Cơ sở dữ liệu cung cấp khả năng chia sẽ dữ liệu giữa các ứng dụng (các users) như mô tả trong hình 5.1, thông qua hệ quản trị cơ sở dữ liệu, điển hình là Oracle Database Server, Microsoft SQL Server, hoặc MySQL.
Việc thiết lập các bảng dữ liệu và các thao tác trên các bảng này được mô tả trong phần 4.3. Hệ quản trị cơ sở dữ liệu giao tiếp với người sử dụng và các phần mềm ứng dụng bằng ngôn ngữ SQL. Đây là ngôn ngữ đã được chuẩn hóa trên hầu hết các hệ quản trị cơ sở dữ liệu loại quan hệ (RDBMS). Để khai thác tốt cơ sở dữ liệu trong tổ chức, những người sử dụng được phân lập theo các vai trò: quản trị CSDL, cập nhật CSDL và khai thác CSDL.
Người quản trị CSDL (Database administrator) là người quyết định cấu hình hoạt động cho hệ quản trị cơ sở dữ liệu, gồm định nghĩa cấu trúc dữ liệu (“Metadata”, là dữ liệu quy định cấu trúc cho dữ liệu của người sử dụng), phân quyền cho các nhóm người sử dụng dữ liệu, và thiết lập cấu hình vật lý cho hệ quản trị cơ sở dữ liệu trên máy tính dùng làm Database server.
Người cập nhật CSDL (Database feeder) là người cung cấp dữ liệu cho cơ sở dữ liệu qua các tiện ích hoặc phần mềm nhập liệu. Mỗi database feeder phụ trách cập nhật một nhóm dữ liệu quan trọng của
hệ thống, phù hợp với công việc chuyên môn mà anh ta đãm nhận trong tổ chức. Các thao tác cập nhật dữ liệu này được kiễm soát bởi các quy tắc toàn vẹn dữ liệu và cơ chế phân quyền mà người quản trị CSDL đã thiết lập trên hệ quản trị CSDL.
Người sử dụng CSDL (Database user) là người tham khảo, truy vấn dữ liệu để tổng hợp thành thông tin hữu ích cho công việc của anh ta trong tổ chức.
Sự hình thành 2 nhóm cập nhật dữ liệu và sử dụng dữ liệu khác nhau là do nhu cầu tham khảo dữ liệu của mỗi người sử dụng bao giờ cũng nhiều hơn nội dung dữ liệu mà người đó có thể đưa vào cơ sở dữ liệu, và còn là do trách nhiệm khác nhau của họ đối với dữ liệu dùng chung. Để đơn giản hóa việc phân quyền, người quản trị CSDL thường tạo ra các nhóm chức năng cập nhật, tham khảo trên nội dung dữ liệu của CSDL, và gán người sử dụng vào các nhóm phù hợp: một người sử dụng có thể thuộc nhiều nhóm để có nhiều quyền hạn hơn trên CSDL.