I Cung cấp trực tuyến hoàn toàn
CHIẾN LƯỢC VÀ CÁC NGUYÊN TẮC TRIỂN KHAI Dự ÁN CHÍNH PHỦ ĐIỆN TỬ
5.1.4. Triển khai, kiểm soát chiến lưực chính phủ điện tử
Sau khi xây dựng chiến lược chính phủ điện tử, bước tiếp theo cùa kế hoạch mục tiêu chỉnh phù điện tử là triển khai chiến lược chính phủ điện tử. Bước này phục vụ việc thực hiện chiến lược chính phủ điện tử đã
được xác định trước đó và theo đuổi cốc mục tiêu dự kiến của chiến lược chính phủ điện tử. Hình 5.4 minh họa các giai đoạn có liên quan đến bước này.
Hình 5.4: Các giai đoạn ừiển khai chính phủ điện tử
Nguồn: Bernd w. Wirtz & Peter Daiser (2015), E-Govemment strategy Process Instruments
Thực hiện chiến lược là một quá trình liên ngành và liên cấp bậc. Sự phối hợp đòi hỏi một cách tiếp cận nhiều giai đoạn, trải qua lặp đi lặp lại. Mặc dù các tài liệu khoa học về việc triển khai chiến lược cho thấy các cách tiếp cận khác nhau về chủ đề này, nhưng chủ yếu khác nhau về thành phần của chúng, về cơ bàn dựa trên một mơ hình tiến độ khá tương tự.
Trong bối cảnh chính phủ điện tử, việc phân chia q trình triển khai chiến lược chính phủ điện tử thành ba giai đoạn truyền thống - lập
kế hoạch, thực hiện và kiểm sốt - được chứng minh là hữu ích. Các nhân tố thành công cụ thể phát sinh từ những đặc điểm cụ thể của mơi trường chính phủ điện tử trực tuyến hoặc Internet, cần được xem xét khi thực hiện chính phù điện tử.
Giai đoạn lập kế hoạch phục vụ việc xác định các mục tiêu quan
ữọng của việc triển khai chiến lược chính phủ điện tử. Ngồi các đặc điểm kỹ thuật của tiến trình triển khai, con số chi phí trong các quyết định cụ thể liên quan đến ngân sách, thời hạn, tiến độ, nguồn lực và sự kiện quan trọng được đánh giá trong giai đoạn này.
Tồn tại các công cụ khác nhau, chẳng hạn như các sơ đồ mạng hay lịch trình cơng việc chi tiết, để triển khai kế hoạch này. Do các nỗ lực lập kế hoạch gắn với thực hiện hoặc triển khai các khái niệm chiến lược chính phủ điện tử, việc xử lý hiệu quả các vấn đề này thường yêu cầu hỗ trợ cồng nghệ thông tin đầy đủ. Do vậy, các nguồn lực tương ứng phải được xem xét.
Sau khi hoàn thành giai đoạn lập kế hoạch, triển khai chiến lược chính phủ điện tử đi vào giai đoạn thực hiện. Ở đây, các mục tiêu chiến lược và phương pháp thực hiện tương ứng cần phải được truyền thông trước. Việc truyền thơng sớm những vấn đề này có thể hỗ frợ sự chấp nhận của các nhân viên hành chính bị ảnh hưởng trong q trình tham gia vào ứiển khai chiến lược chính phủ điện từ.
Một khi các cấu trúc cơ bản để triển khai chiến lược đã được tạo ra, một nhóm dự án phải cùng được trao nhiệm vụ thực hiện các kế hoạch thực hiện chiến lược chính phủ điện tử. Trong bối cảnh trực tuyến, tuyển dụng cảc chun gia kỹ thuật có trình độ hiểu biết thích hợp về mạng, web và chuyên môn công nghệ thông tin là một điều khoản bắt buộc. Do đó, nhóm dự án cần được cung cấp những người có hệ thống hiểu biết, kinh nghiệm và kỹ năng phù hợp về chính phủ điện tử.
Q trình cốt lõi của giai đoạn thực hiện là việc triển khai thực tế các kế hoạch thực hiện chiến lược chính phù điện tử frong các tổ chức khu vực cơng. Giai đoạn này của q trình phát triển chiến lược chính
phủ điện tử phản ánh quá trình chuyển đổi từ lập kế hoạch đến giai đoạn thực hiện.
