CHƯƠNG 2 SỰ PHÁT TRIỂN CỦA CÁC TƯ TƯỞNG QUẢN TRỊ
2.3. QUAN ĐIỂM HỆ THỐNG
Một hệ thống là tập hợp của các yếu tố có mối quan hệ phụ thuộc và liên quan với nhau. Cơ thể con người là một hệ thống với các bộ phận: cơ bắp, tế bào, dây thần kinh và hệ thống ý thức liên quan đến chúng lại với nhau. Quá trình sản xuất tại hãng xe Toyota như một hệ thống với các nhân viên, các nhóm làm việc, các bộ phận được liên kết để đạt được mục tiêu của tổ chức. Một tổ chức cũng có mối quan hệ với những nguồn lực bên ngồi như nhà cung ứng, khách hàng, các cổ đông và các trung gian.
Quan điểm hệ thống về quản trị đã đưa ra một cách tiếp cận mới để giải quyết các vấn đề phát sinh trong tổ chức là phân tích vấn đề theo một thể thống nhất các đầu vào, q trình chuyển hóa, đầu ra, sự phản hồi vào mơi trường. Hệ thống có thể là một cá nhân, một nhóm làm việc, một bộ phận hay một tổ chức.
Đầu vào bao gồm cơ sở vật chất, con người, tài chính, nguồn thơng tin để đưa vào q trình chuyển hóa. Tại một trường đại học, đầu vào có thể kể đến là các giảng viên, giáo án, sinh viên, tài chính, khn viên trường… Q trình chuyển hóa bao gồm các kỹ thuật được sử dụng để biến các đầu vào thành đầu ra. Quá trình chuyển hóa tại trường đại học bao gồm giảng viên giảng bài, các bài luận, các cuộc thí nghiệm, các bài kiểm tra. Đầu ra là những đầu vào như con người, máy móc, thiết bị, thơng tin và tài chính… được hình thành từ q trình chuyển hóa. Đầu ra của trường đại học là những sinh viên tốt nghiệp. Để hoạt động của hệ thống được tổ chức một cách hiệu
quả, sự phản hồi là điều cần thiết phải có. Phản hồi là các thơng tin về tình trạng của doanh nghiệp. Một thể hiện của sự phản hồi tại trường đại học là khả năng tìm việc làm của những sinh viên tốt nghiệp. Trong một doanh nghiệp, sự phản hồi có thể được ghi nhận từ những cuộc khảo sát marketing, những báo cáo tài chính, những đánh giá về hoạt động của cơng ty. Vai trị của người quản trị là chỉ đạo q trình chuyển hóa thơng qua việc hoạch định, tổ chức, lãnh đạo, kiểm tra. Môi trường của doanh nghiệp bao gồm các yếu tố như xã hội, chính trị và kinh tế ảnh hưởng đến hoạt động của doanh nghiệp (hệ thống).
Các loại hệ thống
Có hai loại hệ thống: hệ thống đóng và hệ thống mở. Một hệ thống đóng giới hạn sự tương tác trong mơi trường của nó. Tại Toyota, bộ phận sản xuất được tổ chức như một hệ thống đóng, sản xuất ra những sản phẩm được tiêu chuẩn hóa cao bằng một dòng sản xuất liên tục không đứt quãng. Trong khi đó, một hệ thống mở lại có sự tương tác với mơi trường bên ngồi. Bộ phận Marketing của Nokia ln cố gắng tìm ra các sản phẩm và dịch vụ mới để thỏa mãn nhu cầu của các khách hàng của mình. Nó ln theo dõi hành động của các đối thủ cạnh tranh và phát triển sản phẩm và dịch vụ tốt hơn đối thủ cạnh tranh với giá cả thấp hơn. Đồng thời, nó ln thu thập các ý kiến phản hồi từ khách hàng và xem đó như là một phần của q trình trên.
Các kỹ thuật định lượng có 4 đặc điểm cơ bản sau:
1. Trọng tâm chính là việc ra quyết định: Nghiên cứu để chỉ ra những phương án mà nhà quản trị cần thực hiện, ví dụ như việc giảm các chi phí tồn kho.
2. Các phương án chọn lựa dựa trên các tiêu chuẩn kinh tế: Những phương án chọn lựa được đánh giá trên những tiêu chuẩn có thể đo lường được như chi phí vận chuyển, doanh thu bán hàng, lợi nhuận.
3. Sử dụng các mơ hình tốn học: các tình huống được mơ hình hóa và các vấn đề được phân tích bằng các mơ hình tốn học.
4. Cần thiết phải sử dụng máy tính: Máy tính được sử dụng để xử lý các mơ hình tốn học phức tạp nhờ đó sẽ giúp tiết kiệm thời gian và chi phí hơn so với việc xử lý bằng tay.
Một hệ thống các công cụ ra quyết định định lượng đã được phát triển và áp dụng rộng rãi trong quản trị trong hơn hai thập kỷ qua.