2.6.2.1. Những hạn chế trong hoạt động logistics
Bên cạnh những kết quả đạt được, hoạt động logistics của công ty cũng gặp phải không ít khó khăn và có những hạn chế cần phải khắc phục:
Dịch vụ khách hàng:
- Dịch vụ khách hàng chưa đa dạng, chưa thực sự tạo ra phong cách riêng của mình. - Còn có sự phàn nàn từ phía khách hàng về thái độ phục vụ của một số nhân
viên tại cửa hàng và đại lý xăng dầu của công tỵ
- Cơ sở vật chất của công ty chưa đáp ứng đủ nhu cầu của các nhân viên chi hánh để giải quyết những yêu cầu của khách hàng: Bộ phận tiếp nhận thông tin và tiếp nhận đơn đặt hàng của khách hàng tại công ty còn ít, công ty chỉ mới xây dựng một phòng tiếp nhận, chưa đáp ứng được đầy đủ nhu cầu của khách. Gây bất tiện cho khách hàng đặt hàng với công ty khi phải trực tiếp đến trụ sở chính của công ty tại Thành phố Vinh.
Nghiệp vụ vận tải:
- Tuy công ty có hệ thống kho bãi và xe chuyên chở nhưng vẫn chưa đáp ứng đủ được đòi hỏi của công việc, của khách hàng.: Số lượng xe của Công ty còn ít nên công ty đôi khi vẫn phải thuê vận tải của những doanh nghiệp khác. Điều này làm tăng chi phí vận chuyển của công ty và làm ảnh hưởng tới kết quả hoạt động kinh doanh.
- Còn gặp khó khăn cho việc vận chuyển hàng hóa, tiếp thị bán hàng, chi phí vận chuyển tăng caọ
- Trên thị trường địa bàn hai tỉnh Nghệ An và Hà Tĩnh ngày càng xuất hiện sự cạnh tranh gay gắt của nhiều Công ty, doanh nghiệp khác ngoài quốc doanh trên tất cả các phương diện: chủng loại, chất lượng, giá cả, phân phối, cơ chế, dịch vụ sau bán hàng và đặc biệt là kinh doanh dịch vụ vận tảị
Nghiệp vụ kho hàng và bảo quản:
- Các bộ phận kho còn hoạt động riêng lẻ, chưa có sự liên kết chặt chẽ giữa các kho hàng tại các địa bàn hoạt động khác nhaụ
- Thủ tục nhập hàng và xuất hàng tại các kho nhiều khi còn rườm rà, nhiều thủ tục, làm chậm tiến độ giao hàng cho khách hàng.
Nghiệp vụ dự trữ:
- Nghiệp vụ dự trữ chưa được tách rời khỏi nghiệp vụ kho, chưa có bộ phận chuyên trách, mà nhân viên kho bao gồm cả nhân viên làm hoạt động dự trữ. - Công ty không chủ động hoàn toàn trong việc xác định mức dự trữ trong kho,
mà còn ảnh hưởng các quyết định của Tổng Công Ty Xăng Dầu Việt Nam, nên chưa thực sự linh hoạt khi có những biến động thị trường có thể xảy rạ
Hệ thống thông tin:
- Chưa có phòng vận hành máy tính riêng biệt phục vu cho hoạt động logistics. - Nhân viên có trình độ trong việc lập trình và điều hành hệ thống máy tính
chưa nhiều, chủ yếu là trình độ đào tạo phổ thông, chỉ là những hiểu biết thông thường về máy tính.
Hạn chế khác:
- Chất lượng cán bộ nhân viên trong Công ty đã dần được nâng cao nhưng chuyên môn về hoạt động logistics chưa caọ Các nhân viên trong bộ phận logistics chưa có trình độ, nên hiệu quả công việc vẫn ở mức thấp chưa phát huy được tối đa năng lực của mình.
- Hoạt động trong hệ thống còn manh mún, chưa thực sự có sự thống nhất giữa các khâu vận tải, dự trữ, kho vận. Chưa có sự liên kết chặt chẽ giữa các bộ phận kho, vận chuyển, bán hàng và dự trữ, hầu như các bộ phận sau khi nhận được thông tin từ bộ phận khác đều tự lên kế hoạch và kiểm soát luôn cho bộ phận của mình
- Công ty vẫn còn phụ thuộc nhiều vào những quyết định của Tập đoàn xăng dầu Việt Nam, nên chưa có sự chủ động trong việc cung ứng, mua hàng và giá cả sản phẩm, nên chưa thể đạt được hiệu quả kinh doanh tối đạ
2.6.2.1.1. Nguyên nhân của những hạn chế:
Dịch vụ khách hàng
- Công ty kinh doanh xăng dầu, là mặt hàng mang tính chất độc quyền nên công ty tuy có những dịch vụ chăm sóc khách hàng nhưng chưa thực sự sâu sắc và đa dạng.
