Nội dung tiếp nhận hàng vào kho
Tiếp nhận hàn: Là hệ thống các mặt công tác kiểm tra tình hình số lượng và
chất lượng hàng hóa thực nhập vào kho, xác định trách nhiệm vật chất giữa các bên giao nhận, vận chuyển hàng hóa trong quá trình chuyển giao quyền sở hữu, quyền sở hữu hàng hóa theo các văn bản pháp lý quy định.
• Nhận hàng, kiểm hàng, xếp hàng vào kho: Bộ phận kho tiếp nhận hàng hóa,
kiểm tra về số lượng, nhãn hàng, tình trạng bao bì.
• Xử lý đối với hàng hư hỏng: Một số hàng hóa khi giao nhận do lỗi sản xuất
hay vận chuyển bị rách, ướt…nhân viên kho phải kết hợp với nhân viên nghiệp vụ để sửa chữa sai sót.
• Dán nhãn hàng hóa: Khi hàng hóa đã được cung cấp cho bộ phận kho vận
thì khi nhập kho hay xuất kho phải được dán nhãn để đảm bảo giúp kiểm tra về số lượng, chủng loại, và đảm bảo cho việc lưu kho hàng hóạ
• Lập và lưu trữ hồ sơ hàng hóa: Sau khi kiểm tra về số lượng và chất lượng,
nếu lô hàng đảm bảo thì người nhận hàng (thủ kho) ký vào hóa đơn giao hàng và kết thúc việc nhận hàng. Trường hợp không đảm bảo theo quy định hoặc không có kèm chứng từ thì phải giải quyết tùy theo mức độ để xử lý.
Sau khi tiếp nhận, phải tiến hành hoạch toán nghiệp vụ nhập hàng vào khọ Mỗi một lô hàng nhập kho phải ghi sổ theo dõi tình hình nhập hàng, đồng thời phải ghi chép số lượng hàng nhập vào trong thẻ kho để nắm được tình hình nhập xuất và tồn khọ
Các quyết định về nghiệp vụ kho hàng
- Quyết định về mức độ sở hữu: Là quyết định của doanh nghiệp tự đầu tư xây
và khai thác kho riêng hay thuê không gian chứa hàng trong một khoảng thời gian nhất định. Căn cứ để đưa ra quyết định lớn này gồm có: Cân đối giữa năng lực tài chính và chi phí kho, cân đối giữa tính linh hoạt và khả năng kiểm soát.
- Quyết định về mức độ tập trung: Doanh nghiệp cần quyết định sẽ sử dụng bao
nhiêu khỏ Ít kho với quy mô lớn hay nhiều kho với quy mô nhỏ? Địa điểm kho ở khu vực nào: Gần thị trường/gần nguồn hàng…Đó là các quyết định liên quan chặt chẽ với nhau và phụ thuộc vào nhiều yếu tố khác nhau:
• Thị trường mục tiêu: Qúa trình phát triển thị trường của doanh nghiệp, cơ cấu nhu cầu trên thị trường mục tiêu, nhu cầu về dịch vụ logistics của khách hàng (mặt hàng, thời gian và địa điểm…)
• Nguồn hàng :Số lượng và quy mô, cơ cấu nguồn hàng cung ứng cho thị
trường, vị trí phân bổ nguồn hàng cả về địa điểm và khoảng cách.
• Điều kiện giao thông vận tải: Mạng lưới các con đường giao thông, hạ tầng
cơ sở kỹ thuật của các điểm dừng đỗ: Bến cảng, sân bay, ga tàu, sự phát triển phương tiện vận tải, cước phí vận chuyển.
• Bố trí không gian trong kho: Cho dù là kho riêng hay kho thuê, việc bố trí
không gian và thiết kế mặt bằng kho ảnh hưởng rất lớn đến hiệu quả và hiệu suất của quá trình tác nghiệp trong khọ Thiết kế và quy trình mặt bằng kho cần căn cứ vào những yếu tố sau:
- Khối lượng/thể tích hàng hóa và thời gian lưu hàng trong khọ
- Bố trí đủ diện tích các khu vực dành cho các tác nghiệp như nhận hàng, giao hàng, tập hợp đơn hàng, văn phòng, dự trữ dài ngày/ngắn ngàỵ
- Nhu cầu về hàng hóa lưu trữ và trung chuyển qua kho (hiện tại và tương lai). - Khối lượng /thể tích hàng hóa và thời gian lưu hàng trong khọ
- Thiết kế và lưu trữ mặt hàng trong kho đúng tiêu chuẩn quy định tùy thuộc vào mỗi mặt hàng kinh doanh.
- Yêu cầu của quá trình bảo quản hàng hóa đó là phải đảm bảo chất lượng của hàng hóa, giảm mức thấp nhất của hao hụt hàng hóa, tận dụng diện tích và dung tích khọ
- Quyết định về chi phí lưu kho: Là những chi phí phát sinh trong hoạt động
tồn trữ, những chi phí này được thống kê trong bảng:
Bảng 1.1: Các chi phí lưu kho
Nhóm chi phí Tỷ lệ so với hàng tồn kho
1. Chi phí về nhà cửa, kho hàng
- Tiền thuê và khấu hao nhà cửa - Bảo hiểm cho nhà kho, kho hàng - Chi phí thuê nhà đất
Chiếm 3 – 10 %
Chiếm 1- 3,5 %
2. Chi phí sử dụng phương tiện, thiết bị
- Tiền thuê, khấu hao, phương tiện, dụng cụ - Chi phí năng lượng
- Chi phí vận hành thiết bị
Chiếm 3 – 5 %
3. Chi phí cho nhân lực giám sát quản lý
Chiếm 6 – 24%
4. Phí tổn cho việc đầu tư vào hàng tồn kho
- Phí tổn cho việc vay mượn vốn - Thuế đánh vào hàng tồn kho - Bảo hiểm cho hàng tồn kho
Chiếm 2 -5 %
5. Thiệt hại của hàng tồn kho do mất mát, hư hỏng hoặc không sử dụng được.
Tỷ lệ các chi phí trên có ý nghĩa tương đối, chúng phụ thuộc vào từng loại doanh nghiệp, địa điểm phân bố, lãi suất hiện hành. Thông thường chi phí lưu kho hàng năm chiếm xấp xỉ 40% hàng dự trữ.
Nội dung nghiệp vụ bảo quản:
Bảo quản hàng hóa là hệ thống các mặt công tác nhằm đảm bảo giữ gìn nguyên
vẹn số lượng và chất lượng hàng hóa trong quá trình dự trữ, tận dụng đến mức cao nhất diện tích và dung tích kho, nâng cao năng suất thiết bị và lao động khọ
Trong quá trình nghiệp vụ kho, bảo quản hàng hóa là công đoạn nghiệp vụ cơ bản và phức tạp nhất, quyết định chất lượng công tác kho, thực hiện tốt chức năng cơ bản của kho hàng hóạ Công đoạn nghiệp vụ này ảnh hưởng rõ rệt đến chất lượng nghiệp vụ kho hàng, phát hiện mục tiêu của nghiệp vụ khọ
Những yêu cầu trong công đoạn nghiệp vụ bảo quản:
- Phải giữ gìn tốt số lượng và chất lượng hàng hóa bảo quản ở trong kho, phấn đấu giảm đến mức thấp nhất hao hụt hàng hóa trong khọ
- Tận dụng diện tích và dung tích kho, nâng cao năng suất các thiết bị và lao động khọ
- Tạo điều kiện để thực hiện tốt nhất quá trình của nghiệp vụ khọ