra nhiều vấn đề quản lý phức tạp (như định mức lao động, tái bố trí nhân lực có chuyên môn), làm cho tổ chức hoạt động kém hiệu quả. Các thay đổi có nhiều mức độ, từ việc cải tiến nhỏ đến cải tiến nhảy vọt. Các cải tiến nhỏ ít gây ra biến động (rủi ro) trong tổ chức, xác
suất thành công cao nhưng mang lại những thành tựu cải tiến không đáng kể. Hình 3.20 diễn tả 4 mức độ ảnh hưởng đến tổ chức của hệ thống thông tin mới: tự động hóa, hợp lý hóa, tái cấu trúc tiến trình và chuyển dịch cơ cấu tổ chức, liên quan đến rủi ro và thành tựu đạt được.
a) Tựđộng hóa
Ứng dụng nguyên thủy của các hệ thống thông tin dựa trên máy tính là trợ giúp cho người nhân viên thực hiện công việc của họ một cách có hiệu quả và có năng suất cao, như:
- Đơn giản hóa các công việc, làm giảm chi phí nhân công. - Mỡ rộng kênh bán hàng (ví dụ: đặt hàng qua Website). - Rút ngắn thời gian đáp ứng yêu cầu.
- Cải tiến chất lượng thiết kế sản phẩm (ví dụ: sử dụng AutoCAD để thiết kế).
b) Hợp lý hóa
Tự động hóa thường gây ra hiện tượng tối ưu cục bộ: công việc ở các bộ phận có trợ giúp của máy tính được thực hiện nhanh hơn các bộ phận khác. Nếu có một nơi bị tắc nghẽn cổ chai trên dây chuyền tạo ra giá trị thì hiệu quả xử lý của hệ thống cũng không cao. Hợp lý hóa là sắp xếp lại các công việc trên dây chuyền sản xuất, nhằm tận dụng tối đa kết quả tạo ra từ mỗi công việc, bỏ bớt những công việc dư thừa.
R Ủ I R O Tựđộng hóa Hợp lý hóa Tái cấu trúc tiến trình Chuyển dịch cơ cấu Thấp Cao Cao Thấp THÀNH TỰU Hình 3.20. Tầm ảnh hưởng đến tổ chức
c) Tái cấu trúc tiến trình
Là việc phân tích, chọn lựa phương pháp thực hiện có hiệu quả cao hơn và vượt trội hơn so với các phương pháp đã từng được áp dụng trong tổ chức. Khi thay đổi cách thực hiện mục tiêu của tổ chức, các tiến trình và nguồn lực (con người, phương pháp, công cụ) cần phải sắp xếp lại cho phù hợp với tính chất của công việc mới. Nhà sách Amazon.com chuyển hầu hết các công việc buôn bán sách truyền thống sang bán sách điện tử; các công việc chính trên dây chuyền bán sách đều thực hiện trên máy tính thay cho các công việc nhân công trước đây. Nhờ đó, nhà sách đã tận dụng thêm được hai nguồn lực mới từ xã hội đó là công nghệ thông tin và mạng Internet. Sự tái cấu trúc tiến trình mang lại nhiều lợi ích to lớn, nhưng cũng gây ra nhiều thách thức trong cách tổ chức thực hiện: (1) cần nhân lực có chuyên môn phù hợp, (2) cần thị trường đón nhận hình thức buôn bán này và (3) vượt qua nhũng khó khăn về kỹ thuật (website hoạt động bền bỉ, đáng tin cậy) và pháp lý (luật bản quyền cho sách điện tử, thanh toán bằng tiền điện tử).
d) Chuyển dịch cơ cấu tổ chức
Là thay đổi mục tiêu của tổ chức để tập trung nguồn lực vào thế mạnh của tổ chức và hợp tác với những đối tác có năng lực cao để cùng tạo ra sản phẩm dịch vụ vuợt trội. Thay vì sản xuất toàn bộ sản phẩm, doanh nghiệp chỉ làm một phần của sản phẩm mà nó có ưu thế, phần còn lại của sản phẩm được chuyển sang các đối tác có năng lực cao hơn. Như vậy, sản phẩm và dịch vụ làm ra sẽ có nhiều ưu thế hơn bình thường ở chất lượng và giá thành. Ví dụ, với sự trợ giúp của hệ thống thông tin cộng tác (inter-organizational system, IOS), chiến lược liên minh với các đối tác Flextronics International, Federal Express (FedEx) và UPS đã giúp cho Cisco trở thành một doanh nghiệp rất thành công hiện nay. Cũng như các hãng sản xuất thiết bị công nghệ cao khác như HP, IBM, Intel, và Nokia, Cisco không sản xuất toàn bộ sản phẩm mà chuyển hầu hết quy trình công nghệ sản xuất cho các hãng sản xuất ở các nước đang phát triển như Trung Quốc, Malaysia và Đài loan, để tận dụng nguồn nhân lực rẽ và thị trường đang phát triển nhanh.
