7. Kết cấu của luận văn
2.2.2.7 Phân tầng thẻ điểm
“Phân tầng” – đó là cụm từ đề cập đến quy trình cần thiết để đưa thẻ điểm cân bằng xuống từng cấp độ của tổ chức.
Khi đưa thẻ điểm xuống cấp dưới tức là chúng ta đã cung cấp cho tất cả nhân viên cách thức để họ thấy những hành động hàng ngày của mình có liên quan như thế nào với các mục tiêu xa vời trong bản kế hoạch chiến lược của công ty. Đối với họ chiến lược giờ đây không còn là một cái gì đó cao siêu, khó hiểu do các thành viên cao cấp trong tổ chức tạo ra nữa, mà nó đã được chuyển hóa thành những mục tiêu và thước đo cụ thể mà các nhân viên cần đạt được để đóng góp một cách có ý nghĩa cho sự thành công chung của tập thể.
Quá trình phân tầng không chỉ kết nối hành động của nhân viên với chiến lược của tổ chức mà nó còn thường xuyên được coi là một yếu tố chủ chốt trong sự thành công của các chương trình thẻ điểm cân bằng. Quy trình phân tầng:
Hình 2.11:Mô hình quy trình phân tầng thẻ điểm cân bằng.
(Nguồn: Tác giả thiết kế).
Nhìn vào mô hình trên ta thấy: Điểm bắt đầu là thẻ điểm cân bằng cấp cao nhất. Sau đó các mục tiêu và thước đo trong bản đồ chiến lược và thẻ điểm sẽ được đưa xuống cấp bậc tiếp theo trong cấp độ tổ chức. Ở cấp độ phân tầng thứ ba, các phòng
BCS & KPI CẤP NHÀ TRƯỜNG
PHÒNG A PHÒNG B KHOA C KHOA D N V 1 N V 2 N V 3 N V 1 N V 2 N V 3 N V 1 N V 2 N V 3 N V 1 N V 2 N V 3
BCS & KPI CẤP PHÒNG, KHOA
ban và nhóm cụ thể sẽ phát triển thẻ điểm cân bằng dựa trên những thẻ điểm “đứng trước”, trong trường hợp này là thẻ điểm của đơn vị kinh doanh, cấp độ cuối cùng là các thẻ điểm cân bằng của đội và cá nhân. Tuy nhiên, quy trình này chỉ có tính mô tả chứ không phải tính quy tắc.
Để đảm bảo rằng các nhân viên trong nhà trường hiểu được các mục tiêu và thước đo trên thẻ điểm cân bằng cấp cao, nhà trường nên thực hiện một chương trình đối thoại và tập huấn lớn để trang bị những kiến thức về quy trình phân tầng cho các nhóm, các cuộc tập huấn có thể tiến hành theo các cách sau:
+ Thực hiện một diễn đàn mở về thẻ điểm: Có thể mời các CBCNV, giảng viên tham gia vào một diễn đàn mở để mọi người cùng thảo luận, đánh giá và xem xét.
+ Sử dụng mạng nội bộ của trường: Đưa lên mạng nội bộ thẻ điểm cân bằng mới được thiết lập kèm theo đó là những nét chung về chiến lược hoạt động cũng như ý nghĩa về mặt tổ chức của các thước đo, nhận định của các nhà điều hành về giá trị của thẻ điểm và những kế hoạch tương lai để phân tầng các thước đo xuống tất cả các cấp bậc của nhà trường.
+ Tổ chức các cuộc họp cấp quản lý hoặc hội nghị toàn trường.
Nguyên tắc quan trọng đảm bảo cho sự thành công của quy trình phân tầng: Nguyên tắc “sự ảnh hưởng”: “sự ảnh hưởng” đó là khả năng tạo ra một tác động, tất cả nhân viên phải có cơ hội tạo ra một tác động tới các kết quả của tổ chức và thẻ điểm chính là nơi họ thực hiện điều đó. Khi phát triển các thẻ điểm ở cấp độ đầu tiên này của việc phân tầng, hãy khuyến khích nhân viên trả lời được câu hỏi “ở vị trí của mình, chúng ra có thể làm gì để giúp tổ chức đạt được các mục tiêu đề ra?” câu trả lời sẽ chỉ dẫn cho tổ chức thực hiện những bước tiếp theo.
