1.3.2.1. Khái niệm và một số đặc điểm của hệ thống thông tin * Khái niệm :
Hệ thống thông tin: Là hệ thống được tạo lập để gửi, nhận, lưu trữ, hiển thị hoặc thực hiện các xử lý khác đối với thông điệp dự trữ. Là một cấu trúc tương tác giữa con người, thiết bị, các phương pháp và quy trình nhằm cung cấp các thông tin thích hợp cho các nhà quản trị logistics thực thi hoạt động logistics hiệu quả.
Thông điệp dự trữ : Là thông tin được tạo ra, nhận, gửi đi và được lưu trữ bằng phương tiện điện tử.
Phương tiện điện tử : Là phương tiện hoạt động dựa trên công nghệ điện, điện
tử, kỹ thuật số, từ tính, truyền dẫn không dây, quang học, điện tử hoặc công nghệ tương tự.
* Đặc điểm của hệ thống thông tin
Hệ thống thông tin logistics bao gồm:
- Thông tin trong nội bộ từng tổ chức trong hệ thống logistics: Nhà cung cấp, doanh nghiệp logistics, khách hàng…
- Thông tin trong từng bộ phận chức năng của doanh nghiệp: Logistics, kỹ thuật, kế toán – tài chính…
- Thông tin trong từng khâu của dây chuyền cung ứng, dịch vụ khách hàng, vận tải, kho tàng, bến bãi…
Và sự kết nối thông tin giữa các tổ chức, bộ phận, công đoạn nói trên. Tầm quan trọng của hệ thống thông tin trong hoạt động logistics
Hệ thống thông tin đóng vai trò cực kỳ quan trọng, nó như một cuộc cách mạng, đang ngày càng phát triển và lan rộng ra ảnh hưởng trục tiếp đến tất cả mọi hoạt động của con ngườị Không lâu sau nữa, mạng điện tử sẽ cho phép con người vượt qua những trở ngại về không gian và thời gian. Chính vì thế mà logistics toàn cầu phát triển và hệ thống thông tin có vai trò đặc biệt quan trọng.
Trong hệ thống phức tạp đó thì xử lý đơn đặt hàng là trung tâm thần kinh của toàn bộ hệ thống logistics.Tốc độ và chất lượng của luồng thông tin để xử lý đơn hàng
tác động trực tiếp đến chi phí và hiệu quả của toàn bộ quá trình. Nó là chìa khóa để giải quyết các hoạt động của logistics.
Nếu hệ thống thông tin được trao đổi nhanh chóng, chính xác thì hoạt động logistics sẽ diễn ra hiệu quả, nhanh chóng và ngược lại trao đổi thông tin chậm chạp sẽ có thể dẫn đến những hậu quả tăng chi phí trong lưu kho, vận tải, bến bãi…nghiêm trọng hơn nữa là khi thông tin sai lệch, không chính xác, kịp thời có thể sẽ dẫn đến những hậu quả như thua lỗ và phá sản.
Vai trò của máy tính trong hệ thống thông tin
Với sự phát triển nhanh chóng của hệ thống thông tin, chiếc máy tính đã trở nên quen thuộc và là công cụ hữu hiệu trong quá trình truyền đạt thông tin cũng như là việc quản lý thông tin hiệu quả.
Trong hoạt động logistics, máy tính ngày càng khẳng định vị trí quan trọng của mình: • Lưu trữ các dữ liệu cơ bản của toàn bộ hoạt động logistics trong bộ nhớ, xử lý các số liệu theo yêu cầu và là công cụ hữu hiệu trong quá trình quản lý vật tư, hàng hóạ
• Giúp cho các nhân viên logistics được giải phóng khỏi những công việc sự vụ giấy tờ, có thời gian và công sức cho các công tác mang tính chất chiến lược, sáng tạọ
• Xử lý số liệu nhanh chóng và kịp thời nên các cán bộ logistics có thể đưa ra những quyết định kịp thời và chính xác.
• Kết nối mạng nên cung cấp nhiều thông tin, giúp việc dự báo nhu cầu trong tương lại một cách chính xác hơn, giúp truyền tin đến nhà cung cấp, khách hàng… nhanh chóng và chính xác.
• Đặc biệt trong các khâu quản lý vật tư và lập đơn hàng, máy vi tính đã giúp cho các dự liệu được lưu trữ trong đĩa hoặc các tập tin dễ dàng trong việc xử lý, truy cập.
• Để thực hiện quy trình logistics cần rất nhiều công việc và nhiều công văn, giấy tờ, chứng từ…Khi mà ngày càng có sự đa dạng về chủng loại hàng hóa, số lượng, rộng về địa bàn và đòi hỏi cao của khách hàng về thời gian, chứng từ, hóa đơn, hàng tồn kho…rất cần sự hỗ trợ tổng hợp từ máy tính.
Trong điều kiện hiện hay, những thành tựu của công nghệ thông tin với sự trợ giúp của máy vi tính sẽ giúp cho việc quản trị thông tin nhanh chóng, kịp thời và chính xác, có thể đưa ra những quyết định kịp thờị Điều này giúp cho logistics thực sự trở thành một công cụ cạnh tranh lợi hại của doanh nghiệp.