Thông tin là yếu tố vô cùng quan trọng với các doanh nghiệp hiện nay, có thể nói thông tin là xương sống của doanh nghiệp. Thông tin chính xác và kịp thời là nền tảng dẫn tới thành công.
Công ty kinh doanh nhiều mặt hàng, chủng loại xăng, dầu, nên việc quản lý các dữ liệu về chủng loại hàng hóa, số lượng, địa bàn giao nhận, hồ sơ chứng từ (đơn đặt hàng, báo giá, hợp đồng …) là khá phức tạp và khó khăn. Do đó việc quản lý dữ liệu trên máy vi tính đã giúp cho công ty đơn giản hóa các giấy tờ, sổ sách bằng tay rất nhiềụ Thông tin được lưu trên máy tính rất nhiều nhưng vẫn dễ dàng truy cập, theo dõi, quản lý.
Trao đổi thông tin qua internet rất hữu hiệu với nhiều chức năng giúp cho nhân viên công ty tiết kiệm được thời gian, trao đổi thông tin nhanh chóng với mức chi phí thấp.
Nhờ có những phần mềm chuyên dụng, từng bộ phận của công ty dử dụng vào công việc tiện dụng và nhanh chóng, hiệu quả công việc ngày càng nâng cao hơn. Tất cả nhân viên trong các phòng ban của công ty đều được đào tạo sử dụng thành thạo máy vi tính, các hệ thống cửa hàng đều có đầy đủ hệ thống máy tính, máy in,...
Công ty PTS Nghệ Tĩnh đã sớm nhận ra tầm quan trọng của thông tin, bắt kịp xu thế thời đại, công ty đã trang bị cho các phòng ban máy tính giúp chi việc xử lý dữ liệu thông tin nhanh chóng, chính xác rất nhiều, đồng thời nâng cao được hiệu quả kinh doanh.
Công cụ quản lý thông tin được công ty sử dụng bao gồm:
Phần mềm quản trị tệp và cơ sở dự liệu: Quản lý các tệp tin khách hàng, đơn hàng, tuyến đường vận chuyển…
Phần mềm xử lý văn bản và chế bản điện tử: Phần mềm soạn thảo văn bản, phần mềm chế bản điện tử.
Phần mềm thống kê: Kiểm tra, kiểm kê chất lượng hàng hóa trong khọ Phần mềm kế toán: Sử dụng cho việc hạch toán hoạt động kinh doanh. Phần mềm đồ họa, phần mềm quản lý dự án…
+ Đối với hệ thống bán lẻ: Công ty đã triển khai và cho đi vào hoạt động hệ thống quản lý cửa hàng trực tiếp thông qua Internet phần mềm POG. Giúp doanh nghiệp quản lý chặt chẽ tình hình hoạt động kinh doanh của công ty, tiết kiệm thời gian giao và chi phí:
• Quản lý chi tiết về bán hàng, mua hàng, nhập hàng; • Theo dõi công nợ, khách hàng, chứng từ mua bán; • Theo dõi hàng bán trả lại, hàng chuyển kho;v..v
+ Đối với lĩnh vực vận tải, lĩnh vực văn phòng và các phòng ban: Công ty cho triển khai phần mềm AYS. Việc triển khai phần mềm giúp kết nối hệ thống máy tính giữa các phòng ban và vận tải của các đội xe, phản ánh đầy đủ các thông số và hoạt động kinh doanh của các bộ phận tương đương nhằm đối chiếu và hỗ trợ cho nhaụ
+ Đối với các xe vận tải đường dài: Công ty sử dụng “Hộp Đen” giám sát quá trình vận hành của đoàn xẹ Có nghĩa là, đối với các hợp đồng vận tải đường dài, phương tiện vận tải sẽ được kiểm tra giám sát bằng hệ thống điện tử được gắn trực tiếp trên xe bao gồm camera, máy định vị, bộ đàm cần thiết phục vụ cho việc kiểm tra, kiểm soát hàng hóa đường dàị
2.4.5. Nghiệp vụ dự trữ
Công ty PTS Nghệ Tĩnh kinh doanh lĩnh vực chủ yếu là xăng dầu, gas và các sản phẩm liên quan, đây là những sản phẩm cần có chế độ bảo quản và dự trữ tốt . Hàng hóa được Tổng công ty xăng dầu Việt Nam cung cấp, nhưng địa điểm bán hàng, cung cấp hàng cho khách hàng là những địa điểm khác nhau, do công ty có nhiều chi nhánh bán xăng dầu, cụ thể là các địa điểm bán lẻ xăng dầu tại địa bàn cả hai tỉnh Nghệ An và Hà Tĩnh.
