Có rất ít dự ân diễn ra đúng dự kiến, dù cho hoạch định kỹ lưỡng đến đđu. Cập nhật liín tục văo sơđồ mạng sẽ cho phĩp tìm ra câc thiếu sót trước khi đê đi quâ xa. Thủ tục xem xĩt lại vă sử dụng kỹ thuật mạng giữ cho công tâc quản trịđược cập nhật vă theo sât tình trạng dự ân.
Cần theo dõi chặt chẽ tiến trình thực hiện từng công việc so sânh nó với kế hoạch, phât hiện câc sai lệch, nhận thức ảnh hưởng của câc sai lệch lín đường găng, phât hiện câc
đường găng mới, câc công việc găng cần phải chú trọng. Hơn nữa, cần phải sử dụng PERT chi phí để kiểm soât câc phât sinh lệch khỏi ngđn sâch dự toân, để có biện phâp điều chỉnh kịp thời.
Câc dự ân diễn ra trong khoảng thời gian dăi vă sẽ chấm dứt khi đạt được mục tiíu của nó. Vì thế việc lập kế hoạch tiến độ cho dự ân phải chấp nhđn câc đặc điểm chủ yếu của sản xuất dự ân lă:
− Câc công việc thường chỉ gặp một lần nín rất khó xâc định chính xâc thời gian thực hiện vă hao tổn thực tế nguồn lực.
− Câc dự ân khi hoăn thănh sẽ giải thể nín người ta không có tổ chức ổn định cho dự ân. Mỗi dự ân gồm nhiều người, nhiều bộ phận tham gia vì thế phải có một câch thức
để phối trí rõ răng tỷ mỷ câc hoạt động.
Công cụ hoạch định vă kiểm soât hữu hiệu với câc dự ân lă kỹ thuật sơđồ mạng PERT vă câc công cụ của kỹ thuật PERT.
Câc bước cơ bản cho việc quản trị dự ân:
1. Lập một bâo câc rõ răng về mục tiíu của dự ân, vă đặc biệt lă phải chỉ ra điều gì mă dự ân cần đạt được.
2. Lập danh mục câc công việc với thứ tự thực hiện, xâc định bằng công việc năo cần phải hoăn thănh trước nó. Ước lượng thời gian thực hiện công việc, có thể một câch trực tiếp xâc định thời gian thực hiện trong điều kiện bình thường với mức sử dụng nguồn lực bình thường. Nếu không thì phải xâc định thời gian thực hiện công việc trong điều kiện lạc quan, bi quan, vă điều kiện dễ xảy ra nhất.
3. Phât triển một sơđồ mạng.
4. Tính toân đường găng vă lập tiến độ cho câc công việc.
5. Điều chỉnh hay phđn bố câc nguồn lực, xđy dựng câc quyết định rút ngắn thời gian dự ân khi muốn hoăn thănh dự ân như dự kiến.
6. Giao trâch nhiệm cụ thể cho mỗi bộ phận về câc công việc của dự ân vă theo dõi công việc có phù hợp với kế hoạch tiến độđê xđy dựng hay không
7. Kiểm soât dự ân bằng câch giâm sât sự thực hiện, điều chỉnh câc công việc vă lập lại kế hoạch nếu cần.
CHƯƠNG XII
LẬP TIẾN ĐỘ VĂ KIỂM SOÂT CÂC HOẠT ĐỘNG DỊCH VỤ