Nếu dịch vụ khách hàng là đầu ra của hệ thống logistics thì vật tư hàng hóa là đầu vào của quá trình. Nghiệp vụ mua hàng là một phần trong quản trị vật tư trong quản trị logistics. Mặc dù không trực tiếp tác động vào khách hàng nhưng nghiệp vụ mua hàng và vật tư có vai trò tạo tiền đề quyết định đối với chất lượng toàn bộ hệ
thống. Hoạt động này bao gồm: Xác định nhu cầu vật tư, hàng hóa, tìm kiếm và lựa chọn nhà cung cấp, tiến hành mua sắm, tổ chức vận chuyển, tiếp nhận và lưu kho…
Các quyết định trong mua hàng
- Quyết định về số lượng hàng hóa, cơ cấu hàng hóa, tổng số giá trị hàng hóa cần muạ
Để tính số lượng hàng hóa cần mua có thể dựa vào công thức: M = (B + K + H) - (D + N)
Trong đó:
M: Số lượng hàng hóa cần mua B: Dự báo bán
K: Lượng hàng mà khách hàng đặt hoặc ký hợp đồng. H: Lượng hàng dùng để xúc tiến.
D: Dự trữ hiện có.
N: Lượng hàng hóa đã đặt hoặc ký hợp đồng với nguồn hàng.
- Quyết định phương thức mua:
+ Mua lại thẳng: Không có vấn đề gì lớn cần phải điều chỉnh thương lượng với nguồn hàng.
+ Mua lại có điều chỉnh: Mua nhưng cần thương lượng, điều chỉnh để đi đến thống nhất giữa người mua và người bán về hàng hoá, giá cả.
+Mua mới: Bắt đầu tạo mối quan hệ với nguồn hàng.
- Quyết định về thời gian mua hàng:
Thời điểm mua hợp lý vừa đáp ứng tốt nhu cầu của mình, vừa được đánh giá là mua hiệu quả. Có những chính sách mua như sau:
+ Mua tức thì: Mua chỉ đáp ứng khi có nhu cầụ
+ Mua trước: Có lợi thế khi giá mua có khả năng cao hơn trong tương laị + Mua đầu cơ: Khác với mua trước ở chỗ nó có động cơ và khả năng phong tỏa giá trong tương laị
+ Mua hỗn hợp: Phối hợp mua tức thì và mua trước.
- Quyết định lựa chọn nhà cung ứng:
Doanh nghiệp cần phải tính toán, so sánh giữa các nhà cung ứng để lựa chọn ra nhà cung ứng phù hợp với doanh nghiệp.Trong nghiệp vụ mua hàng thì việc lựa chọn
(Có)
nhà cung cấp đối với doanh nghiệp là rất quan trọng. Đối với các loại hàng hóa thường xuyên kinh doanh, thì điều tra thêm để chọn nguồn cung cấp tốt nhất. Đối với các loại hàng hóa mới hay những lô hàng có giá trị thì việc nghiên cứu và lựa chọn nhà cung cấp là rất quan trọng.
Có hai cách lựa chọn nhà cung cấp mà các doanh nghiệp thường áp dụng: • Đối với các loại vật tư đã sử dụng thường xuyên, thì điều tra thêm để lựa chọn
được nhà cung cấp tốt nhất.
• Đối với các loại vật tư mới hay lô hàng có giá trị lớn, mới hoàn toàn thì phải nghiên cứu thật kỹ để chọn được nguồn cung ứng tiềm năng.
GIAI ĐOẠN KHẢO SÁT
GIAI ĐOẠN LỰA CHỌN
GIAI ĐOẠN ĐÀM PHÁN
GIAI ĐOẠN THỬ NGHIỆM
Đạt yêu cầu Quan hệ lâu dài
Hình 1.4: Bốn giai đoạn lựa chọn nhà cung cấp
Giai đoạn khảo sát: Là giai đoạn thu thập những thông tin từ các nhà cung cấp.
- Các thông tin trên mạng internet, tạp chí, các trang tâm thông tin.
- Xem xét lại các hồ sơ lưu trữ về các nhà cung cấp.
- Phỏng vấn các nhà cung cấp, các khách hàng sử dụng vật tư trước đó.
- Tham khảo ý kiến của các chuyên giạ
Giai đoạn lựa chọn: Sau khi đã thu thập được các thông tin ở giai đoạn khảo sát sẽ: Xử lý, phân tích, đánh giá ưu ngược điểm của từng nhà cung cấp so sánh với các tiêu chuẩn đã đặt ra và đưa ra danh sách những nhà cung cấp đạt yêu cầu
Khảo sát các nhà cung cấp đó và thẩm định Chọn nhà cung cấp chính thức. Giai đoạn đàm phán: Khi đã chọn được nhà cung cấp chính thức, doanh nghiệp sẽ tiến hành chuẩn bị cho đàm phán, ký kết hợp đồng như giai đoạn chuẩn bị, tiếp xúc, đàm phán và kết thúc đàm phán và tiến hành ký kết hợp đồng mua bán.
Giai đoạn thử nghiệm : Sau khi hợp đồng cung ứng được ký kết, là giai đoạn thực hiện hợp đồng và luôn theo dõi nhà cung cấp.
- Nếu đạt yêu cầu thì đặt quan hệ lâu dàị
- Nếu không đạt yêu cầu thì chọn nhà cung cấp khác.