Các hệ thống thông tin cần phải được chuyển giao vận hành khai thác để tạo ra giá trị cho tổ chức. Tuy nhiên, do tổ chức chỉ có một hệ thống thông tin nên việc chuyển giao này là sự thay thế hệ thống thông tin củ, dẫn đến những người nhân viên đã từng làm việc trên hệ thống củ phải thay đổi nhiều. Chính sự thay đổi này trở thành rào cản vì 2 nguyên nhân:
(a) Người sử dụng ngại khó do cách làm thay đổi, và phải học để làm trong hệ thống mới. (b) Tổ chức làm thay đổi công việc đã từng làm của người sử dụng, như chuyển công tác.
Sự e ngại của người nhân viên thường dẫn đến sự trì hoãn đối với việc triển khai hệ thống mới. Vì vậy, trong chính sách quản lý hệ thống của tổ chức cần quan tâm gở bỏ bớt những khó khăn này cho cả phía tổ chức lẫn người nhân viên.
TÓM TẮT NỘI DUNG
Lập trình là công việc tạo ra chương trình dạng mã máy bằng cách viết ra tập lệnh dựa trên ngôn ngữ lập trình và thông dịch hoặc biên dịch thành mã máy bằng phần mềm phát triển ứng dụng. Lập trình là một công việc phức tạp, do đó việc lập trình cần phải được hổ trợ từ nhiều cách khác nhau như ngôn ngữ lập trình, công cụ phát triển phần mềm, công nghệ chuẩn, thư viện hàm của hệ điều hành. Tạo cơ sở dữ liệu là cài đặt các bảng dữ liệu trên CSDL, phân quyền truy xuất và định nghĩa nhóm người sử dụng cho phù hợp với nhu cầu sử dụng CSDL, đồng thời để bảo đãm an toàn cho dữ liệu.
Ng.sử dụng Ng.quản lý, vận hành Ng.thiết kế Ng.lập trình Yêu cầu dựa trên tiện ích cá nhân Hướng đến tối ưu về kỹ thuật xử lý Yêu cầu dựa trên chức năng quản lý Hiểu yêu cầu theo q.điểm công nghệ Yêu cầu cho hệ thống …
Kiễm thử hệ thống là tìm kiếm các sai sót (hoặc lỗi) trong hệ thống, trước khi chúng gây tai họa cho tổ chức trong khi đang khai thác hệ thống (gây ra hỏng hóc). Kiễm thử không cố gắng tìm hết các lỗi, mà thực hiện theo nguyên tắc kiễm thử trên toàn bộ 5 thành phần của hệ thống (con người, quy trình, phần mềm, phần cứng và mạng máy tính) nhưng vẫn tập trung chủ yếu vào kiễm thử phần mềm. Việc kiễm thử có thể dừng được khi ước tính số lỗi còn lại không vượt quá giới hạn cho phép.
Cài đặt cho hệ thống là thiết lập môi trường vận hành cho hệ thống để người sử dụng tiếp xúc được và khai thác được các chức năng của hệ thống nhưng đồng thời tổ chức cũng quản lý được hệ thống. Việc cài đặt gồm có cài đặt phần mềm, thiết lập thông số cấu hình của hệ thống, thiết lập quyền sử dụng và lập hồ sơ về các thông số cấu hình.
Chuyển đổi hệ thống là công việc chuyển tất cả các tác nghiệp (business transactions) đang thực hiện trên hệ thống củ sang khai thác trên hệ thống mới, để bảo đãm rằng tất cả các chức năng xử lý của tổ chức vẫn được tiến hành mà không bị gián đoạn hoặc ách tắt. Chuyển đổi hệ thống phải được thực hiện trên 5 nội dung chuyển đổi (quy trình, biểu mẫu, cơ sở dữ liệu, phần mềm, thiết bị) và có phương pháp thích hợp (trực tiếp, song hành, theo giai đoạn hoặc thăm dò).
Lập tài liệu cho hệ thống gồm lập tài liệu hướng dẫn sử dụng cho từng vai trò của người sử dụng trong hệ thống, và lập tài liệu mô tả hệ thống để duy trì và phát triển hệ thống sau này.
Quản lý cấu hình hệ thống để bảo đãm rằng chỉ có những thay đổi có kiễm soát mới được chấp nhận trong hệ thống, để tổ chức kiễm soát được mọi thay đổi của hệ thống.
Huấn luyện người sử dụng là để bổ sung kiến thức và kỹ năng cần thiết cho họ vận hành, khai thác và quản lý hệ thống được tốt nhất. Nội dung huấn luyện và cách huấn luyện tùy vào yêu cầu và năng lực của người được huấn luyện.
