Hoạch định nguồn lực giúp cho tổ chức xác định được lộ trình phát triển nguồn nhân lực phù hợp với yêu cầu công tác của tổ chức, đúng người đúng việc vào đúng thời điểm cần thiết, và linh hoạt ứng phó với những thay đổi trong môi trường. Tuy nhiên hoạch định nguồn nhân lực không chỉ là dự báo và tuyển đủ số lượng người cho tổ chức, mà là quá trình nghiên cứu xác định nhu cầu nhân lực, đưa ra các chính sách và thực hiện các chương trình hành động bảo đãm cho doanh nghiệp có đủ nguồn nhân lực với các phẩm chất kỹ năng phù hợp để thực hiện công việc có năng suất, chất lượng và hiệu quả cao. Thông thường, hoạch định nguồn nhân lực gắn với chiến lược phát triển của tổ chức và được thực hiện qua các bước sau:
1. Phân tích môi trường kinh doanh để xác định mục tiêu và chiến lược phát triển chung của tổ chức. 2. Phân tích hiện trạng nguồn nhân lực để tìm ra điểm yếu, điểm mạnh, khó khăn và thuận lợi trong
việc sử dụng nguồn nhân lực lẫn cách thiết lập và duy trì nguồn nhân lực.
3. Dự báo nhu cầu nguồn nhân lực. Nhu cầu nguồn nhân lực được dự báo dựa trên dự báo khối lượng công việc để hoàn thành các mục tiêu đã hoạch định, khả năng thay đổi công nghệ, tổ chức hành chính, cơ cấu ngành nghề.
4. Phân tích quan hệ cung - cầu về nguồn nhân lực, khả năng điều chỉnh nguồn nhân lực cho nhu cầu và đề ra các chính sách, kế hoạch, chương trình hành động. Dựa trên hiện trạng về nguồn nhân lực hiện tại và kết quả dự báo nhu cầu về nguồn nhân lực tương lai, tổ chức có thể đưa ra các kế hoạch, chương trình hành động để phát triển nguồn nhân lực cho phù hợp như tuyển dụng mới hoặc đào tạo và tái bố trí lại công việc.
5. Thực hiện và đánh giá các kế hoạch và chương trình hành động.