7. Kết cấu của luận văn
2.2.4.1 Xây dựng hệ thống đánh giá hiệu quả công việc của nhân viên dựa
trên KPI.
Xây dựng được hệ thống đánh giá hiệu quả công việc của nhân viên dựa trên KPI gồm: KPI cơ bản và KPI mục tiêu.
KPI mục tiêu: Được xây dựng dựa vào mục tiêu cá nhân, đánh giá mức độ hoàn thành công việc theo mục tiêu cá nhân, vì vậy KPI mục tiêu mang tính lý thuyết.
KPI cơ bản: Được xây dựng dựa vào bản mô tả công việc, đánh giá mức độ hoàn thành công việc thực tế, vì vậy KPI cơ bản mang tính thực tiễn.
Xem tham khảo về đánh giá hiệu quả công việc của nhân viên dựa trên KPI tại Phụ lục 5. Về cách thức đánh giá hiệu quả công việc của nhân viên dựa trên KPI theo Phụ lục 5 sẽ được mô tả như sau:
Bước 1: Đánh giá kết quả thực hiện chính (Đánh giá kết quả theo KPI mục tiêu). Bảng đánh giá này gồm 6 cột: Cột 1 mô tả các kết quả thực hiện chính là các KPI mục tiêu cho cá nhân cần thực hiện, cột 2 là cột thẩm định KPI, là cột đưa ra các chỉ tiêu định lượng hoặc định tính cho KPI mục tiêu, cột 3 xác định mức độ khó khăn của công việc, cột 4 xác định mức độ khó khăn của mục tiêu, cột 5 là phần tự đánh giá của bản thân, cột 6 là phần tự đánh giá của cấp trên về các mục tiêu mà cá nhân thực hiện so với chỉ tiêu đề ra.
Tiêu chí xếp hạng trong từng cột: Tiêu chí về kết quả thực hiện chính và thẩm định KPI do các nhà quản lý, điều hành đặt ra; mức độ khó khăn được phân loại theo 3 cấp độ: khó, vừa và dễ; mức độ hoàn thành mục tiêu phân loại theo 4 cấp độ: vượt mức, hoàn thành, thấp hơn yêu cầu, không thực hiện gì. Tiêu chí đánh giá của bản thân và cấp trên dựa theo tiêu chí mức độ hoàn thành mục tiêu.
Bước 2: Đánh giá công việc cụ thể (Đánh giá hiệu quả công việc theo KPI cơ bản). Bảng đánh giá này gồm 10 cột: Cột thứ nhất mô tả công việc cụ thể mà nhân viên cần phải thực hiện theo thực tế công việc, cột 2, 3, 4, 5, 6 mô tả công việc cần làm hàng ngày, hàng tuần, hàng tháng, hàng quý, hàng năm. Cột 7, 8, 9, 10 tương tự cột 3, 4, 5, 6 của Bảng đánh giá kết quả thực hiện chính được mô tả ở bước 1. Tiêu chí xếp hạng trong từng cột: tương tự bước 1.
Bước 3: Đánh giá công việc thử thách (Đánh giá hiệu quả công việc theo KPI cơ bản). Tương tự bước 2.
Bước 4: Đánh giá cuối cùng về thực hiện công việc dựa vào KPI. Để có kết quả cuối cùng này, ta cần cho tỉ lệ ảnh hưởng của việc đánh giá kết quả thực hiện chính, đánh giá công việc cụ thể và đánh giá công việc thử thách của nhân viên với tổng tỉ lệ ảnh hưởng là 100%, để tính ra tổng điểm đánh giá bản thân trên tổng điểm mục tiêu và tổng điểm đánh giá cấp trên trên tổng điểm mục tiêu. Sau đó, cho tỉ lệ ảnh hưởng trong đánh giá giữa bản thân và cấp trên với tổng ảnh hưởng là 100% để cho ra điểm đánh giá cuối cùng về hiệu quả thực hiện công việc.
