Nguồn gen cần phải đánh giá một cách hệ thống để nhận biết về các đặc điểm sinh trưởng, phát triển, sinh lý và hình thái và những tính trạng đặc thù về chống chịu điều kiện bất thuận, chống chịu bệnh. Để quá trình đánh giá có cơ sở và chính xác cần hệ thống lại những thông tin đã có trước khi thực hiện đánh giá. Hệ thống hóa thông tin cần chuẩn bị những chỉ tiêu và bảng mô tả, các chuyên gia có chuyên môn xây dựng bản mô tả hoặc sử dụng bản mô tả mẫu của IPGRI, bản mô tả đảm bảo thuận tiện cho quản lý và trao đổi nguồn gen. Nhìn chung một bản mô tả bao gồm bốn phần chính sau:
+ Số liệu thu thập ban đầu (Passport data): bao gồm toàn bộ thông tin cơ bản trong thời gian thu thập mẫu hoặc thông tin của nguồn cung cấp mẫu. Thông tin này có lợi cho toàn bộ quá trình quản lý, bảo tồn và sử dụng nguồn gen. Ngoài những thông tin và nguồn gen cần có các thông tin về môi trường như khí hậu, đất đai, chế độ canh tác, địa phương, độ cao thu thập. Thông tin địa điểm thu thập nguồn gen, khu vực thuộc làng/bản, xã, huyện, tỉnh, kinh độ, vĩ độ. Loại mẫu nguồn gen thu thập, dòng, quần thể, giống địa phương, hoang dại, giống mới, điều kiện trồng trọt, điều kiện sinh thái…
+ Mô tả đặc điểm (Characterization) bao gồm các đặc điểm có thể di truyền cao có thể nhìn thấy bằng mắt ở tất cả các môi trường. Mô tả này là mô tả chuẩn, có thể so sánh với những thông tin thu thập để có thể nhận biết lâu dài mẫu nguồn gen. Mô tả bao gồm tất cả các đặc điểm ví dụ như số hạt, dạng bông, màu sắc và các đặc điểm hình thái khác.