Vai trò của bộ phận xử lý thông tin được mô tả trong hình 2.4. Vòng hồi tiếp được cải tiến để đưa vào bộ phận xử lý thông tin (có thể là máy tính và/hoặc con nguời) giữ vai trò chuyễn dữ liệu thu thập từ dây chuyền sản xuất và thông tin / dữ liệu từ môi trường bên ngoài thành thông tin hữu ích giúp người quản lý ra quyết định thiết thực cho các hoạt động của tổ chức. Như vậy, vòng hồi tiếp này mang 3 loại tài liệu khác nhau: dữ liệu, thông tin và quyết định.
Dữ liệu có vai trò phản ánh một cách trung thực những gì đang tồn tại, và các sự kiện đang diễn ra trong tổ chức. Dữ liệu được thu thập trong nội bộ tổ chức và môi trường để giúp người quản lý nhận thức đầy đủ về hiện trạng của tổ chức và môi trường để từ đó phát hiện ra các vấn đề đang tiềm ẩn. Như vậy, dữ liệu là nguyên liệu cơ bản để tạo ra thông tin.
Thông tin được tạo ra từ việc phân tích, tổng hợp, trích lọc dữ liệu để liên kết hiện trạng với bài toán mà người quản lý đang quan tâm giải quyết. Thông tin hữu ích cho bài toán là thông tin có thể đưa
Nhận Inputs từ môi trường
Biến đổi Inputs thành Outputs Chuyển Outputs ra môi trường So sánh & điều khiển Hình 2.3 Vòng hồi tiếp Số liệu đo Mệnh lệnh Mệnh lệnh Chuẩn Vòng hồi tiếp
đến một vài phương án khả thi, và nội dung có tính thuyết phục cao (được tạo ra từ các phương pháp luận hoặc tư duy, suy diễn có cơ sở khoa học, như suy luận logic, tính toán thống kê, dự báo dựa trên mẫu đo,…) để làm cơ sở xem xét, đánh giá, quyết định chọn lựa giải pháp đúng đắn cho các vấn đề cần giải quyết. Như vậy, thông tin là nền tảng để tạo ra các quyết định.
Quyết định là nội dung chỉ thị cho các hành động hoặc chiến lược thực hiện cụ thể sau khi người quản lý đã chọn giải pháp cho vấn đề cần giải quyết, để nhằm biến nhận thức thành hành động thực tế. Như vậy quyết định là kết quả xử lý thông tin của người quản lý, nó gắn kết trách nhiệm, quyền hạn của người quản lý với vấn đề cần giải quyết và nguồn lực để giải quyết cho vấn đề đó.
Các chuẩn và quy tắc được ban hành như là những ràng buộc cần tuân thủ, áp dụng cho cả việc ra quyết định lẫn xử lý thông tin. Dựa trên các chuẩn và quy tắc, bộ phận xử lý thông tin trợ giúp xử lý một phần công việc giải quyết vấn đề như đối chiếu giữa chuẩn và kết quả thực tế để phát hiện vấn đề, hoặc khuyến nghị các phương án giải quyết vấn đề thỏa mãn cho các chuẩn. Chuẩn, người quản lý và bộ phận xử lý thông tin là ba thành phần quan trọng nhất hợp thành hệ thống thông tin quản lý. Hệ thống này là hệ ý niệm (conceptual system) trong đó dữ liệu, thông tin và quyết định là phương tiện để người quản lý nhận thức và tác động lên thế giới thực (hệ vật lý -physical system, gồm những gì đã và đang diễn ra trong thực tế).
Khi tổ chức phát triển gia tăng kích thước thì nhu cầu xử lý thông tin cũng tăng cao làm cho bộ phận xử lý thông tin cũng gia tăng về kích cở, do đó nó thường được phân chia chuyên môn hóa như tài chính, kinh doanh và sản xuất (Hình 2.5). Sự phân chia chức năng này giúp cho tổ chức sử dụng được dể dàng nguồn lực chuyên môn trong xã hội (như sinh viên mới tốt nghiệp đại học, phát minh-sáng chế, dây chuyền công nghệ, …).
