7. Kết cấu của luận văn
2.2.3Thiết lập hệ thống chỉ tiêu đánh giá hiệu quả công việc
Các chỉ số đo lường hiệu suất được coi như linh hồn của thẻ điểm cân bằng. Khi các đơn vị, tổ chức muốn triển khai áp dụng thành công thẻ điểm cân bằng, các đơn vị cần phải thiết lập được hệ thống các chỉ tiêu đánh giá hiệu quả công việc thông qua các thước đo hiệu suất.
Nhiệm vụ đầu tiên là phải lựa chọn được một chuyên gia tư vấn ngoài tổ chức. Chuyên gia tư vấn sẽ tổ chức hội thảo cho ban quản trị cấp cao để khởi động thẻ điểm. Hội thảo này sẽ xoay quanh việc giải thích khái niệm cũng như vai trò của các chỉ số
đo lường hiệu suất, phân biệt các chỉ số đo lường hiệu suất và các chỉ số kết quả. Mục đích của hội thảo là đội ngũ quản trị cấp cao của tổ chức hiểu được họ cần dành thời gian mỗi tuần để đưa ra nhận xét cho các chỉ số được đề xuất, sẵn sàng trả lời các câu hỏi nhóm dự án,… Tiếp theo là tổ chức một buổi họp cho nhóm thử nghiệm. Một bộ phận nhân viên được lựa chọn ra từ các phòng, khoa làm việc ở các vị trí khác nhau sẽ cùng tập trung lại để thiết lập một hệ thống chỉ số đo lường hiệu suất khả thi. Tất cả các phòng ban, đội ngũ nhân viên phải chỉ định người liên lạc với nhóm thực thi để có thể nắm bắt được kế hoạch thực hiện dự án. Sau buổi họp này, nhóm dự án sẽ tổ chức 2 buổi hội thảo ngắn với ban quản trị cấp cao trong quá trình thực hiện dự án với mục đích duy trì sự gắn bó của ban quản trị cấp cao, thu được những thông tin giá trị và trình bày tiến độ của dự án.
Nhiệm vụ tiếp theo là xác định các yếu tố quyết định thành công của tổ chức. Trước tiên, nhóm thực thi cần phải tham khảo các tài liệu chiến lược trong tổ chức bao gồm các ghi chép trong buổi họp ban quản trị cấp cao, kết quả hội thảo ban quản trị cấp cao, kết quả hội thảo nhóm thử nghiệm và nghiên cứu của ban quản trị cấp cao được thực hiện ở bước trên; từ đó rút ra được các yếu tố thành công then chốt đối với tổ chức. Sau đó, sẽ lựa chọn ra các yếu tố thành công then chốt có sức thuyết phục và kiểm tra ảnh hưởng của chúng đối với các viễn cảnh của thẻ điểm cân bằng (Bảng 2.4).
Bảng 2.4: Mẫu kiểm tra ảnh hưởng của các yếu tố thành công then chốt đối với các viễn cảnh của thẻ điểm cân bằng.
Yếu tố thành công then chốt
Tài chính Khách hàng Quy trình nội bộ Học hỏi và
phát triển
Thu hút học sinh
giỏi x x x x
Đào tạo sinh viên
có chất lượng cao x x Có khả năng x
V. v…
(Nguồn: Tác giả thiết kế)
Cụ thể các thước đo của các viễn cảnh như sau:
Các thước đo viễn cảnh tài chính.
Ban lãnh đạo trường có thể tập trung toàn bộ nỗ lực và khả năng vào việc thực hiện các chỉ tiêu sau.
Bảng 2.5: Mục tiêu và thước đo KPI tiêu chí tài chính.
Tiêu chí Mục tiêu Thước đo KPI
Quy mô phát triển
Tăng trưởng quy mô hoạt động của nhà trường
- Tốc độ tăng nguồn thu của nhà trường
Tăng chênh lệch thu chi - Chênh lệch thu chi hoạt động sự nghiệp có thu
- Tỷ lệ % chi phí trên 1 sinh viên theo khoản mục
Tài trợ cho các công trình nghiên cứu tăng
- Số lượng các công trình nghiên cứu được nhận tài trợ
Học phí của sinh viên tăng - % / chi phí đóng góp
Doanh thu từ các hoạt động
Năng suất giảng dạy tăng - Tỷ lệ sinh viên/ giảng viên Quản lý tài chính lành mạnh - Ngân sách cân bằng
- Ngân sách chi cho các yêu cầu cần thiết
Quản lý tài chính (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Nâng cao hiệu quả hoạt động của các bộ phận
ROI
(Nguồn: Phòng Kế toán tài chính trường Trung học Kinh tế Khánh Hòa).
