tại các trƣờng đại học
1.4.1. Xây dựng kế hoạch khảo sát việc làm của sinh viên sau tốt nghiệp tại các trường đại học trường đại học
Theo Harold Koontz trong cuốn sách “Những vấn đề cốt yếu của quản lý”,
thì lập kế hoạch là “Quyết định trước xem phải làm cái gì, làm như thế nào, khi nào
làm và ai làm cái đó”. Xây dựng kế hoạch là công cụ đắc lực trong việc phối hợp
nỗ lực của các thành viên trong tổ chức và có vai trị: Cho biết mục đích, hướng đi của tổ chức, người thực hiện nó, dự đốn những thay đổi trong nội bộ và ngồi mơi trường; Giảm được sự chồng chéo và những hoạt động lãng phí; Tạo nên những tiêu chuẩn cho công tác kiểm tra; Tạo cơ hội hồn thiện những phương pháp, kế hoạch hóa được sử dụng trong công việc, hoạt động trở nên chuyên nghiệp hơn.
Đối với nhà quản lý, khả năng xây dựng kế hoạch chính là yếu tố quan trọng nhất phản ánh trình độ năng lực, quyết định rằng anh ta có điều hành được hay không. Sự thành công hay thất bại trong hoạt động của tổ chức do anh ta điều hành sẽ chủ yếu phụ thuộc vào chất lượng của việc xây dựng kế hoạch do người đó chủ động soạn thảo hoặc lãnh đạo soạn thảo.
Công tác xây dựng kế hoạch khảo sát việc làm của sinh viên sau tốt nghiệp tại các trường đại học là nội dung đầu tiên của quản lý hoạt động khảo sát việc làm của sinh viên sau tốt nghiệp tại các trường đại học đó. Nó có vai trị và tác dụng lớn đối với công tác quản lý nhà trường nói chung và quản lý hoạt động khảo sát việc làm của sinh viên sau tốt nghiệp tại các trường đại học nói riêng. Nó là chiếc cầu nối cần thiết giữa hiện tại và tương lai; xác định các kết quả cần đạt được trong tương lai và làm tăng khả năng đạt được kết quả mong muốn của hoạt động khảo sát việc làm của sinh viên sau tốt nghiệp tại các trường ĐH [4].
- Nội dung chủ yếu xây dựng kế hoạch khảo sát việc làm của SVSTN: Là xác định mục tiêu của tổ chức hoạt động khảo sát; các nguồn lực để đạt được các mục tiêu; quyết định những hoạt động và biện pháp cần thiết để đạt các mục tiêu; chia các giai đoạn và dự kiến thời gian thực hiện kế hoạch cụ thể.
Nội dung phải rõ ràng, khoa học, hợp lý, tập trung giải quyết những vấn đề chủ yếu; phải phù hợp với thực tế và có tính khả thi; Nội dung kế hoạch phải cụ thể: chỉ rõ làm gì, ai làm, làm ở đâu, làm như thế nào, cái gì cần đạt được; nhưng khơng quá vụ vặt, chi tiết thái quá.
- Cơ sở khoa học xây dựng kế hoạch khảo sát việc làm của sinh viên sau tốt nghiệp: Căn cứ mục tiêu, chức năng nhiệm vụ của tổ chức; căn cứ phân cấp về quyền hạn và trách nhiệm khi tổ chức hoạt động khảo sát; đòi hỏi của các quy luật khách quan chi phối lĩnh vực hoạt động của tổ chức; các chỉ tiêu, định mức, hướng dẫn của cấp trên giao; hoàn cảnh thực tiễn khách quan bên trong và bên ngoài tổ chức; dự báo khoa học v.v...
- Quy trình xây dựng kế hoạch khảo sát việc làm của sinh viên sau tốt nghiệp thường bao gồm các bước sau: 1/ Nghiên cứu và dự báo; 2/ Xác định các mục tiêu; 3/ Phát triển các tiền đề; 4/ Xây dựng các phương án; 5/ Đánh giá các phương án; 6/ Lựa chọn phương án và ra quyết định.