Hầu hết các tổ chức đều cần tiền để hoạt động, do đó chức năng quản lý tài chính được thiết lập ở phòng tài chính – kế toán của tổ chức. Nguồn tài chính (tiền) được nhận từ nhà tài trợ (chính phủ), nhà đầu tư
Hình 2.5 Các chức năng quản lý của tổ chức
Nguồn tài chính Khách hàng Nhà cung cấp Chức năng kế toán tài chính Chức năng tiếp thi bán hàng Chức năng sản xuất Tiền Thông tin Sản phẩm Nguyên liệu T hô ng ti n T i ề n T hô ng ti n S ả n ph ẩ m T i ề n
Hình 2.4 Bộ phận xử lý thông tin trong hệ thống
Nhận Inputs
từ môi trường Bithành Outputs ến đổi Inputs Chuyra môi trển Outputs ường Ra quyết định Xử lý thông tin Chuẩn & quy tắc
Quyết định Thông tin
định
Dữ liệu Ràng buộc
(ngân hàng) hoặc khách hàng (mua-bán). Phần lớn kinh phí hoạt động của tổ chức được lấy từ khách hàng qua chức năng tiếp thị–bán hàng. Dựa trên nhu cầu của khách hàng, nguyên vật liệu được mua về từ các nhà cung cấp, chế biến thành sản phẩm hàng hóa trong các phân xưởng sản xuất để bán cho khách hàng. Vì vậy yêu cầu đối với sản phẩm, sản phẩm/dịch vụ được cung cấp và chất lượng của chúng thuờng được dùng để thiết lập các chuẩn trong tổ chức (như ISO9001-2000).
Các hệ thống thông tin quản lý được xây dựng và duy trì trong tổ chức bằng cách cộng thêm giá trị vào các tiến trình tạo mới, sản xuất và hổ trợ sản phẩm & dịch vụ của tổ chức, tạo thành dây chuyền tạo ra giá trị cho tổ chức (Organisational Value Chain, hình 2.6).
Giá trị cộng thêm của hệ thống thông tin quản lý (các hoạt động hổ trợ) là nó giúp cho tổ chức nhận thức được điểm mạnh, điểm yếu trong chuổi các hoạt động tạo ra sản phẩm dịch vụ (các hoạt động cơ bản), để thiết lập giải pháp tốt hơn từ sự nhận biết về các loại nguồn lực có sẵn bên trong lẫn bên ngoài tổ chức, như lựa chọn nhà cung cấp, nghiên cứu ứng dụng công nghệ tiên tiến của thế giới, cải tiến sản phẩm & tiến trình, quản lý nguồn nhân lực và tổ chức điều hành.
Theo quan điểm hiện đại, một hệ thống thông tin quản lý là một giải pháp quản lý có tổ chức dựa trên công nghệ thông tin để giúp cho tổ chức đương đầu với những thách thức từ môi trường. Mặc dù công nghệ thông tin hiện đại mang đến cho tổ chức nhiều giá trị to lớn như giảm chi phí nhân công, cung cấp dịch vụ tức thời (đáp ứng nhanh), liên lục (24 giờ mỗi ngày) trên phạm vi toàn thế giới (mạng Internet), các tiến trình quản lý vẫn phải dựa trên nền tảng là kiến thức tổ chức và kiến thức quản lý. Do đó, hệ thống thông tin quản lý được thiết lập dựa trên ba lĩnh vực kiến thức: tổ chức, quản lý và công nghệ thông tin (hình 2.7).