TÓM TẮT NỘI DUNG
Nhận thức hiện trạng, mô hình hóa xử lý, mô hình hóa dữ liệu, phân tích các quy tắc quản lý và đánh giá khả thi cho các cải tiến là những nội dung chính trong chương 3.
Tìm hiểu hiện trạng là quá trình khám phá cách mà hệ thống tạo ra giá trị cộng thêm của nó cho tổ chức hoặc môi trường qua các xử lý và nội dung dữ liệu được xử lý. Việc tìm hiểu hệ thống có thể thực hiện bằng nhiều cách khác nhau, và mổi cách có ưu khuyết điểm khác nhau trong từng hoàn cảnh áp dụng. Tất cả các khảo sát đều phải tạo ra mô tả chính xác và đầy đủ về hiện trạng và mong muốn của người sử dụng để làm cơ sở cho việc phân tích cải tiến hệ thống.
Để lập tài liệu mô tả cho hệ thống đồng thời chia sẽ sự hiểu biết về hệ thống với những người cộng tác phát triển hệ thống, kết quả khảo sát cần phải hệ thống hóa bằng các lược đồ như DFD, ERD, kèm theo các mô tả bổ sung như ngôn ngữ có cấu trúc giản lược, cây quyết định, bảng quyết định hay từ điển dữ liệu.
Lược đồ DFD dùng để mô hình hóa các xử lý của hệ thống hiện tại hoặc hệ thống sẽ xây dựng dựa trên kỹ thuật phân tích thiết kế cấu trúc từ ngoài vào trong; lược đồ tổng quát nhất là lược đồ ngữ cảnh của toàn hệ thống được vẽ trước, sau đó là các lược đồ phân rã chi tiết hoá dần từng xử lý của hệ thống. Các quy tắc vẽ DFD và quy tắc phân rã DFD cần phải tuân thủ khi tạo lược đồ.
Lược đồ ERD dùng để mô hình hóa dữ liệu của hệ thống bằng khái niệm thực thể và quan hệ giữa các thực thể. Mỗi thực thể tượng trưng cho một nhóm đối tượng trong thế giới thực có chung một số thuộc tính mà hệ thống cần lưu trữ và xử lý (thể hiện của thực thể). Các thực thể có liên kết logic với nhau hình thành mối quan hệ giữa các thực thể; là cơ sở để thiết lập các ràng buộc toàn vẹn dữ liệu của hệ thống.
Phân tích các quy tắc quản lý của tổ chức là để tìm ra ưu khuyết điểm trong cách thiết lập các xử lý, lưu trữ dữ liệu và cách định nghĩa quy trình xử lý trong hệ thống.
Đánh giá khả thi cho các cải tiến là để kiễm soát các hoạt động cải tiến (thay đổi) hệ thống nhằm phòng tránh rủi ro, kém hiệu quả đối với tổ chức, hoặc không đủ nguồn lực thực hiện.
CÂU HỎI ÔN TẬP
1. Hãy cho biết ý nghĩa của việc phân tích hệ thống đối với việc phát triển tổ chức ? 2. Hãy cho biết vai trò của việc nhận thức hiện trạng đối với việc phân tích hệ thống ? 3. Công việc khảo sát hiện trạng cần thỏa mãn những điều kiện gì ?
4. Hãy phân biệt giữa phương pháp phỏng vấn nhóm và phương pháp JAD (joint Application Design).
5. Hãy cho biết những yếu tố nào giúp Amazon.com thành công trong lĩnh vực bán sách điện tử thay vì bán sách truyền thống ?
6. Hãy cho biết nội dung chính trong việc phân tích thiết kế hướng cấu trúc là gì ? 7. Thực thể khác với thể hiện ở những điểm nào ?
