I Cung cấp trực tuyến hoàn toàn
CHIẾN LƯỢC VÀ CÁC NGUYÊN TẮC TRIỂN KHAI Dự ÁN CHÍNH PHỦ ĐIỆN TỬ
5.3.5. Nguyên tắc 5: làm dự án thí điểm trước khi triển khai diện rộng
diện rộng
Chính phủ điện tử khơng phải là một sản phẩm sẵn có để sử dụng (off - the - shelf). Có một số yếu tố kinh tế - xã hội, tổ chức và công nghệ rất quan trọng cho sự thành cơng của nó. Các yêu cầu đổi mới, cải cách quy trình và quản lý sự thay đổi trong một dự án chính phủ điện tử có nhiều khắt khe hơn so với trong một dự án cơ sở hạ tầng, phúc lợi thông thường. Hồ sơ theo dõi các dự án chính phủ điện tử cho thấy một tỷ lệ thành công khá thấp, khoảng 15%. Nguy cơ thất bại hoặc không bền
vững trong trung và dài hạn ỉà rất cao. Điều này dẫn đến kết luận là phải tiến hành thận ữọng việc thực hiện các dự án chính phủ điện tử. "Kế hoạch lớn, bắt đầu nhỏ, cân đo nhanh" là cách tiếp cận thích hợp.
Các khái niệm về “thí điểm” và “nguyên mẫu” là khá quan ữọng ưong bối cảnh này. Phương pháp nguyên mẫu được sử dụng trong thử nghiệm một ứng dụng hồn tồn sáng tạo liên quan đến cơng nghệ mới, phương pháp thí điểm thường theo sau.
Triển khai thực hiện một dự án thí điểm trước khi lên kế hoạch triển khai quy mô lớn mang lại những lợi ích sau:
* Gỡ lỗi kỹ hơn: Mặc dù chu trình phát triển phần mềm bao gồm cà
“gỡ lỗi” (hoặc phát hiện và loại bỏ các lỗi lập trình logic), vẫn gặp khoảng 25% “lỗi” khi sản phẩm được đưa vào thử nghiệm trong một lĩnh vực thực tế đời sống. Vấn đề ở đây là tuy nghiên cứu hệ thổng đã sâu, người ta không thể tưởng tượng được mọi tình huống phát sinh ữong thực tế đời sống và cung cấp chúng cho phần mềm. vấn đề càng nghiêm ưọng hơn khi phải giải quyết các quy trình chính phủ phức tạp và các q trình sáng tạo mới - kết quả của tái cấu trúc quy trình kinh doanh (BPR). Tuân thủ con đường thí điểm sẽ mang lại lợi ích từ việc khu trú các tác dụng phụ, ví dụ sự nhầm lẫn của người sử dụng, sự mất niềm tin vào hệ thống mới, thiệt hại tài chính hoặc sai sót frong cung cấp dịch vụ do các lỗi logic phần mềm,... giữ cho các khu vực thí điểm nằm ưong điều kiện kiểm sốt được.
* Một sản phẩm sáng tạo hơn: Cũng như trong trường hợp một vài
“lỗi” không được nhắc tới xuất hiện ưong thời gian triển khai thí điểm, một số lượng lớn các đề xuất cải tiến và đổi mới nhận được, chủ yếu từ người dùng nhân viên và khách hàng ưong giai đoạn thí điểm. Những đề nghị của người dùng nội bộ ở giai đoạn này là sâu sắc và thực tế hơn khi họ xuất phát từ kinh nghiệm thực tế xử lý hệ thống thực hiện một dịch vụ cụ thể, trong cả hai hệ thống truyền thống và mới. Những đề nghị của các
nhân viên trong giai đoạn thiết kể và phát triển, mặt khác, được dựa chủ yếu vào trí tưởng tượng của họ về những gì cơng nghệ có thể làm và việc cung cấp dịch vụ mới nên như thế nào. Các phản hồi người dùng/khách hàng ữong giai đoạn thí điểm góp phần cải thiện khoảng 40% trong logic kinh doanh của dự án chính phủ điện tử đổi mới.
Điều chỉnh sớm hướng đi hoặc quyết định “đi tiếp/không đi tiếp”: có rất nhiều điều khơng thể cân nhắc trong một dự án chính phủ điện tử, chẳng hạn như:
- Các dịch vụ được lập kế hoạch có thực sự cần thiết?
- Logic kinh doanh mới có thực sự tham gia vào tái cấu trúc quá trình kinh doanh, có được nám bắt đúng trong phần mềm?
- Các phần cứng, phần mềm và mạng có hoạt động hài hịa khơng hoặc cịn có sự khơng tương thích?
- Hiệu suất và thời gian đáp ứng thực tế có thỏa đáng khơng? - Kinh nghiệm người sử dụng cỏ thỏa mãn khơng?