Hổ trợ sử dụng là để bảo đãm cho hệ thống vượt qua các khó khăn trong quá trình khai thác, như có tình huống khó khăn hoặc sự cố xảy ra; tuy nhiên đầu tư để phòng tránh tốt hơn là khắc phục.
Cải tiến hệ thống là sửa đổi, bổ sung một số chức năng của hệ thống cho phù hợp với yêu cầu công việc hoặc môi trường vận hành của tổ chức, nhằm kéo dài chu kỳ sống của hệ thống.
CÂU HỎI ÔN TẬP
1. Hãy cho biết các loại phần mềm chính. Trong số này, phần mềm nào có thể thuộc vào hệ thống thông tin CBIS ?
2. Hãy cho biết tính chất phức tạp của công việc lập trình phát sinh từ đâu ?
3. Hãy giải thích vì sao cần phân quyền sử dụng trên hệ quản trị CSDL, và điều đó được thực hiện như thế nào ?
4. Hãy cho biết lỗi (sai sót) là gì và nguyên nhân nào phát sinh ra lỗi trong hệ thống ? 5. Hãy cho biết ý nghĩa của việc kiễm thử hệ thống.
6. Hãy cho biết các nguyên tắc chung để đưa đến chiến lược kiễm thử có hiệu quả. 7. Hãy mô tả các công việc cài đặt hệ thống.
8. Hãy cho biết các nội dung công việc chuyển đổi hệ thống và các phương pháp chuyển đổi co bản 9. Hãy cho biết việc lập các tài liệu là nhằm mục đích gì ?
10.Hãy so sánh công việc xử lý sự cố và công việc kiễm lỗi, và đưa ra nguyên tắc chung để đối phó với lỗi cũng như sự cố.
11.Hãy cho biết trình tự để cải tiến hệ thống.
12.Hãy cho biết các yếu tố chính quyết định sự thành công của hệ thống thông tin quản lý dựa trên máy tính (CBIS)
CHỌN CÂU TRẢ LỜI ĐÚNG
13.Công việc nào sau đây không được thực hiện trong giai đoạn triễn khai ứng dụng ? a) Cài đặt cấu trúc cho các bảng dữ liệu trên cơ sở dữ liệu
b) Lập trình cho phần mềm
c) Đặc tả yêu cầu chức năng cho hệ thống d) Thiết lập hồ sơ quản lý cấu hình cho hệ thống
14.Tính chất phức tạp trong công tác lập trình xuất phát từ nguyên nhân … a) Sử dụng kiến thức hiện tại để giải quyết các yêu cầu trong tương lai
b) Mang nặng tính sáng tác chứ không thể sản xuất bằng quy trình công nghiệp c) Công nghệ xử lý thông tin đang thay đổi rất nhanh
d) Cả a, b, và c đều đúng (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
15.Bản chất của công việc kiễm thử là
a) Sử dụng các kỹ thuật đã biết để dò tìm lổi
b) Định nghĩa lổi, và tìm xem nó có tồn tại trong hệ thống hay không
c) Tìm hiểu toàn bộ hệ thống để chỉ ra khiếm khuyết, hoặc sai sót của nó so với yêu cầu d) Cả a, b và c đều đúng
16.Khi hệ thống vừa mới được tạo ra, đối tượng nào cần được kiễm thử nhiều nhất a) Người sử dụng
b) Phần cứng, thiết bị c) Phần mềm ứng dụng d) Quy trình khai thác
17.Phát biểu nào sau đây mô tả chuyển đổi thăm dò (pillot conversion)
a) Toàn bộ hệ thống củ ngừng hoạt động và hệ thống mới bắt đầu hoạt động b) Toàn bộ hệ thống củ vẫn còn hoạt động trong khi hệ thống mới đã bắt đầu c) Một phần của hệ thống củ được thay thế dần bằng hệ thống mới
d) Hệ thống mới được đưa vào vận hành ở một vài chi nhánh của tổ chức
TÀI LIỆU THAM KHẢO
1. Modern System Analysis and Design, Jeffrey A.Hoffer, Joey F.George, Joseph S.Valacich. Addision Wesley, 2002: Chương 14, 15, 16, 17 và 18.
Chương 6:
HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ THEO CHỨC NĂNG
Trong chương 3, chúng ta biết rằng việc tổ chức ra bộ máy quản lý là để điều khiển các hoạt động sản xuất làm việc ổn định, có hiệu quả cao hơn và tạo ra sản phẩm tốt hơn. Các hoạt động xử lý cơ bản của bộ máy quản lý dựa trên kiến thức quản lý, kiến thức tổ chức và kiến thức công nghệ thông tin trong đó, nhân lực là nguồn lực chính để thực hiện các công việc quản lý. Trong thời đại thông tin và tri thức hiện nay, người quản lý cần xử lý một khối lượng thông tin lớn để ra quyết định hợp lý nhất, do đó để giải quyết tình trạng quá tải cho những người làm công tác quản lý, cũng như để phù hợp với nguồn nhân lực được đào tạo chuyên môn từ các trường đại học, các tổ chức thường quản lý theo lĩnh vực chuyên môn như quản lý kinh doanh (tiếp thị bán hàng), quản lý nhân sự, quản lý kế toán, quản lý sản xuất, quản lý văn phòng, tạo thành hệ thống thông tin quản lý theo chức năng. Trong chương 6, chúng ta sẽ tìm hiểu về hệ thống thông tin này.