- Chưa có sự giám sát chặt chẽ nhân viên tại các cửa hàng xăng dầu của công ty, một phần do quy mô cửa hàng nhiều, trải rộng khắp trên hai tỉnh. Và hầu hết các cửa hàng xăng dầu đều hoạt động và tác nghiệp riêng lẻ trên địa bàn kinh doanh của mình.
Nghiệp vụ vận tải
- Khối lượng vận chuyển hàng hóa của công ty ngày càng nhiều, mặt khác công ty có những xe đã sử dụng lâu năm, hiệu quả sử dụng thấp nên đôi khi công ty cũng gặp sự cố trong quá trình vận chuyển.
- Vì số lượng đơn hàng khá ổn định nên công ty luôn có kế hoạch đảm bảo được vấn đề hiệu quả khi sử dụng phương tiện riêng nhằm giảm chi phí, nhưng khi có sự thay đổi khi nhu cầu vận chuyển nhiều, công ty lại vướng mắc, thiếu phương tiện vận chuyển nên phải thuê bên ngoài với chi phí cao, để đảm bảo uy tín công ty và nhu cầu khách hàng. Ngoài ra, nếu có những dự án lớn mà phương tiện riêng không thể đáp ứng được, công ty mới chủ động thuê phương tiện ngoài công tỵ
- Lĩnh vực dịch vụ vận tải đang là một trong những ngành phát triển và có nhu cầu cao trên thị trường, vì thế sự xuất hiện của các đối thủ cạnh tranh trong lĩnh vực này là rất cao, đặc biệt là đối với những doanh nghiệp chuyên trách về lĩnh vực hoạt động kinh doanh vận tải thì sẽ thu hút nhiều khách hàng hơn do sự đầu tư của họ, vì vậy, công ty cần phải lưu ý quan tâm nhiều hơn đến dịch vụ vận tải trong công tỵ
- Công ty rất chú trọng đến công tác vận chuyển, tuy nhiên hiện nay, đa phần những người ở bộ phận vận chuyển của công ty chưa được đào tạo một cách chuyên sâụ Công việc của họ đơn thuần là tiếp nhận, vận tải và giao hàng cho khách hàng.
Nghiệp vụ kho hàng và bảo quản
- Nghiệp vụ kho được công ty giao trách nhiệm cho từng cửa hàng, chưa có bộ phận chuyên trách về quản lý tổng hợp các kho hàng của công ty mà do bộ phận kinh doanh quản lý.
- Quy tình xuất / nhập kho còn phụ thuộc nhiều đến quy định của luật xăng dầu nhà nước.
Những nguyên nhân khác dẫn đến han chế trong các nghiệp vụ logistic.
* Nguyên nhân chủ quan:
- Nguồn nhân lực hiện nay của công ty chủ yếu vẫn là lao động phổ thông, trình độ học vấn chưa cao, chưa được đào tạo tác phong làm việc chuyên nghiệp.
+ Một phần do công ty chưa thực sự quan tâm đến hoạt động logistics mà chỉ xem nó như một bộ phận marketing cho hoạt động kinh doanh.
+ Phương tiện lao động của công ty còn lạc hậu, chưa đòi hỏi lao động chuyên môn. - Đội ngũ cán bộ quản lý hầu hết đã đạt trình độ đại học nhưng vẫn còn tồn tại
phong cách quản lý cũ, lạc hậu, chưa thích ứng kịp điều kiện kinh doạnh mới, chưa được trang bị toàn diện về logistics cũng như quản trị logistics.
- Đội ngũ nhân viên nghiệp vụ có bằng cấp, nhưng lại chưa được đào tạo chuyên sâu về logistics, tất cả phải tự nâng cao trình độ.
- Công ty chưa có phòng ban chuyên về hoạt động logistics, mà hoạt động liên quan đến logistics do Phòng kinh doanh đảm nhiệm. Việc kiểm soát các cửa hàng, các bộ phận kho, bộ phận vận tải chưa thực sự làm tốt.
