Đăng ký nguồn gen là gắn một số hiệu duy nhất để nhận biết mẫu nguồn gen đó, gọi là mẫu nguồn gen số: xx để phân biệt với các mẫu khác trong ngân hàng gen. Đồng thời số ký hiệu này phục vụ cho quản lý, tra cứu và sử dụng nguồn gen, số này được gắn trước khi đưa mẫu vào ngân hàng. Các bước thực hiện đăng ký mẫu nguồn gen thực hiện như mô tả trong sơ đồ sau:
Hình 4-2: Các bước thực hiện đăng ký mẫu nguồn gen vào ngân hàng gen hạt
( Nguồn N. Kameswara Rao, Jean Hanson, M. Ehsan Dulloo, Kakoli Ghosh, David Nowell and Michael Larinde, 2006)
Bước 1: Kiểm tra hồ sơ và các văn bản pháp lý của nguồn gen
Thông tin của người thu thập (passport information) gồm: tên giống, tên người thu thập, thông tin di truyền, vật liệu di truyền, vật liệu cải tiến, chọn lọc để tránh trùng lặp trong ngân hàng gen. Thông tin tối thiểu cần có trong cơ sở dữ liệu như sau:
-Thông tin về thu thập
-Tên thông thường, chi , loài
-Số hiệu thu thập
-Địa phương thu thập
-Ngày thu thập
-Số cây thu thập
-Thông tin hoàn chỉnh sau thu thập
-Tên thông thường, chi , loài, giống
-Tên mẫu hoặc những đặc điểm nhận biết liên quan đến mẫu
-Thông tin về phả hệ và phương pháp tạo giống
-Kiểu hình
-Chủ sở hữu của mẫu nguồn gen
Ngoài thông tin ban đầu khi thu thập nguồn gen, nghiên cứu nhận biết, phân biệt mẫu nguồn gen khi đăng ký thông qua thí nghiệm trồng các mẫu nguồn gen cạnh nhau trong nhà có mái che hoặc trên đồng ruộng. Đánh giá tất cả các đặc điểm, tính trạng hình thái của mẫu nguồn gen phân biệt giữa các mẫu, cần ít nhất một đặc điểm khác biệt với các mẫu khác. Đánh gía tính khác biệt giữa các mẫu nguồn gen có thể áp dụng phương pháp đánh giá tính khác biệt của khảo nghiệm DUS (của UPOV,1991), phân tích thống kê xác định dựa trên tham số t-test
Khi so sánh kiểu hình, không đủ minh chứng tính khác biệt giữa các mẫu nguồn gen, có thể sử dụng phương pháp hóa sinh để phân biệt như điện di protein hạt và isozyme để bổ sung cho so sánh hình thái. Marker DNA như AFLPs, SSRs và SNPs cũng là công cụ mạnh xác định sự khác biệt giữa các mẫu, có thể áp dụng để kiểm tra mối quan hệ di truyền giữa các mẫu một hỗ trợ đáng tin cậy và hiệu qủa.
Bên cạnh những thông tin nhận biết, mỗi mẫu nguồn gen phải có chứng chỉ vệ sinh an toàn và sạch bệnh nấm, vi khuẩn, virus và côn trùng gây hại. Bệnh nấm, vi khuẩn và virus ký sinh trong hạt nguy hiểm và rất khó loại bỏ bằng xử lý thuốc hóa học hay các biện pháp xử lý khác. Trong trường hợp không xử lý được phải loại bỏ và thu thập mẫu nguồn gen khác thay thế.
Chất lượng mẫu hạt đủ cho bảo tồn, chất lượng mẫu hạt được đánh giá trên tỷ lệ nảy mầm, sức sống của hạt. Tỷ lệ nảy mầm của mẫu hạt cây trồng không được thấp hơn 85%, loài hoang dại không nhỏ hơn 75%.
Số lượng mẫu hạt tối thiểu để đăng ký là đơn vị cơ bản của đăng ký mẫu nguồn gen (base unit) có thể ước lượng cỡ mẫu tiêu chuẩn cho loài bằng công thức sau:
BS = (PP x NP)/(GR x FG)
Trong đó: BS là số hạt yêu cầu cho đăng ký; PP = quần thể mong muốn mỗi lần nhân; NP là số lần nhân tối thiểu GR là % nảy mầm điều kiện tiêu chuẩn ; FG là % nảy mầm đồng ruộng ( nhỏ hơn nảy mầm tiêu chuẩn 1% với điều kiện tốt và 5% với điều kiện đồng ruộng xấu)
Ví dụ
+ Quần thể mong muốn mỗi lần nhân là 100 cá thể
+ Tỷ lệ nảy mầm = 95%
+ Tỷ lệ nảy mầm đồng ruộng = 90% ( ruộng xấu)
+ Số lần nhân tối tiểu = 3 lần nhân
Đơn vị cư bản hoặc số hạt tối thiểu đểđăng ký == =
) 90 , 0 95 , 0 ( ) 3 100 ( x x 351 hạt
Cuối cùng là những văn bản pháp lý cho bảo tồn nguồn gen như văn bản thỏa thuận với người thu thập hay sở hữu nguồn gen (có thể là cá nhân, một tổ chức như Viện nghiên cứu, công ty...) cho phép bảo tồn và sử dụng mẫu nguồn gen
Trường hợp mẫu nguồn gen không đủ những điều kiện như trên, cần hoàn chỉnh và bổ sung trước khi đăng ký. Ví dụ: mất số liệu thông tin ban đầu, số lượng và chất lượng không đảm bảo, sâu bệnh hại hay chưa đúng thủ tục pháp lý.
Bước 2: Thủ tục đăng ký nguồn gen
Mẫu nguồn gen đã đủ những điều kiện tối thiểu trên sẽ tiến hành đăng ký mã số nguồn gen theo thủ tục sau:
-Xắp xếp các vật liệu theo thứ tự tên giống (theo vần alphabe của chữ cái)
-Kiểm tra lại gói mẫu theo danh sách mẫu đã chuẩn bị trước
-Nếu danh sách không đáp ứng có thể sửa hay điều chỉnh lại danh sách
-Kiểm tra lại dữ liệu ban đầu để đưa mã số cho mẫu nguồn gen
-Đưa mã số nguồn gen theo thứ tự
-Viết mã số nguồn gen lên túi và danh sách
-Đưa toàn bộ thông tin vào file cơ sở dữ liệu của ngân hàng gen
Phương pháp làm mã số cho ngân hàng gen mới: hệ thống mã số cho ngân hàng gen phải đảm bảo đơn giản, thực tế, dễ sử dụng. Thường sử dụng dãy số tự nhiên làm mã số, cộng thêm những ký hiệu khác để có thông tin thêm. Ví dụ mẫu nguồn gen của Việt Nam có thể có dãy mã VNGR-1, VNGR-2...Trong trường hợp ngân hàng gen rất lớn cần ký hiệu mã số theo loài cây trồng, xắp xếp các loài trong cùng chi thành một nhóm. Không ký hiệu các cây trong cùng một dãy số ví dụ từ 1 - 500 là mẫu nguồn gen lúa, 501-1000 là mẫu nguồn gen ngô, 1001 - 1500 là mẫu nguồn gen đậu tương sẽ nhầm lẫn và rất khó quản lý ngân hành gen hạt.