6.1 HỆ THỐNG THÔNG TIN TIẾP THỊ BÁN HÀNG
Tiếp thị, bán hàng là công việc chính của các tổ chức kinh doanh, nhằm đưa hàng hóa, dịch vụ đến người tiêu dùng (khách hàng) bằng hình thức mua bán hoặc trao đổi, và qua đó tạo ra doanh thu cho tổ chức dùng để trang trải cho các chi phí trong tổ chức như trả lương, mua nguyên vật liệu, đầu tư sản xuất, quảng cáo. Bán hàng gồm các công việc tiếp xúc với khách hàng, nhận yêu cầu đặt hàng, giao hàng, thu tiền, và các dịch vụ hậu mãi. Để bán được hàng, tổ chức cần phải tiếp thị: điều tra thị trường, xác định sản phẩm tiềm năng, xác định khách hàng tiềm năng cho sản phẩm (nhận biết khách hàng cần gì, sản phẩm và dịch vụ nào khách hàng muốn mua và có thể mua), và thực hiện các chiến dịch quảng cáo, khuyến mãi, khuếch trương thương hiệu,… Tiếp thị và bán hàng thực sự không thể tách rời nhau.
Hoạt động tiếp thị bán hàng được E. Jerome McCarthy khái quát hóa bằng từ “Marketing Mix” gồm 4 nhóm hoạt động cơ bản (4 Ps):
1. Đặc tả tính chất của hàng hóa hoặc dịch vụ làm thỏa mãn mong muốn của khách hàng (‘Product’), kể cả các phương thức chăm sóc khách hàng. ‘Product’ là yếu tố cơ bản để làm hài lòng khách hàng (nó tạo ra ý niệm về ‘chất lượng’ của sản phẩm).
2. Xác định giá bán (‘Pricing’) cho một sản phẩm, bao gồm cả giá khuyến mãi. Giá bán không hẳn chỉ là tiền, nó có thể là những thứ có giá trị trao đổi với hàng hóa được bán. ‘Pricing’ là yếu tố quyết định giá trị trao đổi – mua bán, đưa đến lời / lổ.
3. Quảng cáo sản phẩm, phổ biến thương hiệu, nhãn hiệu hàng hóa và khuyếch trương thị phần (Promotion). ‘Promotion’ là yếu tố khẳng định sự vượt trội so với các sản phẩm khác.
4. Thiết lập các kênh phân phối hàng hoá đến khách hàng, như các điểm bán hàng, đại lý bán lẻ, các kênh bán hàng trực tuyến trên Internet (Place). Đây là cách mà sản phẩm đến được (hay bán cho) người tiêu dùng.
Như vậy, tiếp thị bán hàng là sự hoạch định và thực thi các ý tưởng kinh doanh trong việc mua bán hàng hóa. Mọi hoạt động tiếp thị bán hàng đều liên kết với nhu cầu của khách hàng trong thị trường mục tiêu, và sau đó là cố gắng làm thỏa mãn các yêu cầu tốt hơn các đối thủ cạnh tranh, bằng cách
nghiên cứu thị truờng, phân tích yêu cầu và quyết định các chính sách phát triển sản phẩm/dịch vụ, định giá, khuyến mãi. Đối tượng quyết định nội dung của các hoạt động tiếp thị bán hàng là những đối tượng (4 Ps) thuộc môi trường bên ngoài, do đó thông tin từ môi trường đến tổ chức và ngược lại là cơ sở để tiến hành các hoạt động tiếp thị bán hàng.
Hệ thống thông tin tiếp thị bán hàng là một hệ thống con của hệ thống thông tin quản lý; nó giúp cho tổ chức xác định khách hàng cho sản phẩm, cách phát triển sản phẩm để thỏa mãn cho khách hàng, khuyến mãi- bán sản phẩm, và duy trì quan hệ với khách hàng.
Ở mức chiến lược, hệ thống sẽ giám sát các xu hướng thay đổi có ảnh hưởng đến sản phẩm và cơ hội kinh doanh, theo dõi hành động của các đối thủ cạnh tranh, trợ giúp người quản lý hoạch định các sản phẩm/dịch vụ hoặc hình thức buôn bán mới.
