Đối với doanh nghiệp sản xuất hay thương mại thì kho hàng cũng đều là yếu tố quan trọng của doanh nghiệp mình. Nhưng đối với các đơn vị kinh doanh bán lẻ xăng dầu thì nó là yếu tố rất quan trọng.
Phục vụ cho hoạt động kinh doanh xăng dầu, công ty có hệ thống kho bể với sức chứa 1.500m3 được phân bố trên địa bàn 2 tỉnh Nghệ An - Hà Tĩnh đảm bảo cung cấp cho các công trình sản xuất kinh doanh và dân sinh trên địa bàn. Công ty không đặt kho chứa tập trung mà phân bố tại các cửa hàng bán lẻ trên địa bàn hoạt động của mình cho phù hợp với sản phẩm kinh doanh, và cho thuận tiện với nhu cầu cung cấp hàng hóa nhanh chóng của khách hàng.
Hiện tại Công ty có 24 cửa hàng bán lẻ xăng dầu trên địa bàn Nghệ An - Hà Tĩnh, mỗi cửa hàng đều có hệ thống kho bể đạt tiêu chuẩn ngành quy định, tổng dung tích kho bể là: 1.500 M3, việc quản lý kho và hàng hóa được giao cho cửa hàng trưởng mỗi cửa hàng quản lý và chịu trách nhiệm trước giám đốc Công tỵ
- Để đảm bảo tính liên tục của hàng hóa bán ra, Công ty luôn phải duy trì một lượng hàng tồn kho tối thiểu đạt 30% tổng dung tích khọ
- Vì là mặt hàng kinh doanh có điều kiện, nên các kho chứa xăng dầu phải đảm bảo tiêu chuẩn theo quy định của nhà nước:
+ Miệng bể phải thấp hơn mặt bằng 50cm - 100 cm.
+ Có hệ thống chống nổi bể, hệ thống chống sét tại bể chứạ
+ Hệ thống phòng cháy chữa cháy đảm bảo: Hố cát 3 m3; bể nước 2 m3, biển cấm lửạ
+ Đầy đủ hệ thống nhập kín, hệ thống thu hồi hơi, van thở tại các bể.
Cửa hàng trưởng của công ty có nhiệm vụ nhận hàng, theo dõi và tổng hợp lại tất cả những hoạt động nhập xuất tồn hàng hóa trong khọ Nhờ kiểm tra và theo dõi tình trạng mặt hàng trong kho thường xuyên nên Công ty PTS Nghệ Tĩnh luôn xử lý đơn hàng hiệu quả nhất, có các kế hoạch nhập hàng vào kho phù hợp. Các cửa hàng trưởng là người chịu trách nhiệm quản lý hàng hóa tại các kho, thường xuyên tự kiểm tra hàng ngày việc nhập, xuất, tồn tại kho hàng.
Phòng chức năng của Công ty như: Phòng kinh doanh, Phòng kế toán thường xuyên kiểm kê định kỳ hàng tháng các cửa hàng trong việc quản lý hàng hóa tại các khọ
2.4.2.2. Quy trình nhập hàng vào kho
Cửa hàng trưởng cân đối lượng tồn kho tại cửa hàng và nhu cầu của khách hàng, báo về phòng kinh doanh lượng hàng cần nhập. Phòng kinh doanh kiểm tra lại tính chính xác của thông tin qua hệ thống sổ sách trên phần mềm trực tuyến và lên danh sách xe nhập hàng, cũng như đơn đặt hàng tại kho đầu nguồn. Hàng được vận chuyển đến cửa hàng thì cửa hàng trưởng và lái xe chịu trách nhiệm nhập hàng vào kho theo đúng quy trình nhập hàng công ty yêu cầụ
Tiếp nhận hàng vào kho: Là công đoạn nghiệp vụ trung gian giữa nghiệp vụ
mua hàng, nghiệp vụ vận chuyển và nghiệp vụ kho, thể hiện quan hệ kinh tế - pháp lý giữa các bên nguồn hàng ( Công ty xăng dầu Nghệ Tĩnh), đơn vị vận chuyển ( chủ yếu là bộ phận vận chuyển của công ty), cửa hàng các cấp của công ty và doanh nghiệp thương mạị Việc tiếp nhận hàng vào kho luôn phải đảm bảo các yêu cầu sau:
- Xác định trách nhiệm vật chất cụ thể giữa Công ty xăng dầu Nghệ Tĩnh và bộ phận nhập hàng, cụ thể là các đơn vị bán lẻ của công tỵ
- Kiểm tra chặt chẽ việc thực hiện kế hoạch nhập hàng của bộ phận kho vận, hợp đồng mua bán và vận chuyển giữa các bên: Bộ phận kho vận thông qua tiếp nhận hàng hóa, tích hợp lại các thông tin hàng hóa, lượng hàng xuất/nhập, sau đó tiến hành hoạch toán nghiệp vụ nhập hàng ở kho cụ thể và chi tiết.