Đánh giá mức độ triển khai hay các mục tiêu dự kiến của việc thực
hiện chiến lược chính phủ điện tử đã được thực hiện tốt như thế nào là mục tiêu của sự kiếm soát giai đoạn cuối cùng. Trong bối cành này, kết quả tạm thời và tiến độ dự án cần phải được liên tục đo lường và kiểm tra một cách có phê phán. Nếu cần thiết, các bộ phận hoặc lực lượng riêng biệt của dự án cụ thể phải quay ưở lại khi các kết quả mong muốn khơng đạt được.
Dự án ưiển khai chính phủ điện tử thường yêu cầu các giai đoạn nhất định cần được hoàn thành nhằm đạt được những kết quả mong muốn. Ngoài ra, tiến độ dự án thành cơng địi hỏi phải quản lý dự án một cách toàn diện ưên cấp lãnh đạo dự án trong suốt tất cả các khâu liên quan. Hình 5.5 trình bày một kế hoạch triển khai dự án chính phủ điện tử điển hình. Q12017 Q2 2017 Q3 2017 Q4 2017 Q12018 Q2 2018 Q3 2018 Quả! OiiiiiB -THiétkékpthuậí* XàydựngựìíđỊẳm »I vận hành ¡TOy-sẵ^hhành
Hình 5.5: Kế hoạch triển khai dự án chính phủ điện tử điền hình
Các giai đoạn triển khai dự án chính phủ điện tử mẫu được giải thích ngắn gọn như sau:
- Giai đoạn thiết kế khái niệm bao gồm các hoạt động cần thiết cho việc khởi đầu của dự án chính phủ điện tử;
- Giai đoạn thiết kế kỹ thuật nhằm xây dựng phương án kỹ thuật thể hiện quan niệm đã được xác định trước đó;
- Trong giai đoạn thí điểm, các mẫu thử nghiệm ban đầu của hệ thống chính phủ điện tử được phát triển;
- Sau khi thử nghiệm mẫu thí điểm thành cơng, mẫu được nhân bản hoặc chuyển đến các bộ phận khác của tổ chức. Vận hành quy định cụ thể thòi điểm khi hệ thống mới được kích hoạt;
- Sự hỗ ượ sau vận hành là một khoảng thời gian cụ thể ừong đó sự hỗ ượ đặc biệt luôn sẵn sàng cho các nhân viên của tổ chức;
- Giai đoạn kết thúc xác định việc kết thúc chính thức của dự án sau khi hoàn thành.
Để phản ánh một cách hệ thống tất cả các khía cạnh quản lý chiến lược có liên quan đến chính phủ điện tử, việc áp dụng phương pháp thẻ
điểm chiến lược (strategy scorecard) chính phủ điện tử là hợp lý. Đây là
phương pháp theo dõi các yếu tố liên quan đến chiến lược chính phủ điện tử. Hình 5.6 là một ví dụ về thẻ điểm chiến lược chính phủ điện tử.
Thẻ điểm chiến lược chính phủ điện tử cho phép đánh giá hiệu suất của một chiến lược chính phủ điện tử liên quan đến các chiều đã được xác định trước đó, được đo lường thông qua một số lượng nhất định các chi số. Có bốn chiều cần được xem xét khi phát triển thẻ điểm chiến lược chính phủ điện tử: góc nhìn tài chỉnh, góc nhìn q trình, góc nhìn tri
thức và tăng trưởng và góc nhìn các bên liên quan.
Góc nhìn tài chính liên quan tới câu hỏi những gì cần phải đạt được để đáp ứng nhu cầu của các bên liên quan. Điều này thường đề cập đến các mục tiêu đầu tư và cắt giảm chi phí cụ thể cỏ thể hàm chứa trong
chiến lược chính phủ điện tử. Góc nhìn q trình liên quan đến việc thiết kế chiến lược các quá trình chính phủ điện tử sao cho chúng đáp ứng nhu cầu của các bên liên quan tương ứng.
Từ góc nhìn tri thức và phát triển, một chiến lược chính phủ điện tử phải cung cấp một phương châm chiến lược rõ ràng về cách nuôi dưỡng khả năng phát triển trong tương lai. Cuối cùng, không thể thiếu một tầm nhìn rõ ràng về những gì cần phải được thực hiện đối với các bên liên quan, để họ hỗ trợ các chiến lược chính phủ điện tử dự kiến.
Hình 5.6: Các góc nhìn của thẻ điểm chiến lược chính phủ điện tử