Hệ thống đăng ký bất động sản ở Nhật Bản được xõy dựng nhằm cụng khai húa cỏc thụng tin về bất động sản và những thay đổi cỏc vật quyền đối với bất động sản đú. Ở Nhật Bản, thời kỳ Minh trị bắt đầu quỏ trỡnh lập địa đồ và đăng ký đất. Mục đớch ban đầu của quỏ trỡnh này là phục vụ việc thu thuế đất (là một trong những nguồn thu ngõn sỏch chủ yếu thời kỳ đú). Nhưng mục đớch ban đầu dần dần trở nờn thứ yếu, do việc đăng ký, hay thụng bỏo cụng khai hiện trạng bất động sản và cỏc quyền đối với bất động sản khụng chỉ phục vụ việc thu thuế (thuế đất dần dần khụng cũn là nguồn thu ngõn sỏch chủ yếu nữa, do sự cụng nghiệp húa diễn ra nhanh chúng ở xó hội Nhật Bản), mà chủ yếu phục vụ cho hoạt động thị trường bất động sản và cỏc giao dịch khỏc liờn quan đến bất động sản.
Về tổ chức hệ thống cơ quan đăng ký, cỏc Phũng đăng ký là cơ quan cú trỏch nhiệm đăng ký bất động sản. Hệ thống đăng ký ở Nhật Bản gồm ba cấp: Cục phỏp vụ, cỏc Phũng phỏp vụ cấp huyện và cỏc Trạm đăng ký. Nhật Bản cú cỏc Trạm đăng ký được đặt tại khoảng 800 địa điểm trờn cả nước và cú khoảng 10.000 cụng chức nhà nước làm cụng tỏc đăng ký.
Thẩm quyền đăng ký được cỏc Phũng đăng ký thực hiện theo theo
địa hạt (theo đơn vị hành chớnh). Trong trường hợp một bất động sản nằm trờn lónh thổ một số đơn vị hành chớnh khỏc nhau, thỡ Bộ trưởng Bộ Tư phỏp sẽ chỉ định Phũng đăng ký thực hiện việc đăng ký đối với bất động sản đú.
Ở Nhật Bản, bất động sản được đăng ký bao gồm đất và cỏc cụng trỡnh trờn đất. Đất đai bao gồm cả bề mặt đất bị nước bao phủ. Đất được phõn theo thửa và được đỏnh số và mỗi thửa được coi như một đơn vị đất đai. Cụng trỡnh trờn đất được coi là đối tượng độc lập và được đăng ký độc lập. Phỏp luật khụng quy định cụ thể khỏi niệm cụng trỡnh; thực tế đõy là một khỏi niệm được thừa nhận trong quỏ trỡnh thực hiện cỏc giao dịch trong xó hội.
phải được đăng ký bao gồm cỏc quyền: quyền sở hữu, quyền trờn mặt đất, quyền thuờ đất chăn nuụi, canh tỏc, quyền địa dịch, quyền ưu tiờn, thế chấp, quyền thuờ đất, quyền khai thỏc ngầm. Ngoài ra, quyền yờu cầu đối với một quyền cú điều kiện liờn quan đến bất động sản cũng như những thay đổi cỏc quyền đối với bất động sản cũng được đăng ký theo hỡnh thức đăng ký tạm thời.
Việc đăng ký được thực hiện theo một số nguyờn tắc như sau: Trờn cơ sở cú đơn yờu cầu đăng ký bằng văn bản;
Cú sự hiện diện của cỏc bờn liờn quan. Theo nguyờn tắc này, khụng được phộp đăng ký giỏn tiếp như chuyển hồ sơ qua đường bưu điện hay qua một người khỏc (khụng phải là người được ủy quyền đăng ký);
Đơn yờu cầu đăng ký là đơn chung do người cú nghĩa vụ và người cú quyền cựng thực hiện;
Trường hợp ngoại lệ của nguyờn tắc trờn là trường hợp đăng ký theo quyết định của Tũa ỏn, yờu cầu đăng ký do thừa kế; đăng ký thay đổi thụng tin về người yờu cầu đăng ký; đăng ký bảo lưu quyền sở hữu…
Người làm đơn yờu cầu đăng ký là cỏc bờn bao gồm người cú quyền và người cú nghĩa vụ; ngoài ra, cỏc bờn cú thể ủy quyền cho bờn thứ ba thực hiện việc đăng ký. Phỏp luật cú quy định cụ thể về năng lực của người được ủy quyền.
Nhõn viờn đăng ký là người chịu trỏch nhiệm về việc đăng ký, được bổ nhiệm từ những cỏn bộ cụng tỏc tại cỏc Phũng đăng ký. Nhõn viờn đăng ký thực hiện nhiệm vụ của mỡnh một cỏch độc lập và phải chịu trỏch nhiệm về cụng việc của mỡnh, phải thực hiện việc đăng ký một cỏch cụng bằng và khụng chậm trễ.
Trong trường hợp nhận đơn yờu cầu đăng ký hiện trạng bất động sản, đăng ký viờn khụng những kiểm tra trờn đơn và giấy tờ trong hồ sơ đăng ký, mà cũn cú quyền tiến hành việc khảo sỏt tại chỗ cỏc vấn đề liờn quan đến hiện trạng của đất đai hay cụng trỡnh xõy dựng.
Cũn đối với đơn yờu cầu đăng ký quyền đối với bất động sản, đăng ký viờn kiểm tra về tớnh hợp phỏp về mặt thủ tục của đơn yờu cầu đăng ký. Đăng ký viờn khụng kiểm tra cỏc vấn đề về mặt luật nội dung, mà chỉ thẩm tra những vấn đề đó được kờ khai trong đơn yờu cầu đăng ký.
Nếu chấp nhận đơn yờu cầu đăng ký, đăng ký viờn tiến hành việc đăng ký và vào Sổ đăng ký. Luật đăng ký bất động sản quy định chi tiết việc vào Sổ đăng ký, cỏch sử dụng cỏc mẫu tự, cỏch thức hiệu chỉnh cỏc vấn đề v.v…
Đối với trường hợp đăng ký hiện trạng, thỡ cỏc vấn đề liờn quan đến hiện trạng của bất động sản, lý do đăng ký, ngày phỏt sinh lý do đăng ký được ghi vào phần mụ tả hiện trạng của tờ đăng ký và Đăng ký viờn đúng dấu vào đú. Trường hợp đăng ký cỏc quyền, quyền sở hữu, thỡ việc mụ tả hiện trạng được ghi vào từng cột dành riờng. Đăng ký viờn cũng ghi rừ cả ngày nhận đơn, số tiếp nhận tờn và địa chỉ của người yờu cầu đăng ký.
Sau khi hoàn thành việc đăng ký, đăng ký viờn ghi ngày tiếp nhận đơn, số tiếp nhận, số thứ tự đăng ký và lời xỏc nhận hoàn thành việc đăng ký vào văn bản xỏc nhận đăng ký được đớnh kốm theo đơn yờu cầu đăng ký hoặc bản đỳp của đơn, sau đú đúng dấu và gửi cho người yờu cầu đăng ký.