- Việc tiếp nhận hàng vào kho phải thực hiện nhanh chóng nhưng phải chính xác, giải phóng nhanh phương tiện vận tải, nhanh chóng đưa hàng vào kho bảo quản do tính chất hàng hóa và tác phong cần thiết của nhân viên khọ
Công đoạn tiếp nhận hàng ở kho bao gồm: Tiếp nhận số lượng, tiếp nhận chất
lượng và làm chứng từ nhập hàng theo đúng tiêu chuẩn của xăng dầu Việt Nam.
+ Tiếp nhận số lượng : Chế độ, kỹ thuật tiếp nhận, phương pháp, thời hạn, các thủ tục tiếp nhận…sẽ khác nhau tùy thuộc vào tính chất hàng, cụ thể ở đây là các loại xăng dầu khác nhau (xăng Ron, dầu diezen…). Việc tiếp nhận chi tiết theo đơn vị hàng hóa bằng các phương pháp và các đơn vị đo lường đủ tiêu chuẩn của nhà nước, kiểm tra chi tiết lô hàng, sau đó việc chuyển giao vật chất về mặt lượng hàng hóa được chuyển giao từ bộ phận vận chuyển sang bộ phận kho vận.
+ Tiếp nhận chất lượng : Được tiến hành thông qua lấy mẫu kiểm tra lô hàng . Việc lấy mẫu kiểm tra được thực hiện nhanh chóng và đảm bảo đúng quy định. Quy định kiểm tra lấy mẫu khoảng 30% lượng hàng hóa cần nhâp/ xuất.
+ Làm chứng từ nhập hàng : Sau khi đã kiểm tra xong số lượng và chất lượng hàng hóa, nếu lô hàng đảm bảo thì bộ phận nhập hàng ( thủ kho) ký vào hóa đơn giao hàng và kết thúc việc nhập hàng.
Nếu hàng hóa không đảm bảo về chất lượng và số lượng hàng nhập kho thì bộ phận kho vận phải liên hệ với phòng kinh doanh để tìm phương hướng giải quyết.
Xuất hàng tại kho:Tương tự với quá trình nhập kho, nhưng là việc chuyển tiếp
giữa bộ phận kho vận và bộ phận vận tải, chuẩn bị cho quá trình giao hàng cho khách hàng: Bộ phận kho, sau khi tiếp nhận lệnh của phòng kinh doanh chuẩn bị cho quá trình xuất hàng tại kho: Kiểm tra số lượng, chất lượng hàng xuất và làm thủ tục xuất hàng cho bộ phận vận tảị Cụ thể trong nghiệp vụ xử lý đơn hàng.
