CHƯƠNG 5 CƠ CẤU TỔ CHỨC
5.5. THIẾT KẾ TỔ CHỨC
Thiết kế tổ chức liên quan đến việc xác định cơ cấu và những mối quan hệ quyền hành trong toàn bộ tổ chức để thực hiện chiến lược và kế hoạch nhằm đáp ứng mục tiêu của tổ chức. Như vậy, thiết kế tổ chức là một tiến trình xác lập một cơ cấu tổ chức cho công ty.
Trong phần này, hai mơ hình cơ cấu tổ chức chung là tổ chức cơ giới và tổ chức hữu cơ được xem xét. Và cơ cấu tổ chức được sử dụng sẽ phụ thuộc vào các biến số ngẫu nhiên: chiến lược, quy mô, công nghệ và môi trường như thế nào.
5.5.1. Tổ chức cơ giới và tổ chức hữu cơ
Tổ chức cơ giới duy trì tầm hạn kiểm sốt hẹp khi dịch chuyển lên vị trí cao trong doanh nghiệp, ít quan tâm đến từng cá nhân. Tổ chức cơ giới gắn với nguyên tắc chuỗi mệnh lệnh, tập trung quyền hành mỗi người chịu kiểm soát và giám sát bởi một cấp trên. Mức độ chuyên môn hóa cơng việc cao sẽ tạo ra các cơng việc đơn giản, quy
chuẩn hóa. Giới quản trị cấp cao sẽ áp đặt nhiều quy tắc và điều lệ, quan hệ cứng nhắc, ít kênh thơng tin, mức độ phối hợp hạn chế giữa các thành viên. Tổ chức cơ giới có tính ổn định.
Tổ chức hữu cơ là hình thức thích nghi cao, có cấu trúc dẹt, tính mềm dẻo, linh hoạt. Tổ chức hữu cơ dựa trên các nhóm chức năng, nhưng những cơng việc mà nhân viên thực hiện khơng tiêu chuẩn hóa. Nhân viên có khuynh hướng là những chuyên gia, cùng tham gia vào quyết định, mức độ phối hợp lớn cả theo chiều dọc và chiều ngang. Tổ chức hữu cơ có mức độ chun mơn hóa thấp để những nhân viên có thể phản ứng nhanh chóng với các vấn đề nhằm ra những quyết định phù hợp
Bảng 5.7. Tổ chức cơ giới so với tổ chức hữu cơ
Tổ chức cơ giới Tổ chức hữu cơ
- Mối quan hệ cấp bậc cứng nhắc - Nhiệm vụ cố định.
- Nhiều quy tắc.
- Kênh truyền thơng chính thức. - Quyền hành quyết định tập trung. - Cơ cấu tổ chức cao hơn.
- Sự cộng tác (cả chiều dọc và chiều ngang) - Nhiệm vụ thích ứng.
- Một vài quy tắc.
- Truyền thơng phi chính thức.
- Quyền hành quyết định phi tập trung. - Cơ cấu tổ chức phẳng hơn.
5.5.2. Các biến số ngẫu nhiên
Chiến lược ảnh hưởng đến cấu trúc của doanh nghiệp như thế nào?
Cấu trúc là phương tiện thực thi chiến lược. Chiến lược và cấu trúc nên được kết hợp chặt chẽ. Nếu một doanh nghiệp đang cố gắng thực thi một chiến lược phát triển bằng cách tham gia vào thị trường tồn cầu, nó sẽ cần một cấu trúc linh hoạt và sẵn sàng thích nghi với mơi trường. Việc thay đổi chiến lược sẽ cần hiệu chỉnh lại cơ cấu để thích ứng và hỗ trợ sự thay đổi.
Các tổ chức có thể thực hiện một trong ba chiến lược chung: chiến lược dẫn đầu về chi phí, chiến lược tạo sự khác biệt và chiến lược xác định điểm trung tâm.
Chiến lược dẫn đầu về chi phí hàm ý cơng ty sẽ vượt xa các đối thủ cạnh tranh của mình bằng cách trở thành nhà sản xuất với chi phí thấp. Tổ chức nhấn mạnh đến năng suất và hiệu quả. Thiết kế cơ cấu tổ chức coi trọng sự phức tạp, việc tập trung hóa phù hợp với chiến lược này.
Chiến lược tạo sự khác biệt là việc tổ chức tạo ra sự độc đáo như hình ảnh, nhãn hiệu, tính năng của sản phẩm, dịch vụ khách hàng và mạng lưới đại lý. Chiến lược tạo sự khác biệt đòi hỏi phải đáp ứng linh hoạt những sở thích của khách hàng.
Chiến lược xác định điểm trung tâm được xem là việc phấn đấu để đạt được vị trí dẫn đầu về chi phí hay tạo sự khác biệt hay cả hai. Thiết kế tổ chức tương thích với chiến lược này là sự kết hợp của tổ chức cơ giới và tổ chức hữu cơ.
Quy mô của doanh nghiệp ảnh hưởng đến cấu trúc như thế nào?
Doanh nghiệp có quy mơ nhỏ, nhà quản trị có thể giám sát chặt chẽ các hoạt đọng thường thích hợp với tổ chức cơ giới. Doanh nghiệp có quy mơ lớn, có nhiều bộ phận hơn, quyền hành phi tập trung, truyền thơng phi chính thức và nhiều mối quan hệ theo chiều ngang và dọc thích hợp với tổ chức hữu cơ.
Công nghệ tác động như thế nào đến cấu trúc?
Hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp phụ thuộc vào sự tương thích giữa cơ cấu tổ chức và công nghệ. Công nghệ sản xuất đơn chiếc hoặc theo lô: chủng loại sản phẩm đầu ra đa dạng, kiểm sốt đầu ra khó, đáp ứng sự biến động lớn phù hợp với tổ chức hữu cơ. Công nghệ sản xuất khối lượng lớn: chủng loại sản phẩm đầu ra ít, khối lượng đầu ra cao, kiểm sốt theo dây chuyền, ít chịu sự biến động phù hợp với cấu trúc cơ giới. Kỹ thuật thơng thường thì cấu trúc chuẩn hóa và cơ giới; kỹ thuật cao thì có cấu trúc hữu cơ.
Mơi trường tác động đến cấu trúc như thế nào?
Các tổ chức cơ giới là hữu hiệu nhất trong mơi trường ổn định. Cịn các tổ chức hữu cơ là đáp ứng tốt nhất với môi trường biến động và không chắc chắn. Doanh nghiệp nên thực hiện công việc tái cấu trúc theo hướng mềm dẻo, linh hoạt để phù hợp với môi trường kinh doanh.