Một hệ thống thông tin là một bộ máy xử lý thông tin được mô tả bằng công việc (hoặc tiến trình). Do đó, các công việc trong hệ thống được tìm hiểu từ 5 khía cạnh: dữ liệu (thông tin) đầu vào, thông tin kết xuất ở đầu ra, cách thực hiện, thời gian đáp ứng và các chuẩn.
- Đầu vào, đầu ra của công việc cho chúng ta biết ý nghĩa của nó trong hệ thống, cũng như hiểu được mối quan hệ giữa nó với các công việc trước hoặc sau nó;
- Cách thực hiện (người phụ trách, phương pháp, phương tiện) cho chúng ta biết sự chia sẽ hoặc phân bổ nguồn lực cho công việc có phù hợp với yêu cầu của công việc hay không;
- Thời gian đáp ứng xác định mối liên hệ giữa sự nổ lực cho công việc với yêu cầu đối với công việc, để hoàn thành một nhiệm vụ nào đó của hệ thống;
- Các tiêu chuẩn, quy tắc quản lý và quy trình quản lý là những quy định chung để bảo đãm tính nhất quán trong cách xử lý và đánh giá kết quả công việc trong hệ thống.
Theo quan điểm này, việc tìm hiểu hiện trạng sẽ tập trung vào các nội dung chính như sau:
- Tìm hiểu về mục đích, chức năng, thông tin – dữ liệu vào/ra, sự kiện kích hoạt, và tiêu chuẩn của các công việc trong hệ thống hiện tại.
- Tìm hiểu các quy trình, quy tắc quản lý, phương pháp, phương tiện, nhân lực được hoạch định cho các công việc trong hệ thống.
- Tìm hiểu về mức độ hiệu quả của các thành phần (con người, phần mềm, mạng máy tính, thiết bị,…) trong hệ thống thông tin hiện tại.
- Tìm hiểu những mong muốn thay đổi (thay thế bằng hệ thống khác, hoặc cải tiến) của người sử dụng đối với hệ thống hiện tại.