2.4.3. Nghiệp vụ vận tải
2.4.3.1. Đặc điểm nghiệp vụ vận tải tại công ty
Đặc điểm chung về vận tải
Vận tải hàng hóa là cầu nối giữa sản xuất và tiêu dùng. Cùng với sự phát triển của nền kinh tế và nhu cầu khách hàng ngày càng cao, yêu cầu về vận tải cũng tăng lên. Một mặt vận tải bổ sung dự trữ cho mạng lưới hậu cần doanh nghiệp, mặt khác nhằm cung cấp dịch vụ khách hàng.
Chi phí vận tải có ảnh hưởng trực tiếp tới kết quả kinh doanh của doanh nghiệp. Hiện tại Công ty PTS Nghệ Tĩnh có 57 xe xitec, với tổng dung tích 1.500 M3, chuyên chở xăng dầu cho hệ thống Petrolimex trên địa bàn Bắc Miền Trung và vận chuyển xăng dầu tái xuất sang nước bạn Làọ
Các xe vận tải có dung tích đa dạng đáp ứng hầu hết các yêu cầu của khách hàng. Kinh doanh vận tải là mảng chính của Công ty, nên nghiệp vụ vận tải được chú trọng hàng đầụ Các khách hàng vận tải chủ yếu của Công ty:
+ Công ty Xăng dầu Vientine + Công ty xăng dầu Nghệ An + Công ty xăng dầu Hà Tĩnh + Công ty xăng dầu Quảng Bình + Công ty xăng dầu Thanh Hóa + Công ty xăng dầu Quân đội Lào + Công ty Petrolimex Lào
+ Các khách hàng đại lý, khách hộ công nghiệp khác.
Công ty sử dụng vận tải đơn phương thức, chỉ áp dụng dịch vụ vận tải đường bộ. Tùy thuộc vào cung đường vận tải và dựa trên cơ sở phân loại cung đường và yêu cầu của Tập đoàn Việt Nam để hai bên thỏa thuận đơn giá cước vận tảị
Các vấn đề về nghiệp vụ vận tải
Phương tiện kỹ thuật, giấy phép: Vận tải mặt hàng kinh doanh có điều kiện, nên
ngoài các giấy phép khác theo quy định của Sở giao thông vận tải thì Các xe xitec của Công ty phải có đầy đủ các giấy tờ: Giấy phép đảm bảo Phòng cháy chữa cháy, Giấy phép bảo vệ môi trường, Giấy kiểm định dung tích, đo lường, các xe phải thường xuyên khám lưu hành. Đối với xe vận tải tái xuất Lào phải có: Giấy phép liên vận, các thủ tục hải quan khác. Các xe phải có đầy đủ các kẹp chì theo quy định của Chi cục đo lường tỉnh.
Khâu nhận hàng hóa tại kho đầu nguồn: Công ty giám sát chặt chẽ việc nhận hàng tại kho đầu nguồn nhằm đảm bảo đúng chất lượng, số lượng hàng hóạ
Quy trình nhận hàng tại kho đầu nguồn: Khi nhận đơn hàng của khách, Phòng
kinh doanh sẽ viết lệnh điều động vận tải chuyển cho kho đầu nguồn, kho đầu nguồn sẽ làm các thủ tục cần thiết để xe vào nhận hàng tại các họng xả.
Tiếp theo, xe ra trạm bảo vệ thứ nhất để kiểm tra: Tầm mức; lấy mẫu thử và đóng niêm phong kẹp chì với số niêm phong trùng trên số hóa đơn xuất cho khách hàng. Nhiệt độ, các chỉ số ; tỷ trọng… được ghi đầy đủ trên hóa đơn.
Sau khi kiểm tra xong lái xe sẽ vào kho làm các thủ tục khác và nhận hóa đơn, mới được ra khỏi kho để vận chuyển cho khách hàng.
Khâu vận chuyển trên đường: Trong quá trình vận chuyển trên đường xe không
được dừng đậu tại bất cứ địa điểm nào đối với những xe vận tải tuyến đường gần, trừ khi gặp các nguyên nhân khách quan trên đường.