Tóm lại, cơng tác xây dựng kế hoạch khảo sát việc làm của sinh viên sau tốt nghiệp tại các trường đại học là một hoạt động chủ quan, có ý thức, có tổ chức của con người trên cơ sở nhận thức và vận dụng các quy luật khách quan nhằm xác định mục tiêu, phương án, bước đi, trình tự các cách thức tiến hành trong hoạt động khảo sát việc làm của sinh viên sau tốt nghiệp.
1.4.2. Tổ chức hoạt động khảo sát việc làm của sinh viên sau tốt nghiệp tại các trường đại học trường đại học
Tổ chức là hoạt động quản lý nhằm thiết lập một hệ thống các vị trí cho mỗi cá nhân và bộ phận sao cho các cá nhân và bộ phận đó có thể phối hợp với nhau một cách tốt nhất để thực hiện mục tiêu chiến lược của tổ chức.
Tổ chức có tầm quan trọng đặc biệt, nhờ tổ chức có hiệu quả mà người QL có thể phối hợp, điều phối tốt hơn các nguồn lực. Nhờ có tổ chức mà kỷ cương, nề nếp, tác phong làm việc khoa học, sự đồn kết nhất trí trong tổ chức được đảm bảo; năng lực, sở trường của mỗi người và mỗi bộ phận được phát huy [4].
- Công tác tổ chức, chỉ đạo thực hiện khảo sát việc làm của sinh viên sau tốt nghiệp tại các trường đại học bao gồm các nội dung chủ yếu sau:
+ Xác định và phân loại các hoạt động cần thiết để thực hiện mục tiêu;
+ Xây dựng cơ cấu tổ chức, tức là phân chia tổ chức thành các bộ phận để thực hiện các hoạt động;
+ Bố trí, sắp xếp đội ngũ nhân sự, xác định vị trí, nhiệm vụ quyền hạn của từng thành viên từng bộ phận trong tổ chức, trong đó bao gồm cả vấn đề phân cấp, phân quyền;
+ Quản lý nhân sự bao gồm tuyển dụng, đào tạo, bồi dưỡng, bố trí sắp xếp, khen thưởng, đề bạt, kỷ luật, sa thải v.v...;
+ Đảm bảo các nguồn lực cho hoạt động khảo sát việc làm của sinh viên sau tốt nghiệp tại các trường đại học.
- Yêu cầu của công tác tổ chức thực hiện khảo sát việc làm của sinh viên sau tốt nghiệp tại các trường đại học bao gồm: Phải đảm bảo tính khoa học, hiệu quả; phân cấp rõ ràng, phối hợp nhịp nhàng; chỉ rõ nhiệm vụ và quyền hạn, kết hợp trách nhiệm, quyền hạn và quyền lợi; cụ thể và sáng tạo; đảm bảo lợi ích trước mắt và lợi ích lâu dài v.v...
- Đối tượng của công tác tổ chức thực hiện khảo sát việc làm của sinh viên sau tốt nghiệp tại các trường đại học bao gồm: Cơ cấu tổ chức bộ máy; tổ chức cán bộ, công chức (cán bộ, quản lý và nhân viên); các cơng việc cụ thể; văn hóa tổ chức v.v...
- Phân loại công tác tổ chức thực hiện khảo sát việc làm của sinh viên sau tốt nghiệp tại các trường đại học bao gồm: Tổ chức cơ cấu bộ máy; tổ chức công việc; tổ chức cán bộ; tổ chức chính thức và phi chính thức; tổ chức chiến lược và tổ chức tác nghiệp; tổ chức ngắn hạn và tổ chức dài hạn; tổ chức nhất thời và tổ chức cố định thường xuyên.
