Kỹ năng mềm là loại kỹ năng thiên khá nhiều về yếu tố bẩm sinh, tuy nhiên phần lớn con người nếu chịu khó rèn luyện thì vẫn có thể nâng cao đáng kể kỹ năng của bản thân. Kỹ năng mềm là loại kỹ năng vô cùng phong phú và quan trọng bao gồm: kỹ năng giao tiếp, kỹ năng làm việc độc lập, làm việc nhóm, kỹ năng trình bày, thuyết trình, kỹ năng quản lý thời gian, kỹ năng thông tin và tổng hợp thông tin…
Để thành công trong cuộc sống, người lao động cần có cả hai loại kỹ năng cứng và kỹ năng mềm. Kỹ năng cứng tạo tiền đề và kỹ năng mềm tạo nên sự phát triển, cần phải vận dụng linh hoạt và phù hợp hai loại kỹ năng cơ bản này trong cuộc sống và công việc. Để thực hiện tốt nhất các công việc được giao, mỗi người lao động phải có kỹ năng nghề nghiệp nhất định. Một nhà quản lý phải có kỹ năng tổ chức và điều hành doanh nghiệp, kỹ năng tư duy, kỹ năng thông tin; nhân viên kế toán phải có kỹ năng hạch toán, cân đối sổ sách kế toán, người bán hàng phải có kỹ
năng bán hàng thông qua kỹ năng giao tiếp với khách hàng, lựa chọn phương thức và thủ thuật bán hàng tối ưu và một giáo viên phải có kỹ năng, nghiệp vụ sư phạm chuyển tải kiến thức đến học sinh, sinh viên sao cho dễ hiểu, dễ nhớ.
Như vậy, kỹ năng là yếu tố quan trọng để xác định chất lượng nhân lực. Có thể hiểu kỹ năng là mức độ thành thạo, chuyên nghiệp của người lao động tại vị trí công việc mà mình đảm nhận.
Kỹ năng giao tiếp
Kỹ năng giao tiếp của nhân viên cần phải tích lũy và phát triển khả năng này như một thói quen hằng ngày để đạt được thành công trong sự nghiệp cũng như cuộc sống. Nhân viên có thể áp dụng những cách khác nhau để cải thiện kĩ năng giao tiếp như:
Nói với giọng nhiệt tình, quyết đoán: Nói nhỏ, nói lí nhí là dấu hiệu của sự thiếu tự tin, không chắc chăn trong công việc. Nếu nhân viên là người nói chậm thì nên luyện tập cách nói to, nhanh rõ ràng và dứt khoát hơn. Hãy ngẩng cao đầu và nói một cách rõ ràng, khẳng khái.
Không nói vòng vo: Khi được hỏi một vấn đề, nhân viên hãy trả lời thẳng thắn và trực tiếp đi vào vấn đề. Nhân viên cũng có thể dành vài giây suy nghĩ nhưng không nên trả lời một cách vòng vo, đi ra ngoài chủ đề cuộc đối thoại, hoặc những điều không liên quan. Hãy nói một cách trực tiếp để chứng tỏ sự tự tin của mình cũng như thể hiện sự tôn trọng thời gian của đối phương.
Tránh ậm ừ: Những từ dư thừa như “à, ừ” đã tố cáo sự lo lắng, hồi hộp, sợ hãi hay không nắm rõ thông tin của bạn. Đặc biệt trong những buổi thuyết trình, hay chia sẻ sự ậm ừ sẽ khiến mọi người đánh giá thấp bạn. Vì vậy, một điều cần thiết là hạn chế một cách tối đa việc thêm các từ đó trong cuộc nói chuyện của mình.
Hỏi lại những điều chưa rõ: Đây là cách mà mỗi cá nhân thể hiện sự tham gia và tập trung vào cuộc nói chuyện. Hơn nữa, nghe kĩ, hỏi lại những điều mình chưa rõ sẽ giúp bạn nhìn nhận và tương tác với người nói chuyện một cách chính xác, hiệu quả hơn, tránh những nhầm lẫn, sai sót hoặc hiểu nhầm một cách không đáng có trong công việc.
Liên lạc qua ánh mắt: Ánh mắt có thể thể hiện sự tự tin, quả quyết và thấu hiểu. Người đối diện sẽ biết bạn có thoải mái, tự tin và nắm được vấn đề trong cuộc nói chuyện hay không thông qua ánh mắt của bạn.
Chứng tỏ khả năng giao tiếp qua văn viết: Bên cạnh nói, viết cũng là cách thức thể hiện phong cách giao tiếp của bạn bởi các công việc hiện nay đều đòi hỏi kỹ năng viết ở một mức độ nào đó, đơn giản nhất là qua email trao đổi nhiệm vụ hằng ngày.