Đối với xe đường dài, nhân viên vận tải có sự giám sát chặt chẽ bởi hệ thống định vị và camerạ
Khâu giao hàng hóa cho khách: Khi đến địa điểm trả hàng, lái xe và khách hàng làm các thủ tục nhập hàng theo quy định như: Kiểm tra các giấy phép; kiểm tra nhiệt độ; kiểm tra chất lượng hàng; giao nhận mẫu, khi kiểm tra xong đầy đủ các thủ tục mới được xả hàng và ký vào biên bản giao nhận hàng hóạThời gian giao hàng cho
các khách hàng được tính từ lúc xe ra khỏi kho đến địa điểm trả hàng và được thống nhất trong hợp đồng vận tải giữa Công ty và khách hàng.
Việc giám sát: Công việc giám sát được Công ty giao cho Ban thanh tra kiểm
tra định kỳ, đột xuất để phát hiện sai phạm kịp thời khắc phục, xử lý.
Công ty PTS cũng đã nắm được phần lớn tầm quan trọng của vận tải hàng hóa như vậy nên đã có các kế hoạch quản trị vận tải sao cho thỏa mãn yêu cầu của khách hàng cũng như tiết kiệm chi phí vận chuyển một cách tối đạ
Mục tiêu chiến lược vận tải
Công ty xác định xây dựng mục tiêu chí phí nhằm tối thiểu hóa chi phí nhưng vẫn đạt được thỏa mãn nhu cầu dịch vụ khách hàng.
Trong những năm gần đây, nền kinh tế bất ổn, giá xăng dầu biến đổi không ngừng, chi phí vận tải theo đó mà biến động và ngày càng tăng. Công ty do vậy gặp khó khăn không nhỏ, trong hoạch định chi phí vận tải sao cho vẫn đáp ứng tốt nhất đơn hàng cho khách hàng, mà không làm tăng giá mặt hàng của Công tỵ Vì vậy, việc tối thiểu hóa chi phí vận tải là hết sức quan trọng trong việc nâng cao hiệu quả kinh doanh. Công ty đã có những chính sách và biện pháp nhằm tối thiểu hóa chi phí vận chuyển sau :
Công ty cho xây dựng xưởng sửa chữa cơ khí chuyên đại tu sửa ôtô, lắp ráp hệ thống công nghệ, cột bơm xăng dầụ Với trang thiết bị hiện đại, đội ngũ thợ đông đảo, nhiệt tình và có trình độ tay nghề cao, không chỉ đáp ứng công tác sửa chữa trên 80 đầu phương tiện và 24 cửa xăng dầu nội bộ, công ty còn phát huy thế mạnh ra khách hàng bên ngoài, doanh thu hàng năm trên 2 tỷ đồng.
Phát huy thế mạnh về cơ sở vật chất, về vốn, về công nghệ và đội ngũ lái xe chuyên nghiệp, có tay nghề cao, có kinh nghiệm, năm 2008 Công ty đầu tư thành lập “Trung tâm đào tạo lái xe cơ giới đường bộ”. Với quy mô hiện đại nhất khu vực, đúng tiêu chuẩn của trường đạo tạo, sát hạch lái xe cơ giới hạng II theo tiêu chuẩn quốc giạ Có số vốn đầu tư trên 20 tỷ đồng. Trung tâm được xây dựng trên khu đất thuộc xã Nghi Kim – Thành phố Vinh, với diện tích là 32.000 m2. Mặt sân được trải bê tông nhựa, lắp hệ thống cảm biến chấm điểm tự động đúng như bài thi sát hạch lái xẹ Trung tâm được đầu tư hệ thống trang thiết bị, phương tiện hiện đại, đảm bảo tốt công tác đào tạo từ hạng A1 đến hạng C. Với hệ thống 49 xe đào tạo hạng B, 4 xe tải đào
tạo hạng C, 4 xe được lắp hệ thống cảm biến tự động, vận hành trong sân phục vụ cho công tác đào tạo lái xẹ
