CHƯƠNG 5 CƠ CẤU TỔ CHỨC
5.2. NHỮNG HÌNH THỨC CHUN MƠN HĨA BỘ PHẬN CƠ BẢN
TỔ CHỨC
Chun mơn hóa liên quan đến việc chia cơng việc thành các nhiệm vụ và phân cơng chúng cho các nhóm chun mơn hóa trong doanh nghiệp. Các nhà quản trị có thể sử dụng bất kỳ loại chuyên mơn hóa nào trong bốn loại: theo chức năng, theo khu vực địa lý, theo sản phẩm hay theo khách hàng.
5.2.1. Chun mơn hóa bộ phận theo chức năng
Chun mơn hóa theo chức năng là việc nhóm các nhân viên theo những lĩnh vực chun mơn nghề nghiệp và các nguồn lực để họ cùng nỗ lực thực hiện nhiệm vụ. Nhóm gộp các nhiệm vụ và nhân viên theo chức năng là khá hiệu quả và kinh tế.
Sơ đồ 5.1. Mơ hình chun mơn hóa bộ phận theo chức năng
a. Những thuận lợi của chun mơn hóa theo chức năng
Chun mơn hóa theo chức năng đảm bảo vấn đề kinh tế cho doanh nghiệp vì tạo ra một cơ cấu tổ chức đơn giản. Đây thường là hình thức tốt nhất cho các doanh nghiệp kinh doanh theo sản phẩm hoặc khu vực địa lý. Cơ cấu tổ chức kiểu này có chi phí quản lý thấp vì mỗi bộ phận chuyên mơn hóa sẽ chia sẻ việc huấn luyện, kinh nghiệm và các nguồn lực.
b. Những khó khăn của chun mơn hóa bộ phận theo chức năng
Những khó khăn của chun mơn các bộ phận theo chức năng trở nên rõ ràng khi một doanh nghiệp đa dạng hóa theo sản phẩm hoặc thị trường. Việc đưa ra các quyết định sẽ khơng thể nhanh chóng khi các nhân viên phải làm việc thông qua các chi nhánh của cơ cấu tổ chức. Một khó khăn khác là những nhà quản trị cấp cao có thể tốn nhiều thời gian để liên kết những hoạt động của nhân viên thuộc các bộ phận chức năng khác nhau. Giám đốc Bộ phận Marketing Bộ phận Sản xuất Bộ phận Tài chính Bộ phận Nhân sự Bộ phận nghiên cứu và phát triển
Bảng 5.2. Thuận lợi và khó khăn của chun mơn hóa bộ phận theo chức năng theo chức năng
Những thuận lợi Những khó khăn
- Thúc đẩy chun mơn hóa kỹ năng.
- Giảm thiểu nguồn lực, gia tăng hợp tác trong cùng lĩnh vực chức năng.
- Thúc đẩy phát triển nghề nghiệp và đào tạo. - Cho phép chia sẻ kinh nghiệm.
- Thúc đẩy giải quyết vấn đề kỹ thuật cao. - Ra quyết định tập trung.
- Nhấn mạnh vào nhiệm vụ thường xuyên. - Hạn chế liên kết các bộ phận trong tổ chức. - Tạo ra sự xung đột giữa các bộ phận. - Khó khăn trong liên kết và phối hợp. - Tập trung vào bộ phận chức năng mà
khơng vì vấn đề và mục tiêu của tổ chức. - Phát triển NQT chuyên mơn, khó tìm
người thay thế. 5.2.2. Chun mơn hóa bộ phận theo địa lý
Chun mơn hóa các bộ phận theo địa lý nhóm gộp tất cả các chức năng trong một khu vực địa lý dưới sự giám sát của một nhà quản trị. Hình thức chun mơn hóa theo địa lý thường được các cơng ty đa quốc gia sử dụng do tính khơng đồng nhất về thị trường.
Sơ đồ 5.2. Mơ hình chun mơn hóa bộ phận theo địa lý
a. Những lợi ích của chun mơn hóa các bộ phận theo khu vực địa lý
Việc tập trung các bộ phận theo khu vực địa lý cho phép nhà quản trị sử dụng năng lực của mình nhằm khuyến khích cấp dưới gia tăng nỗ lực để thỏa mãn nhu cầu của khách hàng.
b. Những bất lợi của chun mơn hóa theo địa lý
Chun mơn hố theo địa lý làm tăng thêm các vấn đề kiểm soát và phối hợp đối với các nhà quản trị cấp cao. Hơn nữa, các nhân viên có thể nhấn mạnh vào mục
đích của đơn vị hoặc chỉ tập trung vào những vấn đề xuất hiện trong khu vực địa lý của chính họ.
Bảng 5.3. Thuận lợi và khó khăn của chun mơn hóa bộ phận theo địa lý theo địa lý
Những thuận lợi Những khó khăn
- Các thiết bị sản xuất sản phẩm được đặt ở một vị trí địa lý, tiết kiệm thời gian, chi phí.
- Có cơ hội để đào tạo các nhà quản trị tổng quát.
- Nắm bắt được những vấn đề của khách hàng. - Hạn chế phát triển các tuyến sản phẩm
nhưng mở rộng theo khu vực địa lý.
- Cơ cấu tổ chức cồng kềnh và trùng lặp các chức năng.