Kiến thức tổ chức: Như đã đề cập đến trong chương 1, tổ chức là một nhóm nguồn lực đuợc thiết lập vì một mục đích cụ thể gắn liền với sự tồn tại của tổ chức. Những nhân tố chính góp phần duy trì tổ chức là con người, cấu trúc, quy trình, chính sách và nền văn hóa của tổ chức. Tổ chức phối hợp các công
Hình 2.6 Dây chuyền tạo ra giá trị cho tổ chức
L ợ i n hu ậ n H o ạ t đ ộ ng ch ín h H o ạ t đ ộ ng h ổ tr ợ Điều hành
(quản lý kế toán, tài chính,hoạch định chiến lược)
Quản lý nhân lực
(Bố trí công tác,huấn luyện, phát triển nhân lực)
Phát triển công nghệ
(Nghiên cứu ứng dụng, cải tiến sản phẩm và tiến trình)
Mua sắm (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
(Lựa chọn nhà cung cấp, mua nguyên liệu, máy, thiết bị)
Thu mua (Quản lý nguyên liệu & kho) Phân phối (Phân phối thành phẩm) Vận hành (Sản xuất, lắp đặt, kiễm thử) Tiếp thị & bán (Quảng cáo, định giá, khuyến mãi)
Dịch vụ
(Cài đặt, sửa chữa)
Hình 2.7 Kiến thức nền của
hệ thống thông tin quản lý Hệ thống thông tin Q.Lý Tổ chức Quản lý Công nghệ
việc bằng cấu trúc phân quyền và nhiệm vụ cho những người thuộc tổ chức, và các quy tắc quản lý thể hiện trên chính sách và quy trình áp dụng trong tổ chức. Các quy tắc quản lý được rút kết từ kiến thức, kinh nghiệm quản lý tổ chức trong một khoảng thời gian dài nhằm huớng dẫn người nhân viên thực hiện tốt các công việc của tổ chức. Những quy tắc này được phổ biến trong tổ chức bằng các kênh thông tin hình thức (văn bản) hoặc phi hình thức (truyền miệng). Để cho các quy tắc quản lý ngày càng hiệu quả, các tổ chức có thêm hệ thống quản lý kiến thức gồm những chuyên viên hệ thống (systems specialists) và những người nhân viên làm việc bằng trí tuệ như thư ký, trợ lý,.. gọi chung là knowledge workers.
Kiến thức quản lý: Những người quản lý là những người ra quyết định trong phạm vi quyền hạn
và trách nhiệm được giao, họ rất cần nhận thức rõ về những cơ hội và thách thức phát sinh từ thực tế để đưa ra quyết định (mệnh lệnh) thiết thực cho tổ chức như: thiết lập các chiến lược phát triển ngắn và dài hạn để hiện thực hóa mục đích, cấp phát nguồn lực (nhân lực, tài chính,…) để thực hiện kế hoạch, phối hợp các hoạt động xử lý công việc và thể hiện vai trò lãnh đạo trong tổ chức. Vai trò và trách nhiệm của người quản lý thay đổi ở nhiều mức quản lý khác nhau: Người quản lý cấp cao nhất quyết định các chiến lược dài hạn về sản phẩm và dịch vụ, người quản lý cấp trung gian sử dụng nguồn lực của tổ chức triễn khai thực hiện các kế hoạch và chương trình hành động đã được ban hành, người quản lý cấp vận hành giám sát các hoạt động diễn ra hàng ngày. Mỗi vai trò quản lý trong tổ chức quyết định tính chất của các loại thông tin trợ giúp tương ứng để sáng tạo ra các giải pháp hữu hiệu cho tổ chức.
Kiến thức công nghệ: Ngày nay, công nghệ thông tin là công cụ đắc lực mà người quản lý sử dụng để giải quyết vấn đề. Công nghệ thông tin là sự ứng dụng công nghệ vào trong việc xử lý thông tin; là kiến thức khoa học và kinh nghiệm trên thế giới được tích hợp trong các quy trình xử lý, phần cứng, phần mềm, mạng máy tính để tự động hóa các xử lý trên dữ liệu và thông tin. Phần cứng là thiết bị vật lý trợ giúp nhập liệu, lưu trữ, chế biến dữ liệu và kết xuất ra thông tin như CPU, bàn phím, màn hình, máy in, ổ dĩa và thiết bị mạng. Phần mềm là một tập lệnh điều khiển phần cứng để biến đổi dữ liệu thành thông tin hữu ích cho việc ra quyết định. Cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin (IT infratructure) là hệ thống phần cứng, phần mềm, mạng máy tính dùng để chia sẽ các nguồn tài nguyên chung của tổ chức, như dữ liệu, hình ảnh, âm thanh, phim, thiết bị chuyên dùng, chương trình. Cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin với ưu thế xử lý nhanh, chính xác, hoạt động liên tục và cung cấp dịch vụ trên phạm vi rộng như mạng Internet, là nền tảng lý tưởng để xây dựng các hệ thống thông tin quản lý.