Mỗi cửa hàng phân phối là một địa điểm dự trữ của công ty, dự trữ là hoạt động trong khọ
Các quyết định về dự trữ công ty
Công ty dự trữ hàng hóa theo hệ thống “đẩy”, hệ thống do một trung tâm điều tiết dự trữ chung quyết định đẩy sản phẩm dự trữ vào các đơn vị, cửa hàng phân phốị Lượng hàng dự trữ tại các kho hàng được tính toán dựa vào nhu cầu tiêu dùng của khách hàng tại địa bàn hoạt động. Dưới sự giám sát của bộ phận kinh doanh , giao nhiệm vụ cho từng kho đảm nhiệm.
Cửa hàng trưởng là người chịu trách nhiệm quản lý hàng hóa tại các kho, thường xuyên tự kiểm tra lượng hàng dự trữ trong kho có đủ theo yêu cầu của công ty hay không? Và các phòng chức năng của Công ty như: Phòng kinh doanh; Phòng kế
toán thường xuyên kiểm kê định kỳ hàng tháng hoặc kiểm tra đột xuất các cửa hàng trong việc quản lý hàng hóa tại các kho chứa hàng dự trữ đó.
Công ty luôn tính toán lượng hàng dự trữ phù hợp với hoạt động kinh doanh, giảm tối đa những sai sót trong nghiệp vụ dự trữ: Lượng hàng dự trữ quá nhiều, làm tăng chi phí lưu kho, hàng bị ứ đọng, vòng quay vốn chậm, chi phí cho hoạt động kinh doanh, hoạt động logistics tăng và làm cho hoạt động kinh doanh không hiệu quả. Ngược lại nếu hàng dự trữ quá ít không đủ về số lượng, chất lượng, chủng loại thì hoạt động kinh doanh, hoạt động logistics không diễn ra liên tục, nhịp nhàng và không hiệu quả.
Để đảm bảo tính liên tục vủa hàng hóa bán ra, công ty luôn phải duy trì một lượng hàng tối thiểu trong kho đạt 30% tổng dung tích khọ Do tính chất độc quyền, nên lượng xăng dầu dự trữ trong các kho chứa dễ dàng được công ty tính toán phù hợp dựa vào các đơn đặt hàng và dự báo khách hàng muạ
Các loại hình dự trữ trong kinh doanh tại công ty
Có sự kết hợp các loại dự trữ trong kinh doanh, cụ thể như dự trữ định kỳ và dự bảo hiểm, cụ thể như sau:
Dự trữ định kỳ
Công ty tính toán lượng hàng dự trữ dựa trên mức bán sản phẩm trên một ngày và thời gian công ty xăng dầu Nghệ Tĩnh cung cấp sản phẩm đó một lần, hay chính là thời gian thực hiện việc mua hàng của công tỵ
Phòng kinh doanh giám sát tình hình cụ thể thị trường, xác định được mức tiêu thụ xăng dầu/ngày, và khả năng cung ứng hàng hóa từ Tổng công ty từ mỗi đợt đặt hàng từ phí công ty, từ đó đưa ra mức dự trữ định kỳ. Việc làm này có thể dễ dàng tính toán và thường có độ ổn định do tính chất của ngành kinh doanh xăng dầu độc quyền, ít có sự thay đổi về nhu cầu tiêu dùng từ phía khách hàng.
Ví dụ cụ thể: Mức độ tiêu thụ của dầu diezen là 200m3 một ngày, khả năng
cung cấp dầu diezen của Công ty xăng dầu Petrolimex Nghệ Tĩnh trên mỗi lần đặt hàng của công ty là 4 ngày, như vậy mức độ dự trữ định kỳ của công ty là 800m3, đây là số lượng hàng trong một hàng.