Các thước đo viễn cảnh khách hàng
Theo phân tích của chương 1, tác giả xác định có 2 nhóm khách hàng chính của trường Trung học Kinh tế Khánh Hòa là khách hàng nội bộ và khách hàng bên ngoài.
- Khách hàng nội bộ: Các giảng viên, chuyên viên, và các cán bộ quản lý. - Khách hàng bên ngoài: Bao gồm sinh viên và nhóm cộng đồng (cựu sinh viên, phụ huynh, DN).
Bảng 2.6: Mục tiêu và thước đo KPI tiêu chí khách hàng.
Tiêu chí Mục tiêu Thước đo KPI
Tăng cường thu hút sinh viên
- Số lượng và chất lượng của sinh viên
- Số lượng hồ sơ đăng ký vào các chương trình tuyển sinh
- % hồ sơ được chấp nhận (đủ tiêu chuẩn)
- Sự phân bổ lượng sinh viên theo khu vực địa lý Phát triển sinh viên chất
lượng cao
- Chất lượng giảng dạy
Sinh viên có chất lượng sau khi tốt nghiệp
- Số lượng sinh viên được các tổ chức tuyển dụng - Tỷ lệ sinh viên tốt nghiệp được các DN đánh giá làm việc hiệu quả
- Lương bình quân của sinh viên sau khi ra trường
Sinh viên
Sự thỏa mãn của sinh viên
- Khả năng sinh viên được tiếp cận với các khóa học cần thiết
- Khả năng xin được công việc tốt
- Sự đánh giá của sinh viên về khóa học/ chương trình học
- Khảo sát sinh viên sau khi tốt nghiệp
Nhóm cộng
đồng (DN, cựu sinh viên, phụ huynh)
Đem lại lợi ích cho các bên
- Khảo sát DN về tính hiệu quả trong công việc của sinh viên tốt nghiệp từ trường
Sự thỏa mãn của các giảng viên
- Sự khuyến khích trong NCKH và tham dự các hội thảo (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
- Mức độ được tham gia vào việc đưa ra các quyết định quan trọng
- Ngân sách dành cho việc phát triển giảng viên - Cơ sở vật chất phục vụ cho công tác giảng dạy và NCKH
- Sự phân bổ về khối lượng công việc Chất lượng chuyên môn
- Trình độ của các giảng viên
- Khả năng áp dụng phương pháp giảng dạy tiên tiến và cập nhật
Giảng viên
Công trình NCKH
- Số lượng các bài báo/ bài nghiên cứu được đăng trên các tạp chí trong nước.
- Số lượng các bài trình bày tại các hội thảo trong nước
(Nguồn: Phòng Đào tạo trường Trung học Kinh tế Khánh Hòa).
Các thước đo viễn cảnh quy trình nội bộ.
Để thực hiện nhiệm vụ đào tạo có chất lượng tốt và hiệu quả cao, tác giả xin đưa ra một số tiêu chí cần xem xét và đo lường trong tiêu chí quy trình nội bộ như sau:
Bảng 2.7:Mục tiêu và thước đo KPI tiêu chí quy trình nội bộ.
Tiêu chí Mục tiêu Thước đo KPI
Chuẩn xác trong tuyển sinh Thực hiện đúng quy chế tuyển sinh
Tỷ lệ sai sót trong quy trình tuyển sinh được phát hiện và ngăn chặn
Giảng dạy chất lượng cao
- Các giải thưởng trong công tác giảng dạy
- Sự đánh giá của sinh viên về khóa học/ môn học - Sự thỏa mãn của sinh viên về chất lượng giảng dạy - Mức độ áp dụng các thiết bị hỗ trợ trong công tác giảng dạy
- Khả năng trình bày của giảng viên Cải tiến quy
trình phục vụ giảng dạy
- Tỷ lệ các đề nghị của sinh viên được đáp ứng kịp thời
Tuân thủ quy định liên quan đến hoạt động giảng dạy
- Tỷ lệ giảng viên không tuân thủ các quy định liên quan đến hoạt động giảng dạy
Đẩy mạnh hoạt động NCKH
- Số lượng đề tài NCKH được nghiệm thu
Sự xuất sắc trong công tác giảng dạy Thúc đẩy và phát triển khả năng học tập
- Điểm số của sinh viên trong môn học
- Tỷ lệ qua của sinh viên trong kỳ thi cuối kỳ của môn học
- Cơ hội được trình bày kiến của sinh viên trong lớp - Sự tiến bộ của sinh viên trong chuyên môn (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
- Mức độ áp dụng công nghệ/ thiết bị hỗ trợ trong học tập Chương trình có chất lượng cao và mang tính sáng tạo/ đổi mới
- Mức độ đổi mới của chương trình
- Mức độ các chương trình được cập nhật về xu hướng thương mại, kinh doanh và giáo dục tiên tiến - Mức độ quốc tế hóa của chương trình
Chất luợng của chương trình
và sự sáng
tạo/sự đổi mới
Giới thiệu các chương trình mới
- Xác định khoảng thời gian triển khai/ thực hiện - Khoảng thời gian sẽ đưa ra được sản phẩm mới
Sự hiệu quả của dịch vụ
Khả năng thực hiện
- % số sinh viên hoàn thành khóa học trong 2 năm - Chi phí giảng dạy/ sinh viên
- Chi phí quản lý/ sinh viên
- % ngân sách chi cho việc giảng dạy Tính hiệu quả
của dịch vụ dành cho sinh viên
- Loại hình và số lượng dịch vụ được cung cấp - Thời gian cho việc đăng ký các khóa học/ môn học - Thời gian phải sử dụng để đóng học phí
- Thời gian cho việc xử lý các khiếu nại, thắc mắc, hay hỗ trợ, tư vấn cho sinh viên
Các thước đo viễn cảnh đào tạo và phát triển.
