7. Kết cấu của luận văn
3.2.2.5 Quyết định các chỉ số hiệu suất và tiến hành hoàn thành thẻ điểm cân bằng
Về việc tiến hành lập thẻ điểm cho năm tiếp theo thì Ban giám hiệu nhà trường đã thảo luận và thống nhất là sẽ tiến hành lập tại thời điểm quý 4 của năm trước đó. Thẻ điểm cân bằng 2013 sẽ được tiến hành lập trong quý 4 năm.
Cơ sở các chỉ số hiệu suất năm 2013 của trường Trung học Kinh tế Khánh Hòa như sau:
+ Gọi: Ii2013 là chỉ số hiệu suất thước đo i dự tính đặt làm chỉ số hiệu suất mục tiêu năm 2013.
αi là mong đợi về % sự tăng lên của chỉ tiêu i trong năm tới của trường.
Ii2011(4) là chỉ số hiệu suất thước đo i của 8 đơn vị thành viên trong nhà trường quý 4 năm 2012.
Ii2012(1) là chỉ số hiệu suất thước đo i của 8 đơn vị thành viên trong nhà trường quý 1 năm 2012.
Ii2012(2) là chỉ số hiệu suất của thước đo i 8 đơn vị thành viên trong nhà trường quý 2 năm 2012.
Ii2012(3) là chỉ số hiệu suất thước đo i của 8 đơn vị thành viên trong nhà trường quý 3 năm 2012.
Lúc này chỉ tiêu Ii2013 được tính như sau:
Ghi chú: Quy tắc để đưa ra các chỉ số hiệu suất cho các thước đo trong thẻ điểm năm tiếp theo là quy tắc bình quân của 3 quý năm hiện tại và quý thứ 4 của năm trước cộng với phần tăng thêm (hoặc giảm đi) theo mong đợi của Ban giám hiệu. Sở dĩ số liệu quý thứ 4 lấy ở quý 4 năm trước bởi vì thẻ điểm năm 2013 được lập tại thời điểm trong quý 4 năm 2011, chính vì thế số liệu của thước đo này tại quý 4 năm 2012 chưa biết, vì thế mà công ty lấy số liệu của quý 4 năm 2011 thay vào cho số liệu quý 4 năm 2011 trong công thức. Cách làm này được Ban giám hiệu lý giải là do trong ngành giáo dục thì các đặc điểm vào các thời điểm giống nhau trong các năm là gần như giống nhau.
Xác định trọng số cho thước đo: Nhóm thẻ điểm cân bằng sau khi tham khảo ý kiến của các chuyên gia và của tất cả nhân viên ở các phòng ban liên quan về mức độ quan trọng của các chỉ tiêu được đưa ra trong thẻ điểm sẽ tiến hành quyết định trọng số cho các thước đo đó.
Xác định tần suất báo cáo: Về tần suất báo cáo thì phần này sẽ được nhóm thẻ điểm cân bằng quyết định dựa trên tình hình thực tế về khả năng tổng hợp số liệu và tình hình yêu cầu công việc, yêu cầu trọng yếu của các chỉ tiêu.
3.2.2.6 Phân tầng thẻ điểm.
Quá trình thiết lập thẻ điểm cân bằng cấp cao cho năm tiếp theo và quá trình phân tầng thẻ điểm đó xuống sâu hơn và được diễn ra vào sau quý thứ 4 của năm hiện thời.
Sau khi thẻ điểm cấp cao đã được hoàn thành và công bố rộng rãi thì quá trình phân tầng từ thẻ điểm chủ đạo này bắt đầu.
Quá trình phân tầng thẻ điểm của trường Trung học Kinh tế Khánh Hòa tiến hành dựa theo hướng: phân tầng hàng dọc.
Phân tầng hàng dọc: Tiến hành phân tầng thẻ điểm từ Ban giám hiệu đến cấp các đơn vị thành viên, cụ thể là xuống các Phòng, các Khoa: Phòng Đào tạo, Phòng Hành chính, Phòng Kế toán – Tài chính, Phòng Công tác sinh viên, Khoa Tài chính – Ngân hàng, Khoa Kế toán, Khoa Công nghệ thông tin, Khoa Các môn chung.