8. Khóa của thực thể là gì ?
9. Hãy phân biệt giữa quan hệ và thực thể quan hệ.
CHỌN CÂU TRẢ LỜI ĐÚNG
10.Những hoạt động nào không phải là để tìm hiểu (nhận thức về) hiện trạng của hệ thống a) Tìm hiểu các quy tắc quản lý đang được áp dụng
b) Tìm hiểu các công việc đang được thực hiện bên trong hệ thống
c) Tìm hiểu các yêu cầu hoặc mong muốn của những người làm trong hệ thống d) Tìm kiếm các công nghệ mới để cải tiến hệ thống
11.Khuyết điểm chính của phương pháp làm mẫu thử là
a) Người sử dụng can thiệp quá sâu vào công việc thiết kế hệ thống b) Khó lặp được kế hoạch thực hiện
c) Người sử dụng đặt ra quá nhiều yêu cầu chi tiết
d) Khó xác định được các xử lý tiềm ẩn - không thể hiện trên các giao diện
12.Công việc phân tích ưu khuyết điểm của hệ thống sẽ được bắt đầu thực hiện vào lúc nào ? a) Sau khi có DFD mức vật lý cho hệ thống hiện tại
b) Sau khi có DFD mức luận lý cho hệ thống hiện tại c) Sau khi có DFD mức luận lý cho hệ thống tương lai
d) Sau khi có DFD mức vật lý cho hệ thống tương lai
13.Phân tích hệ thống sản xuất kinh doanh của một doanh nghiệp là các hoạt động … a) Phân tích các tiến trình bán hàng
b) Phân tích các tiến trình sản xuất c) Phân tích các tiến trình quản lý
d) Phân tích các tiến trình góp phần tạo ra giá trị cho doanh nghiệp
14.Vai trò của các lược đồ DFD, ERD đối với việc phát triển hệ thống thông tin trong tổ chức là a) Để chia sẽ sự hiểu biết về một hệ thống thông tin giữa những người tham gia phát triển hệ
thống thông tin đó
b) Để hệ thống hóa kiến thức hiểu biết của mỗi cá nhân về một hệ thống thông tin c) Để hạn chế sử dụng các đoạn văn mô tả dài dòng.
d) Cả a, b và c đều đúng
BÀI TẬP
Bài tập DFD 1. Một cửa hàng bán quần áo muốn thiết lập một hệ thống giám sát bán hàng. Cửa hàng sử dụng bản copy của các biên lai thu tiền được giao khách hàng để cập nhật hồ sơ hàng đã bán (Goods Sold File), hồ sơ hàng tồn kho (Inventory File), và hồ sơ doanh thu (Sales Total File). Cửa hàng sử dụng các hồ sơ này để phát sinh báo cáo đặt mua thêm hàng cho nhà kho và báo cáo cho người quản lý. Hãy vẽ lược đồ ngữ cảnh và DFD level 0 cho hệ thống.
Bài tập DFD 2. Công ty Wonder Widget (WWC) có một hệ thống giám sát các đơn đặt hàng từ khách hàng. WWC lấy mã số của các món hàng được yêu cầu từ danh mục hàng (Master Item Number List), lấy đơn giá của món hàng từ hồ sơ giá (Master Price List), và kiễm tra mức tín dụng của khách hàng trong hồ sơ tín dụng (Credit Rating File). Các phiếu đặt hàng được chấp nhận sẽ lưu trong hồ sơ đặt hàng được chấp nhận (Accepted Orders File), các phiếu đặt hàng bị từ chối được lưu trong hồ sơ đặt hàng bị từ chối (Rejected Orders File). Hệ thống kho được kiễm tra để xem số lượng hàng có đủ cho các phiếu đặt hàng được chấp nhận không. Nếu đủ, phiếu đặt hàng được phê duyệt và gửi đến trung tâm giao hàng. Nếu không đủ, phiếu sẽ bị từ chối và đưa vào hồ sơ đặt hàng bị từ chối. Hồ sơ đặt hàng bị từ chối được dùng để phát sinh báo cáo phiếu đặt hàng bị từ chối cho giám đốc của WWC. Hãy vẽ lược đồ ngữ cảnh và DFD level 0 cho hệ thống.
Bài tập DFD 3. Yukky Yuk's Burger là một quầy Kiosque bán bánh mì ham-burger và nước ngọt cho khách vãng lai. Khi khách hàng đặt mua bánh tại cửa sổ đặt hàng, cô nhân viên tiếp tân ghi vào phiếu và đặt nó lên kệ mua hàng. Cô đầu bếp đọc phiếu lấy từ kệ mua hàng và chuẩn bị các nguyên liệu cần thiết. Nếu cần nguyên liệu, cô ta sẽ lấy chúng từ tủ lạnh. Nếu tủ lạnh hết nguyên liệu, cô ta sẽ lấy chúng từ nhà kho để bổ sung cho tủ lạnh. Khi thức ăn được nấu xong, cô ta sẽ gói lại và đặt chúng lên khai chứa. Cô nhân viên phục vụ đọc phiếu từ kệ mua hàng, lấy thức ăn từ khai chứa, lấy nước ngọt từ tủ lạnh và bỏ tất cả vào túi để chuyển cho cô nhân viên bán hàng thu tiền và giao thức ăn cho khách hàng tại quầy thu tiền. Nếu tủ lạnh hết nước ngọt, cô nhân viên phục vụ sẽ bổ sung thêm từ nhà kho. Hãy vẽ lược đồ ngữ cảnh và DFD level 0 cho hệ thống.
