Thu nhận mẫu nguồn gen là nhận vật liệu di truyền của loài để đưa vào bảo tồn trong ngân hàng gen hạt, thu nhận mẫu là bước đầu tiên của quá trình bảo tồn ngân hàng hạt
Mục đích chủ yếu của bảo tồn hạt khô là đảm bảo giữ được đa dạng di truyền cho sử dụng hiện tại và tương lai. Bảo tồn hạt là phương pháp quan trọng để bảo tồn những nguồn tài nguyên di truyền đang bị đe dọa, nguồn gen khó bảo tồn In situ, bổ sung những đa dạng còn chưa đầy đủ cho sử dụng, bảo tồn và phục vụ cho chương trình tạo giống với các mục tiêu khác nhau. Bảo tồn hạt ở các nước và nước ta ưu tiên những loài cây lương thực, nguồn gen có giá trị kinh tế cao, nguồn gen bị đe dọa, nguồn gen hiếm như giống địa phương, loài họ hàng hoang dại
+ Thu nhận hạt đưa vào bảo tồn trong ngân hàng hạt
Thu nhận mẫu hạt đưa vào bảo tồn có thể từ trực tiếp trên hiện trường hoặc mẫu nguồn gen đã thu thập trước. Thu thập trên hiện trường tiến hành vào thời gian hạt của loài cây trồng chín và sức sống của hạt tốt nhất, dựa trên màu sắc quả và hạt của chúng. Màu sắc quả và hạt nhận biết thời điểm chín khác nhau giữa các loài cây trồng. Nhìn chung khi chín quả chuyển từ xanh sang màu vàng, nâu hay đỏ, vàng nâu, nâu tía. Ví dụ quả cà chua khi chín chuyển từ xanh sang màu đỏ, quả dưa chuột xanh sang vàng nâu, lúa màu xanh sang vàng rơm. Tuy nhiên một loài cây trồng cũng có thể có rất nhiều loại màu sắc cần có nghiên cứu xác định thời điểm hạt chín để thu thập cho bảo tồn hạt. Hạt thu đúng thời điểm chín nâng cao tuổi thọ, khả năng nảy mầm, sức sống hạt trong quá trình bảo tồn. Kỹ thuật bảo tồn áp dụng chung cho toàn bộ mẫu hạt, do vậy yêu cầu khi thu hạt tạo thành một mẫu bảo tồn phải có độ chín đồng đều nhau.
Dụng cụ chứa mẫu hạt cho thu thập có thể sử dụng túi giấy, túi ni lông, bao vải, bình thủy tình, bình nhựa hoặc sọt nhựa. Dụng cụ chứa đảm bảo không bị tổn thương cho hạt hay quả trong quá trình vận chuyển, tách hạt, làm khô hạt hay không bị tăng nhiệt độ quá cao gây hư hỏng hạt. Các dụng cụ chứa phải thông thoáng, mở nắp hoặc miệng túi tránh gây ẩm và ẩm độ cao trong dụng cụ chứa do hô hấp của quả và hạt.
+ Sơ chế mẫu hạt nguồn gen:
Sau khi thu nhận nguồn gen tiến hành phơi hoặc sấy để giảm độ ẩm, làm sạch và xử lý nấm bệnh. Hạt hay quả chín thường có độ ẩm cao (10 đến 20% tùy loài), ẩm độ cao gây hư hỏng hạt nhanh do hô hấp sinh ra nhiệt độ và ẩm độ cao trong khối mẫu, đây cũng là nguyên nhân dễ nhiễm bệnh vào lô hạt. Làm sạch sơ bộ, tách hạt và làm khô cần thực hiện ngay sau khi thu thập tránh những rủi ro trên và giảm khối khối lượng mẫu khi vận chuyển. Những phương pháp đơn giảm làm sạch vỏ ngoài bằng đập, trải quả hạt trên giấy, trong phòng thoáng, với những loại quả khô dễ tách có thể tách hạt ngay. Những quả mọng bổ tách hạt hoặc sử dụng phương pháp lên men, hạt sau khi tách làm sạch bằng nước, làm khô sơ bộ bằng thấm hoặc quay trong túi lưới để ráo nước. Nếu thu thập trong thời gian dài và điều kiện môi trường nóng ẩm, hạt sau làm khô sơ bộ tiếp tục làm khô bằng chất hút ẩm như chất silic dioxyt với tỷ lệ hạt/chất hút ẩm là 3:2 đến 1 : 1, cứ một lớp túi hạt, xếp một lớp chất hút ẩm và đặt trong dụng cụ chứa kín để tránh hút ẩm trong không khí vào dụng cụ chứa. + Ghi nhận thông tin
Thu thập và ghi chép toàn bộ những thông tin theo yêu cầu với nguồn gen (passport data), phương pháp thu thập và nội dung những thông tin cần thiết với nguồn gen đã trình bày chi tiết trong chương 2. Những thông tin trong quá trình sơ chế cũng được bổ sung thêm và cập nhật vào cơ sở dữ liệu, ghi nhãn trên dụng cụ chứa. Sau khi hoàn thành công việc thu thập trên thực địa mẫu nguồn gen được vận chuyển về kho bảo tồn ngân hàng gen trong điều kiện bảo đảm về nhiệt độ, độ ẩm và không gây tổn thương cơ giới đến mẫu hạt nguồn gen.
+ Kiểm tra sâu bệnh hại hạt nguồn gen
Kiểm tra bệnh hạt giống trước khi đưa mẫu nguồn gen vào kho bảo tồn, đặc biệt là mẫu nguồn gen từ nước ngoài cần thực hiện kiểm dịch nghiệm ngặt theo luật bảo vệ thực vật và kiểm dịch thực vật quốc gia, trước khi đưa đến kho ngân hàng gen hạt tránh rủi ro về dịch bệnh cho ngân hàng gen. Những mẫu có bệnh cần xử lý bằng hóa chất tẩy trùng hoặc loại bỏ trong trường hợp không thể tẩy trùng được
Sản phẩm chuyển gen (GMOs) cần nhận biết những nguy hiểm về di truyền khi bảo tồn với tập hợp các cây trồng khác, những sản phẩm này có thể chuyển gen vào các mẫu đang bảo tồn làm biến đổi nguồn gen đang bảo tồn thông qua thụ phấn. Những thông tin về nguồn gen này cần đầy đủ từ nơi cung cấp và kỹ thuật quản lý nguồn gen đặc thù với sản phẩm GMO.