Thẻ điểm cân bằng cấp thấp hơn có thể gồm nhiều thước đo hơn. Khi chuyển thẻ điểm xuống những cấp thấp hơn: thẻ điểm của các phòng, khoa và nhóm sẽ lấp đầy các chi tiết cần thiết để đạt được chỉ tiêu của các thước đo cấp nhà trường đã vạch ra.
Thẻ điểm cân bằng cấp cá nhân:
+ Việc tạo ra các thẻ điểm cân bằng cá nhân sẽ hoàn thiện chuỗi thẻ điểm liên kết từ ban điều hành đến các cấp bậc tổ chức cuối cùng.
+ Hai bước cụ thể để hoàn thành thẻ điểm cân bằng cấp cá nhân:
Mỗi cá nhân phải phát triển các mục tiêu, thước đo và chỉ tiêu tạo nên thẻ điểm cá nhân của chính nhân viên đó.
Mỗi cá nhân sau đó phải tự lựa chọn những mức độ phù hợp cho từng thước đo khi xác định các khả năng khuyến khích của chúng. Chuyên gia quản lý hay giám sát viên sẽ là người cuối cùng phê chuẩn tỉ trọng của thước đo cũng như các chỉ tiêu đi kèm để đảm bảo rằng chúng mang tính thử thách nhưng vẫn khả thi. Người ta cũng có thể so sánh tỉ trọng của các viễn cảnh để xác định được lĩnh vực mà nhân viên có thể gây ảnh hưởng lớn nhất.
Rà soát và đánh giá các thẻ điểm cân bằng được phân cấp:
+ Từng cá nhân trong nhóm thẻ điểm cân bằng phải là người đầu tiên chịu trách nhiệm xem xét lại các thẻ điểm phân tầng đã được tạo ra trong các phòng, khoa cụ thể.
+ Khi tất cả các nhóm trong toàn trường điều chỉnh lại thẻ điểm của mình dựa trên ý kiến mà các nhóm phát triển thẻ điểm đã đưa ra. Bước tiếp theo là kiểm tra, giám khảo chính là các đồng sự của họ; tất cả các nhân viên xem thẻ điểm của các đồng nghiệp, đưa ra các gợi ý để làm chúng dễ hiểu và ưu việt hơn, đây là công việc rất quan trọng. Các nhân viên từ các phòng ban khác của tổ chức sẽ nhanh chóng đánh giá “tính khả thi” của các thẻ điểm của các đồng nghiệp và đưa ra những gợi ý để viết lại hoặc thay đổi các mục cụ thể để làm cho chúng trở nên dễ hiểu hơn.
+ Một số vấn đề cần được tìm thấy trên thẻ điểm cân bằng phân tầng trong tổ chức khi tiến hành rà soát lại chúng:
Sự liên kết giữa các thẻ điểm có liên quan: Khi nhà trường đang tiến hành phân tầng – đưa thẻ điểm xuống những cấp thấp hơn. Từng thẻ điểm nên bao gồm những mục tiêu và thước đo có ảnh hưởng đến thẻ điểm cấp tiếp theo trong chuỗi.
Sự liên kết với chiến lược chung: Thẻ điểm cân bằng là một công cụ để diễn giải chiến lược. Những thước đo xuất hiện trên các thẻ điểm phân tầng phải cho thấy sự liên kết với chiến lược chung của tổ chức.
Các chỉ tiêu phù hợp: Việc thiết lập chỉ tiêu là một trong những khâu khó nhất của bài toán thẻ điểm, đòi hỏi óc phán đoán tốt. Hãy đảm bảo rằng các chỉ tiêu được phân tầng sẽ là những bậc thang đưa đến việc hoàn thành các chỉ tiêu cấp cao hơn trong toàn bộ chuỗi Thẻ điểm cân bằng liên kết.