- Xác định rõ nhiệm vụ của từng đơn vị cá nhân tham gia khảo sát việc làm sinh viên sau tốt nghiệp cụ thể như:
Trung tâm QHDN&HTSV là đơn vị sâu đầu mối thực hiện kế hoạch, chỉnh
sửa bảng hỏi, tài chính, thời gian trình ban giám hiệu phê duyệt Xây dựng Website khảo sát online
Trực tiếp khảo sát: gửi được link cho cựu SV, cũng như theo dõi việc thực hiện, tổng hợp số lượng, xử lý kết quả, biết báo cáo và lưu trữ kết quả.
Khảo sát bằng phương pháp phỏng vấn trực tiếp (nếu có)
Các khoa/viện đào tạo
Phối hợp đơn đốc việc thực hiện khảo sát của các SV ngành mình, đồng thời cung cấp thông tin liên hệ theo đối tượng khảo sát.
Phịng cơng tác chính trị và sinh viên: Tăng cường công tác truyền thông đến
SV vá cựu SV.
Các hình thức khảo sát việc làm của SV sau tốt nghiệp
Khảo sát online thông qua địa chỉ email mà SV cung cấp trước khi nhận bằng tốt nghiệp.
Hình thức phỏng vấn qua điện thoại
Phỏng vấn bằng cách gặp mặt trực tiếp: Đối với SV tốt nghiệp tiếp tục nâng cao trình độ, hay SV về trường nhận các giấy tờ liên quan.
Tóm lại: Cơng tác tổ chức, chỉ đạo thực hiện khảo sát việc làm của sinh viên sau tốt nghiệp tại các trường đại học là việc thực hiện công lao động một cách khoa học, là cơ sở để tạo ra năng suất lao động cao và nó được bắt đầu từ việc phân tích mục tiêu chiến lược của các trường đại học.
1.4.3. Chỉ đạo thực hiện hoạt động khảo sát việc làm của sinh viên sau tốt nghiệp tại các trường đại học tại các trường đại học
Thực chất việc chỉ đạo thực hiện khảo sát việc làm của SV sau tốt nghiệp là sự tác động của hiệu trưởng – ban giám hiệu đến các thành viên tham gia làm công tác hoạt động khảo sát việc làm của SV sau tốt nghiệp, nhằm tạo động lực để đạt hiệu quả trong công việc này. Công tác chỉ đạo cần tiến hành cụ thể:
Chỉ đạo, hướng dẫn thực hiện nhiệm vụ khảo sát việc làm của SV sau tốt nghiệp đến các đơn vị, các cá nhân theo đúng kế hoạch, đúng vị trí cơng tác. Việc này không thể thực hiện cứng nhắc như các doanh nghiệp mà tùy từng điều kiện cụ thể của từng trường, từng năm, tùy theo số lượng sinh viên tốt nghiệp mà Hiệu trưởng chọn hình thức, phương pháp phù hợp nhất.
Động viên khích lệ, khuyến khích mọi người tham gia thực hiện hoạt động khảo sát việc làm của SV sau tốt nghiệp.
Tạo môi trường thuận lợi để thuộc cấp hoàn thành tốt nhất nhiệm vụ của mình. Đồng thời thường xuyên kiểm tra, giám sát xem có những sai sót gì thì kịp thời điều chỉnh.
1.4.3. Công tác thanh tra – kiểm tra hoạt động khảo sát việc làm của sinh viên sau tốt nghiệp tại các trường đại học
Theo Robert J.Mockers: “Kiểm tra trong quản trị là cố gắng một cách có hệ thống để xác định các tiêu chuẩn so với mục tiêu kế hoạch, thiết kế hệ thống thông tin phản hồi, so sánh sự thực hiện với các tiêu chuẩn, xác định và đo lường mức độ sai lệch và thực hiện hoạt động điều chỉnh để đảm bảo rằng mọi nguồn lực đã được sử dụng một cách hiệu quả nhất trong việc thực hiện mục tiêu”.
