a) Thành lập nhóm cán bộ thu thập nguồn gen
Nhóm chuyên gia thu thập là nhóm liên ngành, có chuyên môn sâu một số lĩnh vực khác nhau về thực vật học, di truyền, chọn giống, nông học, sinh thái học, xã hội học. Những người hiểu biết về dân tộc học, kiến thức bản địa có vai trò quan trọng trong quá trình thu thập. Nhóm cần một kỹ thuật viên thành thạo sử dụng trang thiết bị phân tích, đo lường và thiết bị bảo quản mẫu nguồn gen sau thu thập. Nhóm phân công trách nhiệm cho các thành viên, trưởng nhóm, cán bộ hậu cần, cán bộ chuyên môn chính… Phân công công việc chuẩn bị như xây dựng kế hoạch, xây dựng mẫu biểu thu thập thông tin, liên hệ địa phương, chuẩn bị hậu cần...Sau khi công tác chuẩn bị hoàn tất, họp nhóm để thống nhất kế hoạch hoạt động và những kỹ thuật chung. Số lượng một nhóm ít nhất là 6 người gồm 01 nhóm trưởng, 2 đến 3 cán bộ chuyên môn sâu, một cán bộ xã hội học và 01 kỹ thuật viên.
b)Nghiên cứu các tài liệu thứ cấp
Thu thập ngồn gen cần ứng dụng những kiến thức về lấy mẫu quần thể, hiểu biết về đa dạng sinh học, đa dạng di truyền và môi trường, các khía cạnh về văn hóa, kinh tế-xã hội của canh tác nông nghiệp khu vực thu thập. Lập kế hoạch chuẩn bị chu đáo cho một chương trình thu thập nguồn gen đã được nhiều nhà khoa học đề cập đến như Bennett (1970), Harlan (1975b), Hawkes (1976, 1980), Arora (1981a) and Chang (1985). Khía canh kỹ thuật cần có hiểu biết trước khu vực điều tra thu thập về văn hóa cộng đồng, các nhóm dân tộc sinh sống, tôn giáo, tập quán, các loài cây trồng và đa dạng hiện có. Những thông tin như vậy được tổng hợp và phân tích trước khi tiến hành cuộc thu thập nguồn gen. Những thông tin như vậy giúp:
-Giảm chi phí và tiết kiệm thời gian
-Chiến lược lấy mẫu phù hợp
-Không để thiếu hay mất cơ hội thu thập nguồn gen
-Chuẩn bị đầy đủ trang thiết bị, dụng cụ, phương tiện và các đồ dùng cần thiết khác.
Thu nhận kiến thức sinh thái nông nghiệp, phân bố cây trồng và thực vật. Điều kiện sinh thái nông nghiệp liên quan đến phân bố các loài thực vật, giống và nhóm cây trồng cũng như họ hàng hoang dại của chúng. Những kiến thức này nhà thu thập có thể thu nhận thông qua các sách và tài liệu đã xuất bản, các trang web địa phương, số liệu thống kê hay các nghiên cứu khác trước đó, thậm chí các báo cáo kinh tế xã hội của địa phương hàng năm. Ngoài những thông tin chung cần tìm hiểu thêm những thông tin chi tiết hơn về mùa vụ thu hoạch các loại cây trồng, các cây trồng kinh tế, cây trồng đặc thù và cây trồng phổ biến tại khu vực khảo sát, thu thập.
Sử dụng sách phân loại đã xuất bản về tên và đặc điểm của các loài cây trồng: nghiên cứu những tài liệu này giúp cán bộ thu thập tiếp cận nhanh hơn với nguồn gen, nắm được nhóm cây, họ, loài và có thể nhận biết, phân biệt nguồn gen tại địa phương so với các vùng khác. Đồng thời có thể xác định được địa điểm có mức độ đa dạng cao nguồn gen, để thu thập đầy đủ và số lượng thu thập nhiều hơn. Nhận biết các loài có mức độ đa dạng thấp hay hiếm để có kế hoạch thu thập chi tiết và cỡ mẫu nhỏ, phạm vi lấy mẫu phải hẹp hơn. Những thông tin thứ cấp này có thể bổ sung vào tài liệu thu thập làm phong phú và đầy hơn thông tin cần thiết cho các nghiên cứu tiếp theo sử dụng.
