Đặc điểm nổi bật của hệ thống cơ quan đăng ký bất động sản ở nước ta là sự phõn tỏn của cơ quan đăng ký. Đặc điểm này phự hợp với tư duy coi đăng ký bất động sản là một nội dung của hoạt động quản lý nhà nước đối với bất động sản, đồng nhất hoạt động đăng ký bất động sản với việc Nhà nước cụng nhận quyền về bất động sản.
Theo quy định của cỏc văn bản phỏp luật hiện hành, tại trung ương, chức năng quản lý nhà nước về từng lĩnh vực bất động sản cụ thể được giao cho nhiều Bộ khỏc nhau như Bộ Tài nguyờn và Mụi trường, Bộ Xõy dựng, Bộ Giao thụng vận tải, Bộ Nụng nghiệp và phỏt triển nụng thụn… Xuống đến địa phương, chức năng đú được phõn chia tương ứng cho cỏc cơ quan chuyờn mụn thuộc Ủy ban nhõn dõn. Do đú, gần như khụng thể tập trung việc đăng ký bất động sản vào một đầu mối, trừ khi tập trung cỏc cơ quan
quản lý bất động sản vào một đầu mối. Nhưng điều đú là khụng khả thi bởi bất động sản gồm rất nhiều loại khỏc nhau. Điều đú giải thớch tại sao hệ thống cỏc cơ quan đăng ký bất động sản hiện nay lại bao gồm cơ quan đăng ký đất đai (Văn phũng đăng ký quyền sử dụng đất) tỏch biệt với cơ quan đăng ký nhà ở, cụng trỡnh xõy dựng (cỏc Phũng quản lý và phỏt triển nhà ở). Cỏc cơ quan đăng ký này được tổ chức ở cấp tỉnh và cấp huyện, là cơ quan thuộc Ủy ban nhõn dõn cựng cấp.
Mỗi một hệ thống ngành dọc quản lý về từng loại bất động sản lại cú những trỡnh tự, thủ tục đăng ký bất động sản khỏc nhau. Phõn tớch hệ thống cỏc cơ quan đăng ký bất động sản hiện hành cú thể thấy sự phõn tỏn về thẩm quyền đăng ký bất động sản được xỏc định theo tiờu chớ sau: (i) Theo loại bất động sản; (ii) theo chủ sử dụng đất, chủ sở hữu bất động sản; (iii) theo địa giới hành chớnh.
Việc tổ chức đăng ký bất động sản hiện hành cũng cú những ưu điểm nhất định như sau:
Thứ nhất, việc ghi nhận, lập hồ sơ phỏp lý của từng loại bất động
sản được thực hiện thống nhất với việc ghi nhận, lập hồ sơ hiện trạng, kỹ thuật của loại bất động sản đú. Điều này làm cho thụng tin về từng loại bất động sản được quản lý tập trung, bao gồm cả thụng tin về hiện trạng, kỹ thuật lẫn thụng tin về tỡnh trạng phỏp lý.
Thứ hai, việc thực hiện nhiệm vụ của cơ quan đăng ký bất động sản,
đồng thời là cơ quan quản lý bất động sản, trở nờn hết sức thuận lợi. Cơ quan đăng ký bất động sản cú thể chủ động thực hiện nhiệm vụ của mỡnh mà khụng cần cú cơ chế trao đổi, phối hợp để lấy thụng tin về hiện trạng của bất động sản.
Tuy nhiờn, những ưu điểm đú khụng bự đắp lại được những hạn chế của việc tổ chức cỏc cơ quan đăng ký bất động sản phõn tỏn như hiện nay, đú là:
hồ sơ phỏp lý về rừng được tạo lập riờng rẽ và quản lý phõn tỏn tại cỏc hệ thống cơ quan khỏc nhau. Trong khi đú thỡ cỏc loại bất động sản này khi giao dịch thường là một khối thống nhất. Do đú, những hồ sơ này vừa chồng chộo lại vừa khụng đầy đủ cho một khối bất động sản gắn kết (giữa nhà và đất) đưa vào giao dịch.
Hai là, trỡnh tự, thủ tục đăng ký đối với từng loại bất động sản khú
đảm bảo tớnh đồng bộ, thống nhất. Trong khi đú, như trờn đó phõn tớch, bất động sản đưa vào giao dịch luụn là một khối thống nhất. Vỡ vậy, sự chia cắt sẽ dẫn đến khú khăn, tốn kộm cho việc thực hiện đăng ký bất động sản cũng như tỡm hiểu thụng tin về tỡnh trạng phỏp lý của bất động sản. Người dõn khi đến làm thủ tục giao dịch về quyền sử dụng đất và tài sản gắn liền với đất phải lập nhiều hồ sơ, đến nhiều cơ quan để yờu cầu đăng ký với quy trỡnh đăng ký khỏc nhau, nhiều thời hạn giải quyết, nhiều loại lệ phớ… Điều này hoàn toàn khụng cú lợi cho việc xõy dựng một thị trường bất động sản hoạt động lành mạnh, cú sức cạnh tranh trong khuụn khổ phỏp luật, ảnh hưởng trực tiếp đến quyền và lợi ớch của người dõn.
Ba là, việc ghi nhận hiện trạng bất động sản và đăng ký bất động
sản được thực hiện tập trung tại một hệ thống cơ quan dẫn đến tỡnh trạng "cỏt cứ" thụng tin về bất động sản, khụng tạo ra động lực để xõy dựng cơ chế trao đổi, phối hợp thụng tin. Thụng tin về bất động sản do ngành nào quản lý thỡ được coi là "tài sản" của ngành đú, do ngành đú độc quyền khai thỏc. Đõy là điểm bất lợi khụng chỉ đối với xó hội mà cũn đối với cả cụng tỏc quản lý nhà nước.
Bốn là, việc lập hồ sơ hiện trạng, kỹ thuật về bất động sản trong
nhiều trường hợp bị ảnh hưởng do việc chưa lập được hồ sơ phỏp lý về bất động sản, từ đú ảnh hưởng trực tiếp đến cụng tỏc quản lý nhà nước đối với bất động sản. Vớ dụ: do người dõn ngại sự phiền hà, phức tạp của thủ tục đăng ký quyền sở hữu nhà ở, trong khi lại khụng cú nhu cầu chuyển nhượng nờn khụng đi đăng ký quyền sở hữu nhà, dẫn đến việc cơ quan quản lý về xõy dựng khụng nắm được quỹ nhà ở trờn thực tế, hồ sơ hiện trạng kỹ thuật về nhà
ở sẽ bị bỏ ngỏ. Trường hợp khỏc là đất đó sử dụng hợp phỏp từ lõu nhưng chưa làm thủ tục cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, dẫn đến việc khụng lập được hồ sơ, bản đồ địa chớnh của thửa đất, ảnh hưởng đến cụng tỏc quản lý đất đai…
Kinh tế - xó hội càng phỏt triển, cỏc quan hệ giao lưu trở nờn phổ biến và phức tạp hơn đũi hỏi phải cú một cơ chế điều chỉnh hiệu quả, tương thớch và phự hợp. Do vậy, xõy dựng và hoàn thiện hệ thống quy phạm phỏp luật về ĐKBĐS đảm bảo hiệu lực, hiệu quả là hết sức cần thiết, phự hợp với nhu cầu phỏt triển kinh tế - xó hội của nước ta giai đoạn hiện nay.