Quá trình phân tầng này được thực hiện theo 3 bước:
- Ban giám hiệu giao mục tiêu và thước đo trên thẻ điểm cân bằng cho các đơn
vị thành viên (bao gồm các Phòng và các Khoa).
- Các đơn vị thành viên tiến hành đăng kí chỉ tiêu của những thước đo đã được gửi và trình lại Ban giám hiệu xét duyệt.
- Tiến hành giao nhận thẻ điểm phân tầng cấp đơn vị thành viên.
(Nguồn: Thiết kế của tác giả).
B1: Ban giám hiệu giao mục tiêu và thước đo trên thẻ điểm cân bằng cho các đơn vị thành viên.
Ban giám hiệu nhà trường dựa trên thẻ điểm đã được đưa ra, để tiến hành giao đúng như tất cả những mục tiêu, thước đo, tần suất báo cáo, và đơn vị tính xuống cho các đơn vị thành viên, riêng chỉ tiêu sở hữu thì khi đưa xuống các đơn vị thành viên không sử dụng tên cá nhân cụ thể sở hữu mà là tên phòng ban sở hữu chỉ tiêu đó (mẫu 1), (xem phụ lục 2). Mục đích của việc đưa đúng những chỉ tiêu trên thẻ điểm cấp nhà trường cho tất cả các đơn vị thành viên nhằm tạo nên một sự thống nhất giúp cho việc đăng kí và theo dõi chỉ tiêu sau này được thống nhất và thuận lợi hơn, đồng thời cũng góp phần tạo nên một cái nhìn nhất quán trong toàn thể nhân viên của nhà trường về chiến lược, cũng như những yếu tố quan trọng tạo nên thành công.
B2: Các đơn vị thành viên tiến hành đăng kí chỉ tiêu của những thước đo đã được gửi và trình lại Ban giám hiệu xét duyệt.
Sau khi nhận được bản mẫu 1 gồm những mục tiêu, thước đo, mã số, trọng số, tần suất báo cáo, đơn vị tính và sở hữu thì các đơn vị thành viên tiến hành họp bàn để quyết định các chỉ số hiệu suất và nộp lại cho tập đoàn trong một thời hạn đã định trước.
- Các chỉ số hiệu suất của các thước đo sẽ được đưa ra dựa trên cơ sở sau:
+ Gọi : Ii2012 là chỉ số hiệu suất của thước đo i dự tính đặt làm mục tiêu năm 2013.
αi là mong đợi về % sự tăng lên của chỉ tiêu i trong năm tới của Ban giám hiệu. BSC BSC cấp đơn vị thành viên B1:Giao mục tiêu, thước đo B2: ĐVTV đăng kí các chỉ số hiệu suất B3:Giao nhận thẻ điểm Mẫu 1 Mẫu 2
Ii2011(4) là chỉ số hiệu suất của thước đo I ở quý 4 năm 2011 Ii2012(1) là chỉ số hiệu suất của thước đo I ở quý 1 năm 2012 Ii2012(2) là chỉ số hiệu suất của thước đo I ở quý 2 năm 2012 Ii2012(3) là chỉ số hiệu suất của thước đo I ở quý 3 năm 2012 Lúc đó chỉ tiêu Ii2010 được tính như sau:
(**)
- Sau khi đã họp bàn để đưa ra các chỉ tiêu Ii cho các thước đo trong mẫu 1, các đơn vị thành viên tiến hành gửi lại cho tập đoàn những con số đăng kí thành tích đó (mẫu 2), (xem phụ lục 3).