- Mặt khác do công ty chưa nhận thức hết vai trò của hoạt động logistics trong kinh doanh, cũng như ảnh hưởng của nó tới hoạt động kinh doanh để có sự đầu tư thích đáng. Vì vậy, các bộ phận trong hệ thống bao gồm bộ phận kho, vận chuyển, bán hàng, dự trữ…thường làm việc rời rạc và tự có kế hoạch, chưa có mối liên kết chặt chẽ khi có đơn hàng.
- Công ty tiền thân là Xí nghiệp vận tải cơ khí thuộc Công ty xăng dầu Nghệ Tĩnh - Đơn vị thành viên của Tập đoàn xăng dầu Việt Nam. Công ty được sự cho phép của Tập đoàn tách riêng chuyển thành Công ty cổ phần vận tải và dịch vụ Petrolimex Nghệ Tĩnh. Vì thế, sự phụ thuộc là điều không tránh khỏi, khi nguồn hàng của công ty là do Tập đoàn xăng dầu cung cấp.
- Địa bàn kinh doanh của PTS Nghệ Tĩnh mở rộng, tuy nhiên địa bàn hai tỉnh Nghệ An và Hà Tĩnh phần lớn địa hình là trung du và miền núi với nhu cầu tiêu dùng còn thấp, tạo nên sự khó khăn cho việc vận chuyển hàng hóa, tiếp thị bán hàng, chi phí vận chuyển tăng caọ
- Cơ sở hạ tầng tại Việt Nam còn yếu và chưa có sự đầu tư thích đáng, một số tuyến đường đang trong giai đoạn sửa chữa, thi công nên gây cản trở tới giao thông qua lại, hệ thống giao thông trong đô thị thường xuyên xảy ra hiện tượng ùn tắc, xe tải chạy vào thành phố còn phụ thuộc vào giờ cấm đường nên gây ra rất nhiều bất tiện cho doanh nghiệp khi thực hiện dịch vụ vận chuyển hàng hóạ - Chi phí logistics tại Việt Nam còn khá cao so với một số nước trong khu vực,
nguyên nhân xuất phát từ việc thiếu thốn về hạ tầng và năng lực vận tải yếu kém, hệ thống kho bãi quy mô nhỏ, rời rạc.
- Logistics còn là một lĩnh vực khá mới mẻ, nên hiện nay trên cả nước chưa có nguồn đào tạo nhân lực chính thống phục vụ cho ngành này, đào tạo thông qua hiệp hội và đào tạo nội bộ là chủ yếu nhưng manh mún, hiệu quả đào tạo chưa caọ - Tại các trường đại học, logistics chưa xây dựng thành chuyên ngành, cũng chưa
xây dựng thành một bộ môn mới, chỉ dựa vào một vài khái niêm và giảng dạy sơ lược trong một số tiết của môn vận tải và bảo hiểm ngoại thương. Giáo trình tài liệu tham khảo về loại hình logistics chưa nhiềụ
- Hành lang pháp lý chưa rõ ràng, các chính sách còn chồng chéo, liên quan đến nhiều bộ ngành như giao thông vận tải, thương mại, hải quan, đo lường và kiểm định…với những quy định riêng, thậm chí mâu thuận với nhau, gây trở ngại cho quản lý và tiến hành nghiệp vụ. Đó là một trong những nguyên nhân khiến doanh nghiệp gặp khó khăn khi xử lý các đơn hàng lớn.
- Vai trò quản lý nhà nước trong việc định hướng và hỗ trợ phát triển logistics còn hạn chế: Chưa xây dựng chiến lược, chương trình và chính sách phát triển logistics quốc gia; chưa có một cơ quan liên ngành chuyên trách nhằm thống nhất quản lý hoạt động và phát triển logistics; Chưa xây dựng được các tiêu chuẩn, quy chuẩn quản lý hoạt động logistics; chưa có chương trình đào tạo chuyên ngành logistics phù hợp với yêu cầu thực tế.
CHƯƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP KHẮC PHỤC NHỮNG HẠN CHẾ TRONG HOẠT ĐỘNG LOGISTICS TẠI CÔNG TY CỔ
PHẦN VẬN TẢI VÀ DỊCH VỤ PETROLIMEX NGHỆ TĨNH