Thực thể (entity) là một ý niệm khái quát hóa về một nhóm đối tượng trong thế giới thực có chung một số đặc điểm mô tả cho ý niệm. Vd: thực thể “NHÂNVIÊN” gắn với ý niệm về những người nhân viên làm việc trong các tổ chức, họ có các đặc điểm chung là có mã nhân viên, tên gọi, công việc chuyên môn, trình độ, thâm niên công tác,…; thực thể “SINHVIÊN” là một ý niệm về những người đang theo học và nghiên cứu ở các trường đại học, họ đều có chuyên ngành học, khóa học, môn học, học lực,… Trong thực tế có rất nhiều loại thực thể khác nhau, ví dụ:
- Thực thể xác thực: mô tả cho các đối tượng hữu hình, như xe đạp, nhà, máy tính,…
- Thực thể chức năng: mô tả cho mục đích, chức năng, hoặc nhiệm vụ của con người, thiết bị trong hệ thống, tổ chức hoặc xã hội, như: sinh viên, nhân viên, khách hàng, …
- Thực thể sự kiện: mô tả cho sự kiện hoặc biến cố, như: biên lai, biên bản, chứng từ kho, … - Thực thể quan hệ: mô tả quan hệ giữa các đối tượng: kết hôn, hợp đồng, chuyến hàng,…
Những đối tượng cụ thể trong thực thể gọi là các thể hiện của thực thể (entity instance), và các đặc điểm chung của tất cả các đối tượng cụ thể trong thực thể được gọi là các thuộc tính của thực thể (entity attribute).
Thuộc tính (attribute) là những tính chất, đặc trưng chung của các thể hiện trong thực thể; là những gì mà người ta quan tâm khi mô tả thực thể theo một quan điểm nào đó. Vd: “Tên nhân viên”, “Chức danh công việc”, “Trình độ chuyên môn”, “Thâm niên công tác” là những thuộc tính chung của một nhóm người làm việc trong tổ chức (NhânViên). Cũng những người này, với vai trò là khách hàng thì họ được mô tả bằng các thuộc tính: “Tên khách hàng”, “Đơn đặt hàng”, “Địa chỉ giao hàng”, “Hình thức thanh toán”. Có 3 loại thuộc tính phổ biến:
- Thuộc tính mô tả: để làm rõ tính chất của thực thể, như giới tính, nghề nghiệp của nhân viên - Thuộc tính định danh: để phân biệt giữa các thể hiện của thực thể, như mã nhân viên
- Thuộc tính tham khảo: để chỉ mối quan hệ giữa các thể hiện trong một thực thể với các thể hiện trong thực thể khác, như mã vật tư, mã kho trong thực thể KHO và VATTU
Khóa (key). Khóa là một thuộc tính (hoặc kết hợp nhiều thuộc tính) dùng để phân biệt từng thể hiện trong thực thể. Vd: MãNV là 1 thuộc tính dùng để phân biệt các nhân viên. Nếu biết MãNV của 1 nhân viên, ta sẽ tìm được tên của nhân viên, địa chỉ và kỹ năng của nhân viên đó, dựa trên dữ liệu mô tả chi tiết cho mỗi người nhân viên trong thực thể NhânViên. Thực thể có thể có nhiều thuộc tính có thể dùng làm khóa, gọi là candidate key. Một trong những candidate key của thực thể được chọn để làm khóa chính cho thực thể (primary key). Giá trị của khóa chính không được rỗng, hoặc trùng nhau, hoặc thay đổi khi thể hiện tương ứng với khóa vẫn còn tồn tại.
Quan hệ (relationship). Quan hệ là mối liên kết giữa một hoặc nhiều thực thể để chỉ ra sự liên quan về nội dung (và ý nghĩa) giữa các thể hiện trong các thực thể. Ví dụ: “Mỗi SINH VIÊN học nhiều
MÔN HỌC”. Sự liên kết ý nghĩa của thực thể Sinh viên và thực thể Môn học là mỗi sinh viên cần học một vài môn. Một quan hệ khi được định nghĩa thì tất cả các thể hiện trong thực thể đều có quan hệ này. Giữa 2 thực thể có thể có nhiều quan hệ khác nhau, ví dụ giữa “NHÂNVIÊN” và “CÔNG VIỆC”có quan hệ “Thực hiện”, “Phân công”, “Kiễm tra”,…: do đó, việc định nghĩa quan hệ giữa các thực thể mang tính chọn lọc; đó là xác định quan hệ nào cần sử dụng trong hệ thống.
Cardinality: là số thể hiện trong thực thể B có thể (hoặc phải) liên kết với mỗi thể hiện của thực thể A. Vd: SINHVIÊN (thực thể A) và MÔNHỌC (thực thể B) trong quan hệ “Học”: Một sinh viên phải học ít nhất là 1 môn, và nhiều nhất là 6 môn trong một học kỳ, diễn tả là (1, 6).