- Khi các đơn vị thành viên gửi lại mẫu 2 cho Ban giám hiệu, Ban giám hiệu tiến hành giao trách nhiệm kiểm tra những con số Ii trong thẻ điểm đơn vị thành viên đó cho một nhân viên trong phòng kinh doanh tập đoàn, nhân viên này kiểm tra lại theo công thức (**), nếu phát hiện chỉ số hiệu suất nào không thỏa mãn tiến hành yêu cầu đơn vị thành viên đó điều chỉnh lại đến khi thỏa mãn điều kiện (**), khi đã thỏa mãn thì nhân viên này tổng hợp toàn bộ thẻ điểm đơn vị thành viên và gửi lại cho Ban giám hiệu.
B3: Tiến hành giao nhận thẻ điểm phân tầng cấp đơn vị thành viên.
Sau khi hoàn thành bước 2 thì phía Ban giám hiệu thực hiện công việc ký, đóng dấu và bàn giao thẻ điểm phân tầng cấp phòng ban chính thức cho các đơn vị thành viên. Còn các đơn vị thành viên thì phải thực hiện việc cam kết với Ban giám hiệu về việc hoàn thành và đạt được những chỉ tiêu đó.
Đi kèm theo các chỉ tiêu là tên của thành viên sẽ phụ trách cụ thể chỉ tiêu. Thẻ điểm cấp phòng ban nào sẽ do phòng ban đó quản lý và theo dõi.
3.2.2.7 Đưa ra sáng kiến (KPI Profile ).
Sau khi các chỉ tiêu trên thẻ điểm cân bằng cấp phòng ban được gắn trách nhiệm cụ thể thông qua tên của một thành viên nào đó trong phòng, thì thành viên đó phải nhận thức rằng mình phải chịu mọi trách nhiệm trước lãnh đạo về kết quả cuối cùng mà chỉ tiêu đó đạt được trong năm; vì thế buộc họ phải lên một kế hoạch hành động với những sáng kiến cải tiến được đưa ra để đạt được kết quả đặt ra. Bản sáng kiến cải tiến đó được gọi là KPI Profile.
Quy trình thiết lập KPI Profile của nhà trường:
(Nguồn: Thiết kế của tác giả).
Bản mẫu KPI Profile trường Trung học Kinh tế Khánh Hòa đưa ra bao gồm những mục sau:
Dưới đây là một số KPI Profile đại diện cho 4 chỉ tiêu ở 4 viễn cảnh: Tài chính, khách hàng, quy trình nội bộ và con người của Trường Trung Học Kinh Tế Khánh Hòa như sau:
Cá nhân sở hữu chỉ tiêu
Bản mẫu KPI Profile theo quy định của nhà trường
HOÀN THÀNH CÔNG VIỆC CHƯA HOÀN THÀNH CÔNG VIỆC
Lập kế hoạch hành động trình lãnh đạo phê duyệt
Lãnh đạo phê duyệt
Thực hiện hành động
Đánh giá kết quả chỉ tiêu KPI
Không phê duyệt
Phê duyệt
Chưa đạt Đạt
1
1
0
KPI Profile
Viễn cảnh: KHÁCH HÀNG Số/ Tên thước đo: Mức độ hài lòng của SV Tên người Sở hữu thước đo: TRƯƠNG PHƯỚC QUANG
Chiến lược mà thước đo đó thuộc về: Sự lựa chọn số 1 của sinh viên (SV) Mục tiêu của thước đo: Nâng cao sự thỏa mãn của sinh viên
Mô tả: Mức độ hài lòng của SV thông qua các phiếu khảo sát tổng thể đối với SV đã tốt nghiệp. Các tiêu chí để đánh giá: Chương trình đào tạo, giảng viên và phương pháp giảng dạy, các hoạt động dành cho SV, tổng quát về các mặt khác.
Phân cực: cao là tốt Loại đơn vị: % Tần suất báo cáo: Học kỳ
Công thức tính: Tổng số SV hài lòng/ Tổng số SV *100%
Nguồn dữ liệu: Phòng Đào tạo
Chất lượng dữ liệu : cao Người thu thập dữ liệu: Mr Quang
Số liệu hiện tại: 76.84% Chỉ tiêu đưa ra năm nay: 90%
Ghi chú : Cơ sở hợp lý của chỉ tiêu
Năm nay ban giám hiệu nhà trường chú trọng về chất lượng phục vụ sinh viên Các chính sách của nhà trường hướng vào sinh viên
Chất lượng đội ngũ giáo viên được sàng lọc lại, cũng như kiểm soát chặt chẽ việc tuyển dụng giáo viên mới và giáo viên thỉnh giảng.