Bài tập DFD 4. Project Inc. là một công ty máy tính có khoảng 500 lập trình viên và phân tích viên. Công ty lưu hồ sơ về tất cả nhân viên, kỹ năng của họ, dự án được giao, và nơi đang làm việc. Nhân viên mới được tuyển dụng bởi trưởng phòng nhân sự, dựa trên dữ liệu trong đơn xin việc và báo cáo đánh giá từ người quản lý đã phỏng vấn các ứng cử viên. Các ứng cử viên có năng lực có thể nộp đơn xin việc bất kỳ lúc nào, đơn của họ được lưu vào hồ sơ. Khi có một công việc mới ở một trung tâm, trưởng trung tâm thông báo cho trưởng phòng nhân sự và gửi bản đặc tả công việc đến đó. Trưởng phòng nhân sự sẽ so sánh bản đặc tả công việc với năng lực của các ứng viên đang có trong hồ sơ và chọn ra 3 ứng viên tốt nhất. Sau đó, trưởng phòng nhân sự lập lịch phỏng vấn giữa trưởng trung tâm và 3 ứng viên. Sau khi phỏng vấn, trưởng trung tâm gửi báo cáo đánh giá mỗi ứng viên cho trưởng phòng nhân sự. Trưởng phòng nhân sự quyết định tuyển dụng dựa trên báo cáo đánh giá, đơn xin việc và đặc tả công việc, và gửi thư thông báo kết quả tuyển dụng đến trưởng trung tâm và người được phỏng vấn. Một hồ sơ được tạo mới cho nhân viên mới, gồm đơn xin việc và báo cáo đánh giá. Nhân viên mới cũng được hỏi về các thỏa thuận và ghi vào hồ sơ. Các đơn xin việc của các ứng viên không được chọn được đưa trở vào hồ sơ xin việc. Tất cả các đơn xin việc được lưu trong một năm sau đó hủy bỏ. Hãy vẽ lược đồ ngữ cảnh và DFD level 0 cho hệ thống tuyển dụng.
Bài tập ERD 1. Hàng hóa được xuất cảng trong các container và mỗi container được định danh bởi số của container, đích đến và kích cở của nó. Đại lý vận chuyển (Shipping Agent) chịu trách nhiệm gom nhóm các container vào một lô hàng và cho lô hàng một số định danh và giá trị của lô. Các con tàu, xác định bởi số của con tàu và quốc gia đăng ký, thực hiện các chuyến hải trình, mỗi chuyến hải trình mang một số lô hàng đi đến đích của chúng. Mỗi chuyến hải trình được cho số hải trình và trọng tải. Hãy vẽ luợc đồ ERD chỉ ra tất cả các thực thể, thuộc tính, quan hệ và cardinality của quan hệ.
Bài tập ERD 2. Một công ty có một số phòng, mỗi phòng có số phòng (duy nhất), tên và vị trí. Mỗi phòng có nhiều nhân viên, nhưng một nhân viên chỉ làm việc cho một phòng. Mỗi nhân viên có số nhân viên (duy nhất), tên đầy đủ (gồm họ, tên đệm và tên), và mức lương. Công ty cũng lưu tên, giới tính, ngày sinh của những người thân của nhân viên. Công ty có nhiều dự án và lưu số dự án (duy nhất) và vị trí cho mỗi dự án. Các nhân viên có thể tham gia nhiều dự án, nhưng mỗi dự án chỉ có một người quản lý. Công ty mua hàng từ nhiều nhà cung cấp thông qua các dự án của nó, và lưu hồ sơ về nhà cung cấp gồm số, tên, tình trạng và thành phố. Công ty cũng lưu mã số hàng, mô tả, số của nhà cung cấp, và số lượng hàng được cung cấp. Hãy vẽ ERD cho hệ thống này.
Bài tập ERD 3. Trong một bệnh viện, mọi cá nhân làm việc hoặc liên hệ với bệnh viện như nhân viên, bác sỹ (là một nhân viên của bệnh viện) và bệnh nhân đều được bệnh viện lưu số chứng minh nhân dân, địa chỉ thường trú, ngày sinh, số điện thoại liên lạc. Ngoài ra, mỗi đối tượng được lưu thêm thông tin riêng: Mỗi nhân viên có thêm ngày tuyển dụng, chức danh công việc. Mỗi bác sỹ có thêm chuyên môn, kỹ năng, phòng làm việc. Mỗi bệnh nhân có thêm ngày khám đầu tiên ở bệnh viện, và các bệnh đã phát hiện. Mỗi bệnh nhân chỉ do một bác sỹ điều trị. Một bác sỹ có thể điều trị cho nhiều