- Xảy ra xung đột giữa mục tiêu của khu vực địa lý và mục tiêu của công ty
- Cần những quy tắc và quy định chung để đảm bảo phối hợp giữa các khu vực
5.2.3. Chun mơn hóa các bộ phận theo sản phẩm
Chun mơn hóa theo sản phẩm phân chia doanh nghiệp thành các đơn vị mà mỗi đơn vị có khả năng thực hiện thiết kế, sản xuất và marketing các sản phẩm và dịch vụ của chính nó.
Sơ đồ 5.3. Mơ hình chun mơn hóa bộ phận theo sản phẩm
a. Những lợi ích của chun mơn hóa các bộ phận theo sản phẩm
Chun mơn hóa theo sản phẩm cho phép các nhà quản trị và nhân viên tập trung vào một tuyến sản phẩm riêng biệt. Cách phân chia này cho phép tính tốn chính xác chi phí, lợi nhuận, thuận lợi trong việc đánh giá thành công hay thất bại của mỗi tuyến sản phẩm cụ thể. Hình thức này áp dụng nhiều ở các công ty kinh doanh trên thị trường lớn nhằm đáp ứng thị trường tốt hơn.
b. Bất lợi của chun mơn hóa theo sản phẩm
Các bộ phận chức năng đều tồn tại trong mỗi tuyến sản phẩm nên sử dụng nguồn lực có thể khơng hiệu quả. Các sản phẩm có tính thời vụ cao là ngun nhân gây ra chi phí cao về nhân lực do dơi dư cơng nhân.
Bảng 5.4. Thuận lợi và khó khăn của chun mơn hóa bộ phận theo sản phẩm theo sản phẩm
Những thuận lợi Những khó khăn
- Phù hợp với những thay đổi nhanh chóng đối với một sản phẩm.
- Cho phép thấy được cụ thể từng tuyến sản phẩm.
- Khuyến khích quan tâm đến nhu cầu của khách hàng.
- Xác định trách nhiệm một cách rõ ràng. - Phát triển những nhà quản trị tổng
quát.
- Không thể sử dụng các kỹ năng và nguồn lực một cách hiệu quả
- Không tạo sự hợp tác của những tuyến sản phẩm khác nhau
- Phát triển những chính sách trong phân chia các nguồn lực
- Giới hạn việc giải quyết vấn đề một tuyến sản phẩm đơn nhất
- Khó điều động các nguồn nhân lực thuộc các tuyến sản phẩm.
5.2.4. Chun mơn hóa theo khách hàng
Chun mơn hóa theo khách hàng liên quan đến việc nhóm gộp các bộ phận theo loại khách hàng được phục vụ, tạo sự khác biệt về sản phẩm và dịch vụ, khai thác tiềm năng thị trường.
Sơ đồ 5.4. Mơ hình chun mơn hóa bộ phận theo khách hàng
Những thuận lợi và bất lợi của chun mơn hóa các bộ phận theo khách hàng. Những thuận lợi chủ yếu của hình thức này là doanh nghiệp có thể tập trung vào nhu cầu của khách hàng. Tuy nhiên sự chun mơn hóa các bộ phận theo khách hàng có
thể dẫn đến áp lực cho doanh nghiệp do phải cố gắng để thỏa mãn quá nhiều nhu cầu khác biệt nhau của khách hàng.
Bảng 5.5. Thuận lợi và khó khăn của chun mơn hóa bộ phận theo khách hàng theo khách hàng
Thuận lợi Những khó khăn
- Cho phép tập trung vào khách hàng. - Nhận diện được những khách hàng chủ
yếu.
- Thích hợp để hiểu được những nhu cầu của khách hàng.
- Phát triển những nhà quản trị ủng hộ khách hàng.
- Khơng khuyến khích việc liên kết các khách hàng.
- các chính sách trong phân phối các nguồn lực.
- Nhân viên cảm thấy áp lực từ khách hàng để nhận được những quyền lợi của họ.
- Chỉ giải quyết vấn đề cho từng loại khách hàng riêng biệt.
5.2.5. Lựa chọn cơ cấu tổ chức
Khơng một loại chun mơn hóa bộ phận nào là tốt nhất cho mọi trường hợp. Việc lựa chọn cách chun mơn hóa bộ phận là phụ thuộc vào hoàn cảnh. Một vài cơng ty thậm chí cịn sử dụng cả bốn loại chun mơn hóa bộ phận. Các nhà quản trị phải lựa chọn cơ cấu tổ chức cho phù hợp với nhu cầu của doanh nghiệp mình.
Bảng 5.6. Lựa chọn cơ cấu tổ chức
Đặc điểm doanh nghiệp Cách chun mơn hóa bộ phận
Quy mơ nhỏ → Chức năng
Tồn cầu → Vị trí địa lý
Phụ thuộc vào nhu cầu của khách hàng → Khách hàng Cốt để sử dụng các nguồn lực hạn chế → Khách hàng Khách hàng tiềm năng là đa dạng → Sản phẩm
Khách hàng tiềm năng là ổn định → Chức năng và khách hàng Để sử dụng chun mơn hóa thiết bị → Sản phẩm
Chi phí vận chuyển nguyên vật liệu cao → Địa lý và khách hàng Sơ đồ 5.5 dưới đây làm rõ sự phối hợp giữa các bộ phận.
Sơ đồ 5.5. Mơ hình chun mơn hóa bộ phận hỗn hợp