Các sáng kiến:
Đặt ra những tình huống khiếu nại của SV để hướng dẫn chuyên viên phòng Đào tạo giải quyết.
Đề xuất phần mềm quản lý, lưu trữ dữ liệu thông tin về SV.
Phòng đào tạo kiểm soát chặt chẽ với giáo viên bộ môn trong quá trình nhập điểm cho SV.
Tạo hộp thư điện tử để SV có thể phản hồi ý kiến đóng góp của mình về việc lập
kế hoạch giảng dạy của nhà trường.
1
1
1
KPI Profile
Viễn cảnh: ĐÀO TẠO VÀ PHÁT
TRIỂN
Số/ Tên thước đo: Tỷ lệ % CBCNV được huấn luyện
Tên người Sở hữu thước đo: Nguyễn Nhịn
Chiến lược mà thước đo đó thuộc về: Mục tiêu của thước đo: Nâng cao sự thỏa mãn của GV
Mô tả: Sự phát triển kỹ năng của nhân viên trong nhà trường là những cơ hội mà CB CNV được tham gia các khóa học ngắn hạn và dài hạn. Việc đo lường tỷ lệ % CB, GV CNV được tham gia các khóa học trong tổng số CB, GV CNV được khảo sát chỉ cho ta thấy được nhà trường đang sở hữu nguồn nhân lực làm việc với tinh thần trách nhiệm cao, trung thành với nhà trường.
Phân cực: Tỷ lệ càngcao càng tốt Loại đơn vị: % Tần suất báo cáo: học kỳ
Công thức tính: Tổng số CB, GV CNV được khảo sát được huấn luyện trên tổng số CB, GV CNV nhà trường.
Nguồn dữ liệu: Nguồn dữ liệu cho thước đo này được cung cấp qua thực hiện khảo sát định kỳ 1 học kỳ/ lần đối với CB, GV CNV thông qua các bảng câu hỏi được thiết kế sẵn.
Chất lượng dữ liệu : Cao - Nhận được từ việc tổ chức khảo sát nghiêm túc của
CBNV trong toàn trường Người thu thập dữ liệu: Hoàng Thị Tuyết
Số liệu hiện tại: Theo kết quả khảo sát có64.75% CB, GV CNV có cơ hội được
tham gia các khóa học ngắn hạn và dài hạn Chỉ tiêu đưa ra năm nay: 75%
Ghi chú : Cơ sở hợp lý của chỉ tiêu: Việc nhà trường cho CBCNV được tham gia các khóa
học tập huấn ngắn hạn và dài hạn để họ được nâng cao kiến thức chuyên môn và nghiệp vụ của mình nhằm phục vụ tốt hơn cho công tác giảng dạy.
Các sáng kiến:
Hỗ trợ kinh phí cho CBCNV khi họ tham gia các khóa học.
Khuyến khích nhân viên tự học hỏi nâng cao trình độ…
1
1
2
KPI Profile
Viễn cảnh: HOẠT ĐỘNG NỘI
BỘ
Số/ Tên thước đo: Tỷ lệ % GV không tuân thủ các quy định liên quan đến hoạt động giảng dạy.
Tên người Sở hữu thước đo: Đỗ Thành Trung
Chiến lược mà thước đo đó thuộc về: Chất lượng, hiệu quả Mục tiêu của thước đo: Nâng cao chất lượng đào tạo
Mô tả: Đây là chỉ tiêu rất giúp nhà trường đảm bảo mục tiêu tuân thủ qui định liên quan đến hoạt động giảng dạy, mục đích của chỉ tiêu này để nhà trường đánh giá chất lượng giảng dạy của GV.