Ở mức chiến thuật, hệ thống hổ trợ cho các chiến dịch quảng cáo khuyến mãi và quyết định giá bán, đưa ra các phương án tiếp cận thị trường bằng cách phân tích kết quả bán hàng và hiệu quả của các hoạt động bán hàng.
Ở mức vận hành, hệ thống trợ giúp thông tin về vị trí hoặc phương tiện để liên lạc với những khách hàng tiềm năng, ghi vết các hoạt động buôn bán, xử lý các đơn đặt hàng và cung cấp thông tin hổ trợ khách hàng.
Internet ngày càng phổ biến kết nối tất cả mọi người trên thế giới với chi phí thấp hơn nhiều so với giá trị mà nó mang đến cho người sử dụng qua các ứng dụng Web (client-server 3 lớp), do đó thương mại điện tử (E-Commerce) thường được sử dụng để hiện thực hóa chức năng tiếp thị bán hàng trên mạng Internet.
6.1.1Nghiên cứu thị trường
Nghiên cứu thị trường đặt mục tiêu vào việc tìm kiếm thông tin và tri thức mô tả các mối quan hệ giữa người tiêu dùng, sản phẩm, phương pháp tiếp thị bán hàng, nguồn lực thực hiện để phát hiện cơ hội kinh doanh, đánh giá năng lực của thị trường, và lập kế hoạch tiếp thị. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Nghiên cứu thị trường thu thập thông tin trên nhiều chủ đề khác nhau như xu hướng kinh tế, trình độ công nghệ, các hãng sản xuất, chính sách giá, mạng lưới phân phối sản phẩm, đặc điểm cạnh tranh, cơ hội phát triển cũng như hành vi hay thói quen mua hàng của người tiêu dùng. Tiến trình nghiên cứu thị trường gồm 4 bước:
1. Định nghĩa vấn đề cần nghiên cứu (như: tại sao việc bán tạp hóa trực tuyến lại phát triển chậm hơn bán sách trực tuyến ?), và mục tiêu nghiên cứu thị trường có tính khả thi và đo lường được. 2. Xác định phuơng pháp nghiên cứu (ví dụ: sử dụng cách phân tích mẫu, hay phiếu thăm dò) và kế
hoạch thu thập dữ liệu. 3. Tiến hành thu thập dữ liệu. 4. Phân tích và tổng hợp dữ liệu.
Những khách hàng giống nhau về độ tuổi, giới tính, trình độ văn hóa, nghề nghiệp, lối sống,… thì họ cũng có thị hiếu tương tự nhau về sản phẩm và cách tiêu dùng sản phẩm; điều này dẫn đến khái niệm
thị, quảng cáo và bán hàng (‘4 Ps’) cho phù hợp. Một xử lý quan trọng của việc phân khúc thị trường là phân tích mối quan hệ giữa các đặc điểm của nhóm với đặc tính của sản phẩm hoặc thói quen mua sản phẩm. Hệ thống thông tin cần chỉ ra được nhóm khách hàng nào thích mua hoặc sử dụng sản phẩm nào, và họ khác với những khách hàng không thích sản phẩm ở chổ nào. Bằng cách phân tích các mẫu thống kê về thị hiếu của khách hàng đối với từng loại sản phẩm và thể hiện chúng theo dạng đồ họa, hệ thống thông tin trên máy tính có thể trợ giúp đắc lực cho việc này.
Có rất nhiều phương pháp để thu thập dữ liệu về khách hàng. Ví dụ, bằng cách sử dụng các phiếu thăm dò, người đại diện bán hàng có thể phân tích được nhu cầu, sở thích, hay các sản phẩm mà khách hàng ưu thích. Một cách nghiên cứu khác là gửi thư đến khách hàng, là những người được chọn lọc từ những khách hàng hiện tại, khách hàng tiềm năng hay chọn ngẫu nhiên.
Internet là một công cụ mạnh có hiệu quả cao được dùng phổ biến trong việc nghiên cứu hành vi của khách hàng hay xác thực ý thích của các khách hàng đối với một vài sản phẩm mới. Các doanh nghiệp thu hút khách hàng viếng thăm các trang Web của họ bằng các tiện ích làm vui lòng khách hàng như chơi game, đố vui, download phần mềm; với điều kiện là họ cần trả lời vài câu hỏi trong phiếu thăm dò trước khi sử dụng các tiện ích này; tuy nhiên, có khoảng 40% thông tin trả lời không chính xác. Để tránh vấn đề này, các doanh nghiệp tìm hiểu khách hàng trong khi khách hàng đang quan tâm về sản phẩm hay dịch vụ mà họ thích bằng cách “quan sát” hành vi của họ thay vì đặt câu hỏi trực tiếp: Nhiều website sử dụng các Cookies (một dạng thông số cấu hình cho trình duyệt web