Đặc điểm cơ cấu tổ chức của KBNN nói riêng và của hệ thống hành chính công nước ta nói chung là quản lý theo hình thức kim tự tháp. Cấp dưới phụ thuộc vào cấp trên, trực tiếp quản lý mình. Ưu điểm của hệ thống quản lý này là “chia nhỏ để dễ quản lý” - cấp trên chỉ cần thông qua các cấp dưới trực tiếp của mình để giải quyết vấn đề. Nhược điểm của mô hình này là có quá nhiều tầng nấc quản lý, sự truyền đạt thông tin quản lý điều hành từ cấp trên xuống cấp dưới và thông tin phản hồi từ cấp thực hiện lên cấp điều hành sẽ mất nhiều thời gian và dễ bị gây nhiễu trong quá trình truyền đạt. Do đó, cần có một kênh truyền thông có thể chuyển tải trực tiếp thông tin
từ cấp trên cùng đến cấp thực hiện cuối cùng và ngược lại. Kênh truyền thông này cũng cần đảm bảo khả năng tự do ngôn luận của mỗi người. Tại đây các ý kiến chỉ thị của lãnh đạo cấp trên cùng sẽ truyền đạt đến tận tay người thực thi, đồng thời tâm tư nguyện vọng, ý kiến đề xuất, kiến nghị, phản ánh của cấp dưới cũng được bày tỏ trực tiếp đến lãnh đạo. Luồng thông tin đảm bảo thông suốt: từ trên xuống dưới và từ dưới lên trên cùng và ngang cấp, đảm bảo thông tin không bị nhiễu, bị gián đoạn ở các cấp trung gian. Lãnh đạo cấp trên phải thường xuyên theo dõi những phản ảnh trên kênh thông tin này, kiểm tra tính xác thực của thông tin trước khi ra quyết định cuối cùng. Giải pháp này nên giao cho phòng tin học của đơn vị thực hiện.
Nếu thực hiện được điều này chắc chắn tính dân chủ trong khâu tổ chức, quản lý và sử dụng thông tin sẽ phát huy hiệu quả của nó. Nhà quản lý có thể nắm bắt được những vấn đề đang phát sinh ở cấp cơ sở, cấp cơ sở có thể hiểu và thực hiện trực tiếp chỉ thị của cấp trên. Đồng thời họ cũng có phương tiện để trình bày những vấn đề còn tồn tại mà nếu sử dụng kênh thông tin cũ rất có thể sẽ không đến được người lãnh đạo một cách chính xác và trung thực nhất. Có thể xây dựng kênh thông tin này dựa vào sự tiến bộ của công nghệ thông tin, như xây dựng diễn đàn thông tin, hộp thư chỉ đạo, hộp thư phản hồi…Khi kênh thông tin này đi vào hoạt động, chắc chắn mọi người sẽ chú ý đến hành động, biểu hiện của mình trong quá trình công tác hơn vì họ hoàn toàn có thể bị phản ánh lên cấp trên nếu có biểu hiện không tốt. Mọi người tự khắc chế bản thân theo quy định chung của đơn vị chắc chắn hoạt động của mọi người sẽ đi vào nề nếp, trật tự hơn, công tác quản lý con người cũng trở nên nhẹ nhàng hơn cho các nhà quản lý.