Công ty PTS Nghệ Tĩnh được coi là một trong những doanh nghiệp phát triển mạnh trong lĩnh vực tư vấn, khai thác, phát triển và cung cấp các dịch vụ kinh doanh xăng dầu, vận tải đường bộ, các công trình đảm bảo an toàn xăng dầu, công nghệ thông tin, các thiết bị kỹ thuật cao và hệ thống tự động hóạ Đặc biệt với thế mạnh về quy mô đầu tư, cơ sở vật chất hiện đại, địa điểm rất thuận lợi tại thành phố Vinh cũng như nhu cầu về đào tạo lái xe hiện naỵ
Công ty đã kết hợp giữa kinh doanh dịch vụ vận tải kèm, sửa chữa ô tô và đào tạo, sát hạch bằng lái xe, vừa tạo ra một khoản lợi nhuận cho doanh nghiệp, vừa giảm chi phí một số hoạt động trong dịch vụ vận tải: Đào tạo lái xe, tu sửa, sửa chữa phương tiện vận tải…
Dịch vụ kinh doanh vân tải
Dịch vụ vận tải rất được công ty quan tâm và chú trọng, vừa đem lại nguồn lợi nhuận cho công ty vừa tạo những uy tín và nâng cao vị thế kinh doanh của công ty trên thị trường .
Đối với dịch vụ kinh doanh vận tải, chủ yếu là kinh doanh vận tải xăng dầu, công ty có sự đầu tư rất lớn cho phương tiện vận tải bao gồm 18 xe xitec ( chuyên dùng cho dịch vụ thuê phương tiện vận tải), 8 xe container, và 3 xe tải lớn nhằm phục vụ tối đa nhu cầu vận tải của khách hàng tại địa bàn hai tỉnh Nghệ An và Hà Tĩnh. Biết được tầm quan trọng của dịch vụ vận tải trong hệ thống hoạt động logistics, Công ty luôn quan tâm đến việc cân nhắc, lựa chọn các điều kiện vận tải vật tư hàng hóa, lựa chọn phương án vận chuyển, phương thức và lộ trình vận chuyển…để có thể đưa ra những quyết định đúng đắn cũng như đưa ra mức chi phí vận chuyển hợp lý, đem lại hiệu quả trong cả hệ thống logistics.
Khách hàng có nhu cầu vận tải, có những khách hàng quen thuộc, thường xuyên thuê vận chuyển của công ty sẽ gửi fax, e-mail…hợp đồng hay văn bản yêu cầu thuê dịch vụ vận tảị Có những khách hàng lớn hoặc những khách hàng mới trực tiếp đến ký kết hợp đồng vận tải với công tỵ
Mẫu hợp đồng vận tải của công ty: (Phụ lục 1)
Với điều kiện kinh doanh mặt hàng xăng dầu là hàng hóa đặc biệt và chi phí vận chuyển cao vì thế nhu cầu thuê vận tải rất lớn vì thế dựa vào lợi thế của công ty
vừa tự vận chuyển cho mình, công ty còn tham gia kinh doanh dịch vụ vận tảị Với những đặc điểm kinh doanh vận tải Công ty thường áp dụng sau:
Điều kiện giao hàng nội địa: FOB cơ sở của người mua (địa điểm đến). Người
bán giao hàng cho người mua tại cơ sở của người mua, ngươi bán chịu mọi rủi ro và phí tổn để mang hàng hóa tới địa điểm quy định. Bên Công ty sẽ chỉ định phương tiện vận tải cũng như cước vận tải đến nơi đến.
Điều kiện giao hàng quốc tế: Công ty có cung cấp hàng cho một số công ty
nước Lào như Công ty Petrolimex Lào và Quân đội Lào…với điều kiện vận tải đường bộ, là khách hàng quen thuộc với công ty, đối với hợp đồng vận tải thường áp Công ty PTS sẽ vận chuyển hàng hóa sang địa điểm quy định bên Lào và sẽ chỉ định tính cước