Thăm các trung tâm hay trạm trại thu thập bảo tồn tài nguyên di truyền trước khi thực hiện cuộc thu thập: thăm các Viện nghiên cứu, các trường Đại học, vườn thực vật và khu bảo tồn thu thập thêm thông tin về nguồn gen, nơi cuộc thu thập sẽ thực hiện. Thông qua các cuộc thăm nhận biết những nguồn gen đã thu thập, những tài nguyên chưa có hoặc chưa đầy đủ cần quan tâm hơn trong quá trình thu thập. Bên cạnh đó thảo luận với các nhà chọn giống, các nhà thực vật học, cung cấp thêm những thông tin khoa học về nguồn gen, kinh nghiệm và nhu cầu của họ về nguồn gen
c) Liên hệ hay hợp đồng với địa phương
Trước khi thực hiện chuyến thu thập, cần liên hệ với địa phương để có sự thống nhất và nhận được sự giúp đỡ trong quá trình thu thập. Những cơ quan địa phương có liên quan đến nguồn gen là Sở KHCN và sở Nông nghiệp &PTNT cấp tỉnh, phòng Nông nghiệp hay phòng Kinh tế cấp huyện, UBND xã, trưởng thôn. Đôi khi hệ thống khuyến nông địa phương có thể trợ giúp cho quá trình thu thập rất hiệu quả. Liên hệ và thỏa thận với địa phương những nội dung chính như sau:
-Cho phép khai thác các tài liệu sẵn có tại địa phương như số liệu thống kê, các loại bản đồ, báo cáo kinh tế-xã hội hàng năm, báo cáo sản xuất nông nghiệp
-Cho phép tiến hành thu thập tại các địa điểm: huyện, xã, bản, khu vực bảo tồn địa phương, rừng và khu tựu nhiên hoang dại
-Có ý kiến chỉ đạo xuống cấp huyện, cấp xã và cấp thôn
-Triệu tập các cuộc họp với nông dân khi cần thiết
-Trợ giúp phương tiện đi lại
-Cử người dẫn đường
-Phiên dịch tiếng địa phương đối với vùng dân tộc ít người
-Điều kiện ăn ở cho đoàn cán bộ thu thập nguồn gen
d) Xây dựng kế hoạch chi tiết cho chuyến thu thập
Kế hoạch chi tiết bao gồm nhiều kế hoạch nhỏ như kế hoạch về thời gian, kế hoạch làm việc, kế hoạch hội họp, kế hoạch đi lại và kế hoạch tài chính. Kế hoạch càng chi tiết cuộc thám hiểm thu thập nguồn gen càng có kết quả tốt. Một ví dụ một đoàn cán bộ thu thập nguồn gen tại huyện Kỳ Sơn, tỉnh Nghệ An thu thập nguồn gen lúa và ngô địa phương diễn ra 10 ngày từ 10 tháng 3 đến 20 tháng 3 năm 2007.
Bảng 2-4 : Kế hoạch thu thập nguồn gen lúa, ngô địa phưonưg tại huyện Kỳ Sơn, Nghệ
An năm 2007
Ngày Thời gian Nội dung Người chủ trì
5/3 8h-17h Họp nhóm cán bộ thu thập, phân công công tác chuẩn bị
Nguyễn Văn A 6/3-9/3 Chuẩn bị vật tư, thuê phương tiện Nguyễn Văn B 6/3-9/3 Sư tầm tài liệu thứ cấp của huyện Kỳ Sơn Nguyễn Văn C 6/3-9/3 Liên hệ thống nhất kế hoạch với tỉnh, huyện Nguyễn Văn E 10/3 7h-12h Hà Nội đi Vinh bằng ô tô Cả đoàn 13h-17h Làm việc với sở Tài nguyên và môi trường ông A+B 13h-17h Làm việc với sở NN&PTNT Bà C+E 11/3 7h30 Rời Vinh đi huyện Kỳ Sơn cả đoàn 12/3 8h-17 -Thăm chợ huyện
-Thảo luận với phòng Kinh tế và Trạm khuyến nông: lien hệ các xã, thôn và thu thập số liệu của huyện
Cả đoàn
13/3 8h
14h-17h -Rời thị trấn Mường xén đến xã Huổi Tụ
-Thăm chợ xã
-Làm việc thu thập thông tin và thảo luận với cán bộ Nông nghiệp, cán bộ địa chính, cán bộ lâm nghiệp xã
Ông A+ bà E Ông B + bà C
...
d) Chuẩn bị hậu cần cho chuyến thu thập
Hậu cần cho chuyến thu thập tùy thuộc vào khả năng của cơ quan thu thập, nguồn tài chính và khả năng hỗ trợ của địa phương. Những yêu cầu tối thiểu cho một cuộc thu thập có thể liệt kê như sau:
- Kinh phí : ăn ở, đi lại, mua vật tư, mua vật liệu, trả công hướng dẫn, phiên dịch, quà cho địa phương và nông dân.
- Tài liệu: mẫu biểu đã in và photo, sổ ghi chép, bản đồ, sách hướng dẫn và những tài liệu đã xuất bản cần thiết có liên quan đến nguồn gen.
- Trang thiết bị và vật tư: kính lúp, la bàn, phích lạnh, tủ định ôn, môi trường nuôi cấy nếu thu thập in vitro, giấy Ao và A4, thẻ, bút các loại, thước các loại, ghim, túi và hộp đựng mẫu, dao, panh, kéo, nước cất. Máy chụp ảnh mẫu, máy quay Vidio, máy ghi âm
- Tư trang cá nhân phù hợp cho đi địa phương và đi rừng, lều bạt và túi ngủ