Để phòng ngừa những rủi ro có thể xảy ra, công ty có sử dụng dự trữ bảo hiểm. không chỉ mua bảo hiểm cho hàng bán và còn mua bảo hiểm cho hàng dự trữ nhằm phòng ngừa những rủi ro có thể xảy ra như cháy nổ, biến động thị trường…
2.4.6. Xử lý đơn đặt hàng. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Khách hàng lớn và thường xuyên mua xăng dầu của công ty luôn có những hợp đồng mua hàng và đơn đặt hàng. Công ty rất quan tâm đến việc xử lý đơn đặt hàng của khách nhằm thỏa mãn nhu cầu khách hàng và tính toán được lượng hàng cần mua cũng như dự trữ trong khọ
Đơn đặt hàng của khách hàng tại công ty có những thông tin cần thiết sau : - Tên và địa chỉ của Công ty đặt hàng;
- Điện thoại,telex,fax,email Công ty đặt hàng; - Số, kỹ mã hiệu của đơn đặt hàng;
- Tên hợp đồng;
- Thời gian lập đơn đặt hàng; - Tên và địa chỉ của Công ty;
- Tên mặt hàng và chất lượng,chủng loại hàng cần mua; - Khối lượng hàng cần mua;
- Giá cả;
- Thời gian,địa điểm giao hàng, - Đặc điểm thanh toán; …
Quy trình xử lý đơn đặt hàng thường theo các bước:
Bước 1: Khách hàng fax, gửi Mail... đơn đặt hàng đến Công ty với nội dung đơn đặt hàng ghi đầy đủ: Mặt hàng, số lượng hàng, địa điểm giao hàng, thời gian giao hàng.
Đối với những khách hàng quen của công ty, việc đặt hàng thường được gửi thông qua fax, mail. Còn đối với những khách hàng chưa từng đặt hàng, ít mua hàng tại công ty thì sẽ phải trực tiếp đến công ty để làm thủ tục đơn đặt hàng, hợp đồng nếu là mua lượng hàng lớn.
Bước 2: Phòng kinh doanh sẽ trực tiếp nhận đơn đặt hàng của khách. Sau khi tiếp nhận đơn hàng cuả khách:
phòng tiếp nhận, phòng kinh doanh sẽ kiểm tra các điều khoản trong đơn ( hợp đồng ) đã thỏa thuận với khách hàng lập lệnh bán hàng giao cho đội trưởng đội xe bố trí phương tiện phù hợp lập lệnh vận chuyển.
Bước 3: Tiếp theo phòng kinh doanh sẽ làm việc với các kho đầu nguồn để đặt hàng: Đối với các mối hàng nhỏ, phòng kinh doanh có thể xem xét địa chỉ giao hàng cho khách và liên lạc với cửa hàng phân phối gần nhất nhằm giảm chi phí vận chuyển và giảm thiểu được thời gian giao hàng, xuất hàng trong kho giao hàng cho khách.
Đối với hợp đồng lớn, phòng kinh doanh trực tiếp làm việc với khách hàng để cùng thảo thuận về kho đầu nguồn cụ thể vì có thể hàng tại một kho đại lý sẽ không đáp ứng đủ,,mà phải thông qua nhiều kho đầu nguồn. Đồng thời phải làm việc trực tiếp với các kho đầu nguồn để thống nhất thời gian giao hàng cho khách.
Bước 4: Khi đã bố trí được phương tiện phù hợp thì sẽ báo lại cho khách hàng về các thông tin: Phương tiện vận chuyển, số lượng hàng giao, thời gian giao hàng.
Đây là việc làm cần thiết trước khi giao hàng cho khách để đáp ứng nhu cầu tối đa của khách hàng, và dễ dàng xử lý hơn khi khách hàng có những thay đổi bất thường.
Bước 5: Chuẩn bị khâu giao hàng
Sau khi hoàn tất các thủ tục trên xe xitec, của bộ phận vận tải sẽ vào kho nhận hàng và khi cấp hàng xong sẽ làm các thủ tục cần thiết khác: Niêm phong kẹp chì, đo tầm mức, nhiệt độ và xuất hóa đơn VAT cho Công ty PTS Nghệ Tĩnh.
Bước 6: Lái xe hoàn tất thủ tục nhận hàng tại kho thì phòng kế toán Công ty sẽ xuất hóa đơn VAT cho khách hàng.
Sau khi đã hoàn tất thủ tục tại kho, bộ phận vận tải sẽ thông báo về cho bộ phận kế toán công ty để làm thủ tục xuất hóa đơn VAT và thông báo giờ khởi hành cho khách hàng.
Bước 7: Giao hàng cho khách hàng
Khi đến địa điểm trả hàng cho khách thì bộ phận vận tải sẽ làm các thủ tục giao hàng và khách hàng sẽ ký vào biên bản giao nhận hàng hóa thì kết thúc việc giao nhận.