Phân cực: Tỷ lệ càngthấp càng tốt Loại đơn vị: % Tần suất báo cáo: tháng
Công thức tính: số lượng GV vi phạm các qui định liên quan đến hoạt động giảng dạy trên tổng số GV của nhà trường.
Nguồn dữ liệu: Nguồn dữ liệu cho thước đo này được cung cấp qua thực hiện khảo sát định kỳ 1 tháng/ lần đối với CB, GV CNV thông qua số liệu tổng kết từ hoạt động kiểm tra, thanh tra của phòng đào tạo và ban thanh tra giáo dục.
Chất lượng dữ liệu : Cao - Nhận được từ việc tổ chức khảo sát nghiêm túc của
GV trong toàn trường Người thu thập dữ liệu: Nguyễn Thị Hương
Số liệu hiện tại: Theo kết quả khảo sát có24.5% CB, GV CNV có cơ hội được
tham gia các khóa học ngắn hạn và dài hạn Chỉ tiêu đưa ra năm nay: 12%
Ghi chú : Cơ sở hợp lý của chỉ tiêu: Chất lượng đào tạo sẽ bị ảnh hưởng nếu GV không
tuân thủ các qui định này. Chất lượng đào tạo là vấn đề không chỉ được Nhà trường và Cơ quan chủ quản của nhà trường – Bộ Giáo dục và Đào tạo – quan tâm mà nó còn thu hút sự quan tâm của toàn xã hội vì sản phẩm của
Các sáng kiến:
Kiểm tra đột xuất giờ dạy của GV. Thường xuyên kiểm tra, thanh tra hoạt động giảng dạy và học tập.…
1
1
3
KPI Profile
Viễn cảnh: TÀI CHÍNH Số/ Tên thước đo: Tốc độ tăng nguồn thu
của nhà trường.
Tên người Sở hữu thước đo: Nguyễn Văn Đức Chiến lược mà thước đo đó thuộc về: tăng trưởng quy mô hoạt động của nhà
trường
Mục tiêu của thước đo: Nâng cao sự thỏa mãn với dịch vụ tốt nhất
Mô tả: Nó phản ánh sự tăng lên trong qui mô hoạt động của trường.
Phân cực: Tỷ lệ càngcao càng tốt Loại đơn vị: tỷ đồng Tần suất báo cáo:
năm
Công thức tính: lấy tổng nguồn thu năm nay trừ tổng nguồn thu năm trước chia tổng nguồn thu năm trước.
Nguồn dữ liệu: Nguồn dữ liệu cho thước đo này được cung cấp qua thực hiện khảo sát định kỳ 1 năm/ lần. Số liệu được lấy từ báo cáo quyết toán nguồn kinh phí đã được Sở Giáo dục và Đào tạo phê duyệt
Chất lượng dữ liệu : Cao Người thu thập dữ liệu: Nguyễn Ngọc Phúc
Ghi chú : Cơ sở hợp lý của chỉ tiêu: Chủ trương tiết giảm 5% chi phí và tăng 15% doanh thu.
Các sáng kiến:
Tăng kiểm soát quy trình tài chính Lập KH tài chính từng phòng ban
Đấu thầu chọn nhà cung ứng vật tư thiết bị
1
1
4
3.2.2.8: Tiến hành tổng hợp, ưu tiên sáng kiến và thực hiện sáng kiến.
Quy trình tổng hợp và ưu tiên (lựa chọn) sáng kiến của trường Trung học Kinh tế Khánh Hòa:
(Nguồn: Thiết kế của tác giả).
KPI của các nhân viên P.Đào tạo
KPI của các nhân viên P.Kế toán – Tài chính
KPI của các nhân viên P. Hành chính
Trưởng P. Đào tạo
Trưởng P. Kế toán – Tài chính Trưởng P. Hành chính Nhân viên tổng hợp KPI Hiệu trưởng Phòng ban và cá nhân liên quan phối hợp thực hiện Các sáng kiến liên quan đến tài chính Các sáng kiến không liên quan đến tài chính