Kiểm tra có vai trị quan trọng trong q trình quản lý, là nhu cầu cơ bản để hoàn thành các quyết định quản lý. Kiểm tra cịn giúp hồn thiện các quyết định quản lý về nhiều mặt, khẳng định sự đúng sai của đường lối, chính sách, mục tiêu, cơ cấu, cơ chế của tổ chức. Đối với hoạt động khảo sát việc làm của sinh viên sau tốt nghiệp tại các trường đại học, thì cơng tác thanh tra – kiểm tra có những vai trị sau:
- Chủ động ngăn chặn các nhầm lẫn, sai phạm có thể xảy ra trong quá trình quản lý hoạt động khảo sát việc làm của sinh viên sau tốt nghiệp tại các trường đại học để đảm bảo cho các kế hoạch được thực hiện với hiệu quả cao;
- Là nhu cầu khách quan của mọi thành viên để tránh sự đổ lỗi về trách nhiệm, đồng thời đảm bảo thực thi quyền lực quản lý của người lãnh đạo;
- Giúp cho các nhà trường theo sát và đối phó với sự thay đổi của mơi trường (quan hệ cạnh tranh, hợp tác...), xác định chỗ đứng của nhà trường hiện tại, tạo tiền đề cho q trình hồn thiện, tìm ra chỗ đứng mới để hướng tới.
Công tác thanh tra – kiểm tra hoạt động khảo sát việc làm của sinh viên sau tốt nghiệp tại các trường đại học cũng phải tuân thủ một số nguyên tắc kiểm tra cơ bản: Kiểm tra phải mang tính khách quan; kiểm tra phải dựa vào các chuẩn mực nhất định; kiểm tra phải chính xác; kiểm tra cần có độ đa dạng hợp lý; kiểm tra cần có trọng tâm, trọng điểm.
Nội dung chính của cơng tác thanh tra – kiểm tra hoạt động khảo sát việc làm của sinh viên sau tốt nghiệp tại các trường đại học bao gồm:
- Kiểm tra quy chế hoạt động của tổ chức; - Kiểm tra nghĩa vụ đã được giao của cá nhân; - Kiểm tra đường lối, mục đích của tổ chức;
- Kiểm tra kết quả hoạt động của tổ chức về các mặt chun mơn, tài chính, nhân sự, đối ngoại....;
- Kiểm tra các điển hình của tổ chức, bao gồm các điển hình tích cực và điển hình tiêu cực.
Hình thức của cơng tác thanh tra – kiểm tra hoạt động khảo sát việc làm của sinh viên sau tốt nghiệp tại các trường đại học cũng rất đa dạng, được phân loại theo nhiều tiêu thức như:
- Theo quá trình hoạt động kiểm tra: Kiểm tra trước hoạt; kiểm tra đồng thời với các hoạt động đang diễn ra; kiểm tra phản hồi.
- Theo mức độ tổng quát của nội dung kiểm tra: Kiểm tra toàn bộ, kiểm tra toàn diện; kiểm tra bộ phận, kiểm tra chuyên đề; kiểm tra cá nhân.
- Theo tần suất của các cuộc kiểm tra: Kiểm tra đột xuất; kiểm tra định kỳ; kiểm tra liên tục.
- Theo mối quan hệ giữa chủ thể và đối tượng kiểm tra: Kiểm tra của chủ thể quản lý đối với đối tượng quản lý; tự kiểm tra của cá nhân, bộ phận.
Như vậy, công tác thanh tra – kiểm tra hoạt động khảo sát việc làm của sinh viên sau tốt nghiệp tại các trường đại học là quá trình thiết lập mối liên hệ ngược (thông tin ngược) giữa người quản lý hoạt động khảo sát việc làm của sinh viên sau tốt nghiệp tại các trường đại học và đối tượng quản lý hoạt động khảo sát nhằm theo dõi, giám sát, đo lường, đánh giá diễn biến và kết quả đạt được của các hoạt động khảo sát việc làm của sinh viên sau tốt nghiệp, đồng thời tiến hành các biện pháp sửa chữa, uốn nắn, khắc phục những sai lệch cần thiết.