2.2.4.2 Xây dựng hệ thống đánh giá hiệu quả công việc của nhân viên dựa trên năng lực. năng lực.
Năng lực cá nhân có vai trò quan trọng trong việc thúc đẩy công việc đạt hiệu quả và năng suất cao. Trước khi xây dựng hệ thống đánh giá hiệu quả công việc của nhân viên dựa trên năng lực, chúng ta cần thiết kế mô hình và từ điển năng lực gắn kết với thẻ điểm cân bằng thông qua các bước sau:
Các bước
thực hiện Nội dung
1 Xác định sứ mệnh, giá trị, tầm nhìn và chiến lược của nhà trường 2 Thực hiện phân tích, tổng hợp SWOT
3 Xây dựng bản đồ chiến lược
4 Xác định KPI cho phòng ban/ bộ phận/ cá nhân
5 Lập bản phân tích công việc và bản mô tả công việc dựa trên KPI 6 Xác định năng lực cụ thể, gắn kết với KPI cá nhân, phù hợp với nhóm
công việc
7 Đưa ra nhiều ví dụ cụ thể về hành vi ứng xử với một tiêu chí về hành vi ứng xử, ứng với từng mức độ công việc
8 Thiết kế mô hình/ Từ điển năng lực bao hàm tất cả các loại năng lực và các tiêu chí năng lực cụ thể ứng với từng mức độ công việc
Phương pháp để xây dựng hệ thống đánh giá hiệu quả công việc dựa trên năng lực:
Xác định năng lực cá nhân: Năng lực cá nhân cần thiết để phù hợp với yêu cầu công việc được nêu trong Bản mô tả công việc đã đề cập.
Phân loại năng lực cá nhân: Năng lực cá nhân được phân loại dựa vào chu trình tự quản trị PDCA (Hình 2.12). Dựa vào chu trình tự quản trị PDCA và bối cảnh thực hiện công việc, nhà điều hành có thể thực hiện phỏng vấn để đánh giá năng lực cốt lõi của cá nhân.
Đánh giá năng lực cá nhân: Việc đánh giá phụ thuộc vào năng lực cốt lõi của mỗi cá nhân và kết quả của quá trình phỏng vấn dựa trên chu trình tự quản trị PDCA.
Hình 2.12: Chu trình tự quản trị – PDCA
(Nguồn: Thiết kế của tác giả).
Thiết kế từ điển năng lực: Từ điển năng lực là một tài liệu được xây dựng để tra cứu về cấp độ năng lực của cá nhân. Khi thiết kế từ điển năng lực cần dựng lên một danh mục năng lực cần thiết cho tất cả yêu cầu công việc. Mô tả mức độ năng lực cốt lõi và cho điểm với mỗi cấp độ.
Xây dựng hệ thống đánh giá hiệu quả công việc dựa trên năng lực (Xem Phụ lục 9 – Đánh giá năng lực nhân viên): Đây là bảng đánh giá năng lực nhân viên dựa trên năng lực, cột 1 mô tả về các kiến thức, thái độ và kỹ năng cần thiết cho từng nhân viên (dựa theo Bản mô tả công việc), cột 2 phân chia tỉ lệ các năng lực cần đánh giá tùy theo công việc với tổng tỉ lệ là 100%, cột 3 và 4 là đánh giá của bản thân và cấp trên về năng lực của nhân viên so với năng lực cần thiết của công việc theo tiêu chí của cột 2. Cho tỉ trọng về tỉ lệ ảnh hưởng trong đánh giá giữa bản thân và cấp trên với tổng tỉ lệ 100% để cho điểm đánh giá cuối cùng về hiệu quả thực hiện công việc của nhân viên.
Mô tả về chu trình tự quản trị: PDCA là chu trình tự quản trị gồm bốn nội dung: P (Plan: Hoạch định) kế hoạch mà nhân viên lập ra để hoàn thành công việc; D (Do:
Năng lực chuẩn hóa Hành vi Kiểm tra (Check) Thực hiện (Do) Hành động (Action) Hoạch định (Plan) Từ điển năng lực Năng lực cần thiết
Thực hiện) cách thức làm việc cụ thể mà nhân viên thực hiện để đạt được mục tiêu công việc; C (Check: Kiểm tra) cách thức tự kiểm tra tiến độ hoàn thành công việc của nhân viên; A (Action: Hành động) biện pháp sửa chữa sai lầm do việc thực hiện công việc không hiệu quả. Các nhà quản lý sẽ đưa ra tiêu chí cho 4 nội dung của chu trình tự quản trị để hoàn thành công việc dựa vào Bản mô tả công việc, sau đó chỉ ra các năng lực cần thiết để thực hiện công việc kết hợp với năng lực chuẩn hóa làm cơ sở xây dựng nên mô hình/ từ điển công việc để đưa ra đánh giá của mình về năng lực của nhân viên. Các nhân viên cũng dựa vào “Từ điển năng lực” để đánh giá năng lực của bản thân.