Các tiêu chí cần được xác định và đo lường để phát huy khả năng học tập và phát triển của đội ngũ giảng viên như sau:
Bảng 2.8: Mục tiêu và thước đo KPI tiêu chí đào tạo và phát triển
Tiêu chí Mục tiêu Thước đo KPI
Nâng cao năng lực nhân viên
- Mức độ hài lòng của nhân viên - Tỷ lệ % nhân viên được huấn luyện - Tốc độ thay thế nhân viên dài hạn - Nguồn thu/ CBCNV
Phát triển đội ngũ giảng viên
- Ngân sách đầu tư cho NCKH, cải thiện hệ thống thư viện, máy móc trang thiết bị
- Đánh giá công tác giảng dạy Công nghệ hỗ trợ giảng
dạy và học tập
- Sự thỏa mãn của giảng viên đối với hệ thống hỗ trợ giảng dạy và học tập
- Mức độ sử dụng công nghệ trong các khóa học cụ thể
- Tỷ lệ % các hoạt động đào tạo có thông tin phản hồi trực tuyến
Sự xuất sắc trong giảng dạy và học tập (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Sự đổi mới trong giảng dạy/ học tập
- Sự phát triển của hệ thống đánh giá và các thiết bị hỗ trợ sự đổi mới trong công tác giảng dạy/ học tập
Sự gắn bó với nhà trường
Gắn nhân viên mới mục tiêu của tổ chức
Tỷ lệ % nhân viên tham gia xây dụng nhà trường
Chất lượng của các trang thiết bị
Sự cải thiện về số lượng và chất lượng của các trang thiết bị cung cấp cho đội ngũ giảng viên và cán bộ
- Sự đầy đủ của các trang thiết bị trong lớp học, thư viện và văn phòng
- Thời gian được nhận các dịch vụ, thay thế thiết bị
- % ngân sách dành cho việc cải tiến thiết bị hàng năm
(Nguồn: Phòng Đào tạo và Phòng Hành chính trường Trung học Kinh tế Khánh Hòa) Và sau đây tác giả so sánh nội dung triển khai bộ chỉ số hoạt động KPI cho các khoa chuyên ngành, góp phần nâng đảm bảo và nâng cao chất lượng đào tạo tại Học viện ngân hàng.
Đối với mảng hoạt động liên quan đến chương trình giáo dục.
Các hoạt động Các chỉ số hoạt động
- Chuẩn đầu ra ngành đào tạo. - Chương trình đào tạo.
- Chuẩn nhóm học phần, học phần. - Phối hợp thực hiện chương trình. - Ý kiến phản hồi về chương trình đào tạo
1) Tham gia xây dựng, công bố và hoàn thiện chuẩn đầu ra.
2) Tham gia xây dựng, công bố và hoàn thiện chương trình đào tạo của ngành, chuyên ngành và hướng chuyên sâu.
3) Chuẩn nhóm học phần, học phần:
+ Xây dựng, công bố và hoàn thiện chuẩn nhóm học phần, học phần do đơn vị quản lý.
+ Xây dựng, công bố và hoàn thiện đề cương chi tiết; kế hoạch đào tạo từng học phần.
+ Hướng dẫn phương pháp dạy và học phù hợp cho các học phần.
+ Xây dựng, công bố và hoàn thiện đánh giá người học từng học phần.
4) Xây dựng, công bố và hoàn thiện yêu cầu đối với các học phần đại cương, cơ sở, bổ trợ về định hướng/ chuẩn đầu ra ngành đào tạo.