- Chi phí cho mỗi giao dịch như thế nào và nó có nằm frong giới hạn chấp nhận được khi quy mô dự án được vận hành đầy đủ để có ý nghĩa kinh tế hay không?
Câu trà lời cho các câu hỏi ưên sẽ cung cấp cho các nhà quàn lý dự án cơ hội thực hiện đánh giá sơ bộ liệụ các dự án có khả năng: (a) thành cơng trong việc cung cấp những lợi ích dành cho nhóm đối tượng, hoặc (b) chỉ một phần thành công, hoặc (c) thất bại. Điều này sẽ cho phép quyết định “đi tiếp hay không đi tiếp” trước khi các quỹ lớn cam kết triển khai toàn bộ dự án. Trong trường hợp đánh giá cho thấy khả năng thành cơng một phần, có thể thiết kế các điều chỉnh thích hợp cần thiết để đảm bảo rằng dự án sẽ hồn tồn thành cơng khỉ triển khai đầy đủ. Cách tiếp cận thỉ điểm sẽ cải thiện đáng kể các cơ hội thành công và khả năng hoàn vốn đầu tư của dự án chỉnh phủ điện tử.
Phạm vi thí điểm của một dự án chính phủ điện tử phải được xác định một cách cẩn thận, bởi vì sự thành cơng và thất bại của tồn bộ dự án phụ thuộc vào nó. Các hướng dẫn sau rất hữu ích trong vấn đề này:
- Quy mơ của dự án thí điểm: Quy mơ của dự án thí điểm phải đủ lớn để tạo ra kết quà, dựa trên các kết luận đáng tin cậy nào có thể được rút ra từ sự thành công hay thất bại của dự án và/hoặc các điều chỉnh phương hướng nào có thể được áp dụng. Các dự án thí điểm phải mở rộng tới các đơn vị lãnh thổ của đại diện các tổ chức năm ở các cấp độ khác nhau trong hệ thống phân cấp tổ chức. Thông thường, quy mô của dự án thí điểm vào khoảng 5% vùng lãnh thổ.
- Chức năng của dự án thí điểm: các hệ thống chính phủ điện tử bao gồm một hệ thống cốt lõi, một lớp ứng dụng và lớp trình diễn (lớp dịch vụ), như thể hiện trong Hình 5.11. cốt lõi bao gồm hệ điều hành (OS), máy chủ cơ sở dữ liệu, máy chủ ứng dụng và an ninh. Lớp ứng dụng bao gồm một tập hợp các chương trình có chứa logic kinh doanh và hoạt động như một trung gian giữa lõi và lớp trình diễn. Lớp trình diễn cho phép người dùng tương tác với hệ thống bằng cách chuyển các yêu cầu đến lõi và đảm bảo các dịch vụ mong muốn.
* Một mơ hình kinh doanh tin cậy hom
Sự phát triển của chính phủ điện tử chưa đạt tới giai đoạn mà có thể mang lại cho người nào đó một ưu tiên, một khả năng kinh tế và tính bền vững của một dự án cụ thể hoặc một sáng kiến từ các dữ liệu thực nghiệm. Trong hồn cảnh này, các dự án thí điểm cho những dữ liệu đáng tin cậy hon về các yếu tố như tổng vốn đầu tư cần thiết cho triển khai, chi phí định kỳ, khối lượng giao dịch cỏ thể, chi phí cho mỗi giao dịch, lợi tức đầu tư (ROI),... Điều này đặc biệt quan frọng trong bối cảnh xu hướng ngày càng tăng frong việc thực hiện các dự án chính phủ điện tử trên cơ sở hợp tác cơng - tư, hay mơ hình ppp. Các đối tác khu vực tư nhân sẽ cần phải được đảm bảo về một ROI rõ ràng trước khi đầu tư tiếp tục triển khai dự án.
Tóm lại, việc áp dụng phương pháp tiếp cận dự án thí điểm cho phép chúng ta đánh giầ các yếu tố nhất định chính xác hơn. Các yếu tố này chưa rõ ràng ở giai đoạn dự án được hình thành, như: (a) sự có thể thành cơng hay thất bại của các dự án chính phù điện tử, (b) tính đúng đắn của logic kinh doanh và kiến trúc công nghệ được chấp nhận, (c) các khoản đầu tư cần thiết cho việc triển khai, và (d) các mơ hình kinh doanh. Dự án thí điểm cũng cho phép chúng ta áp dụng chỉnh sửa đường hướng triển khai.
Phương pháp luận triển khai liên quan đến dự án thí điểm đầu tiên và triển khai rộng sau đó đặt ra một số vấn đề với các nhà quản lý dự án ứên góc độ các q ttình mua sắm thích hợp có thể áp dụng.