CHƯƠNG 5 CƠ CẤU TỔ CHỨC
5.1. KHÁI NIỆM CƠ CẤU TỔ CHỨC
5.1.1. Khái niệm cơ cấu tổ chức và những thành phần của cơ cấu tổ chức
a. Khái niệm
Có nhiều cách tiếp cận khác nhau về chức năng tổ chức. “Tổ chức” theo tiếng Hy Lạp cổ là “organon” nghĩa là công cụ, phương tiện. Theo Chester I. Banard, một nhà khoa học về quản lý của Mỹ đầu thế kỷ XX thì tổ chức là một hệ thống những hoạt động hay nỗ lực của hai hay nhiều người được kết hợp với nhau một cách có ý thức nhằm hoàn thành mục tiêu chung. Hay theo từ điển tiếng Việt của Viện ngơn ngữ, “tổ chức” có các nghĩa sau đây: Làm cho thành một chỉnh thể, có một cấu tạo, một cấu trúc và những chức năng nhất định; hoặc làm những gì cần thiết để tiến hành một hoạt động nào đó nhằm có được một hiệu quả lớn nhất; đơn giản chỉ là làm công tác tổ chức cán bộ.
Cơ cấu tổ chức là một hệ thống chính thức về các mối quan hệ vừa độc lập vừa phụ thuộc trong doanh nghiệp, thể hiện những nhiệm vụ rõ ràng do ai làm, làm cái gì và liên kết với các nhiệm vụ khác trong doanh nghiệp như thế nào nhằm tạo ra một sự
hợp tác nhịp nhàng để đáp ứng mục tiêu của doanh nghiệp. Cơ cấu tổ chức giúp cho nhân viên làm việc cùng nhau một cách hiệu quả, bằng cách:
- Phân chia con người và các nguồn lực khác cho hoạt động
- Làm rõ ràng trách nhiệm của các nhân viên và sự nỗ lực hợp tác của họ bằng cách thông qua các bản mô tả công việc, các sơ đồ tổ chức, và quyền hành trực tuyến.
- Cho phép nhân viên biết được những điều gì đang kỳ vọng ở họ thơng qua các quy tắc, các thủ tục hoạt động và tiêu chuẩn cơng việc.
- Thiết kế các tiến trình để thu nhập và đánh giá thơng tin giúp các nhà quản trị đưa ra các quyết định và giải quyết các vấn đề.
b. Những thành phần cơ bản của cơ cấu tổ chức
Để đạt được mục tiêu của doanh nghiệp, cơ cấu tổ chức bao gồm bốn thành phần cơ bản: chun mơn hóa, tiêu chuẩn hóa, phối hợp và quyền hành.
- Chun mơn hóa: Là tiến trình xác định những nhiệm vụ cụ thể và phân chia
chúng cho các cá nhân hoặc nhóm để thực hiện những nhiệm vụ đó.
- Tiêu chuẩn hóa: Liên quan đến các thủ tục ổn định và đồng nhất mà các nhân
viên phải làm để hồn thành cơng việc.
- Phối hợp: Là những thủ tục chính thức và phi chính thức để liên kết các hoạt động do các bộ phận riêng lẻ trong doanh nghiệp đảm nhiệm.
- Quyền hành: Là quyền ra quyết định và hành động. Phân chia quyền hành có sự
khác nhau trong các doanh nghiệp khác nhau. Trong các doanh nghiệp phi tập trung, quyền ra quyết định thường được ủy thác cho cấp dưới. Ngược lại, trong các doanh nghiệp phi tập trung, quyền ra quyết định tập trung ở nhà quản trị cấp cao.
Các khía cạnh cơ bản của cơ cấu tổ chức
Trong cơ cấu tổ chức, ba khía cạnh cơ bản được xem xét là chính thức hóa, tập trung hóa và tính chất phức tạp.
Chính thức hóa chỉ mức độ mà các biện pháp và kết quả làm việc được xác
định cụ thể, được viết thành văn bản và bắt buộc phải thực hiện. Một cơ cấu tổ chức được mơ tả là chính thức hóa cao là một cơ cấu tổ chức có những bản quy tắc và thủ tục quy định những gì mà mỗi cá nhân phải thực hiện. Những doanh nghiệp như vậy đều có sẵn những thủ tục hoạt động và chính sách rõ ràng được soạn thảo thành văn bản chi tiết những công việc mà công nhân viên của họ phải làm trong những tình huống cụ thể.
Tập trung hóa chỉ sự phân bổ quyền hạn ra quyết định trong hệ thống thứ bậc
Những nhà quản trị cấp trên trong một doanh nghiệp đưa ra tất cả các quyết định quan trọng.
Tính chất phức tạp chỉ số tên công việc khác nhau, số đơn vị hay bộ phận khác
biệt trong doanh nghiệp. Một doanh nghiệp có nhiều kiểu, loại cơng việc và đơn vị khác nhau sẽ có nhiều vấn đề quản trị và doanh nghiệp đó phức tạp hơn so với những doanh nghiệp có ít kiểu cơng việc và bộ phận hơn. Một doanh nghiệp có 8 cấp quản trị từ giám đốc điều hành xuống đến công nhân viên thường sẽ phức tạp hơn so với một doanh nghiệp chỉ có 5 cấp quản trị. Một doanh nghiệp có 50 đầu cơng việc sẽ phức tạp hơn so với một doanh nghiệp chỉ có 20 đầu cơng việc.
Nhà quản trị có thể ảnh hưởng đến mức độ chính thức hóa, tập trung hóa và tính chất phức tạp các hoạt động trong doanh nghiệp của mình thơng qua việc xác định các nhiệm vụ và quyết định phân chia lao động. Nội dung này sẽ được chỉ rõ trong phần kế tiếp của sơ đồ tổ chức.
5.1.2. Sơ đồ tổ chức
Sơ đồ tổ chức là một biểu đồ chỉ ra các mối quan hệ giữa các chức năng, các bộ phận, các vị trí cá nhân trong một doanh nghiệp. Nhìn chung, sơ đồ tổ chức cung cấp thông tin về 4 nội dung quan trọng của cơ cấu tổ chức:
- Các nhiệm vụ: Sơ đồ tổ chức xếp loại những nhiệm vụ khác nhau trong doanh nghiệp.
- Sự phân chia: Mỗi bộ phận hay vị trí sẽ chịu trách nhiệm về một vài nhiệm vụ cần thiết đã được phân công.
- Cấp bậc quản trị: Sơ đồ tổ chức chỉ ra hệ thống cấp bậc quản trị từ ban giám đốc đến các nhà quản trị cấp dưới, và chỉ ra mối quan hệ báo cáo trực tiếp của các nhà quản trị cấp dưới với cấp trên của mình.
- Quyền hành trực tuyến: Mối quan hệ theo chiều dọc liên kết các bộ phận chỉ ra những vị trí có quyền hành với các vị trí khác trong doanh nghiệp.
Bảng 5.1. Lợi ích và bất lợi của sơ đồ tổ chức
Lợi ích của sơ đồ tổ chức Bất lợi của sơ đồ tổ chức - Xác định rõ trong tổ chức.
- Chun mơn hóa và sự liên kết giữa các bộ phận.
- Trách nhiệm của cá nhân và bộ phận. - Giúp nhà quản trị phát hiện khe hở
quyền hành hoặc sự quá tải của nhiệm vụ.
- Bề nổi các quan hệ trong tổ chức - Không bao quát hết, không chỉ rõ