5) Tổ chức lấy ý kiến của nhà tuyển dụng, chuyên gia, cựu sinh viên, nhà khoa học… về chương trình chuẩn đầu ra.
Đối với mảng hoạt động liên quan đến kế hoạch đào tạo.
Các hoạt động Các chỉ số hoạt động
- Quản lý nội dung, phương pháp, chất lượng đào tạo.
- Kế hoạch giản dạy chính khóa.
- Kế hoạch hóa sinh viên cuối khóa. - Kế hoạch giảng dạy khác…
1) Quản lý nội dung phương pháp, chất lượng đào tạo: + Lấy ý kiến phản hồi. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
+ Dự giờ giảng viên.
+ Kiểm tra sau, kiểm tra thực hiện quy trình
2) Xây dựng và triển khai kế hoạch chi tiết theo học kỳ nhằm đảo bảo thực hiện đúng kế hoạch đào tạo toàn khóa của các chương trình chính khóa.
3) Xây dựng, thông tin và triển khai kế hoạch chi tiết về thực tập tốt nghiệp và tốt nghiệp cho sinh viên cuối khóa.
4) Xây dựng và triển khai kế hoạch chi tiết theo học kỳ nhằm đảm bảo thực hiện đúng kế hoạch đào tạo bồi dưỡng nghiệp vụ ngắn hạn theo yêu cầu của Giám đốc.
(Nguồn: Học viện Ngân hàng).
Đối với mảng NCKH và chuyển giao công nghệ
Các hoạt động Các chỉ số hoạt động - Kết quả NCKH chung. - Kết quả hợp tác NCKH. - Kết quả NCKH của giảng viên. - Khả năng thực hiện NCKH. - Tác động của NCKH. - NCKH của sinh viên
1) Đề tài/ dự án khoa học do đơn vị chủ trì được hoàn thành các cấp và kết quả đánh giá.
2) Đề tài/ dự án khoa học do đơn vị phối hợp các cơ quan khác (trong và ngoài Học viện Ngân hàng) được hoàn thành các cấp và kết quả đánh giá.
3) Giảng viên hoàn thành (đạt, vượt…) kế hoạch/ nhiệm vụ khoa học hàng năm.
4) Xây dựng, công bố và hoàn thiện hồ sơ kinh nghiệm, năng lực tham dự/ đấu thầu đề tài/ dự án khoa học.
5) Xây dựng và triển khai kế hoạch đánh giá tác động của khoa học về phương diện lý thuyết và thực tiến.
6) Hoàn thành nhiệm vụ định hướng, hướng dẫn và có sinh viên đạt giải NCKH hàng năm.
Đối với mảng đảm bảo chất lượng.
Các hoạt động Các chỉ số hoạt động
- Giáo trình và tài liệu tham khảo. - Nghiên cứu cải tiến phương pháp dạy và học.
- Phát triển cơ sở vật chất.
- Đánh giá cán bộ quản lý cấp trên, cán bộ quản lý ngang cấp liên quan.
- Tiếp cận và ứng dụng điều kiện đảm bảo chất lượng giáo dục khu vực và quốc tế.
- Quy trình hóa công việc
1) Giáo trình và tài liệu tham khảo:
+ Xây dựng công bố và thường xuyên hoàn thiện yêu cầu về cấu trúc/ chuẩn tài liệu.
+ Đảm bảo số lượng giáo trình, tài liệu tha khảo của các học phần do đơn vị đảm nhận.
+ Giới thiệu giáo trình và tài liệu tham khảo phù hợp với các học phần do đơn vị đảm nhận.
2) Tổ chức nghiên cứu, đánh giá và hoàn thiện phương pháp dạy và học phù hợp với các học phần do đơn vị đảm nhận.
3) Đề xuất những yêu cầu cần thiết về cơ sở vật chất phục vụ dạy – học phù hợp với yêu cầu đào tạo và NCKH do đơn vị phụ trách.
4) Tham gia đánh giá cán bộ quản lý cấp trên, cán bộ quản lý ngang cấp theo yêu cầu của Giám đốc. 5) Chủ động tiếp cận, đánh giá mức độ đáp ứng và có kế hoạch cụ thể cho việc ứng dụng tiêu chí đảm bảo chất lượng giáo dục khu vực và quốc tế.
(Nguồn: Phòng Đào tạo Học viện Ngân hàng).
Đối với mảng quản trị nhân lực (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Các hoạt động Các chỉ số hoạt động
- Chuẩn nhân lực và mô tả công việc.
- Quy hoạch, kế hoạch phát triển nhân lực.
- Trình độ, chức danh khoa học của giảng viên.
- Đảm nhận học phần của giảng viên.
1) Công bố chuẩn cho các vị trí nhân lực; có bản