Herzberg chia các yếu tố tạo nên động lực thúc đẩy con người làm việc thành 2 nhóm: nhóm yếu tố duy trì – thuộc về sự thỏa mãn bên ngoài và nhóm yếu tố thúc đẩy – thỏa mãn bản chất bên trong.
Nhóm yếu tố duy trì bao gồm: - Lương và các khoản phúc lợi phụ - Sự giám sát
- Điều kiện làm việc - Chính sách quản trị Nhóm yếu tố thúc đẩy bao gồm: - Công việc có ý nghĩa
- Cảm nhận về sự hoàn thành - Cơ hội thăng tiến
- Sự công nhận khi hoàn thành công việc. Ông cho rằng khi người lao động được đáp ứng đầy đủ các yếu tố ở nhóm duy trì thì họ chỉ duy trì khả năng làm việc với năng suất bình thường chứ chưa có được động cơ phù hợp nào để họ phải cố gắng để nâng năng suất lao động cao hơn. Người lao động làm việc cho một tổ chức hay cá nhân nào đó là hình thức bán sức lao động nên họ luôn mong muốn được nhận sự trả công bằng hoặc cao hơn sức lực mà họ đã bỏ ra, nhưng thông thường lại có xu hướng muốn bỏ ít sức lực hơn phần giá trị tiền công mà họ được nhận. Do đó nhà quản trị phải thường xuyên theo dõi giám sát người lao động để có kết quả lao động mà nhà quản trị mong muốn, muốn vậy tổ chức của họ phải được quản trị một cách hợp lý và tạo điều kiện làm việc tốt nhất để người lao động duy trì khả năng làm việc ổn định. Đây nhóm các yếu tố cơ bản, nếu một trong những yếu tố này không được nhà quản trị quan tâm, cũng cố, duy trì thì sẽ tạo nên tâm lý bất mãn cho người lao động, năng suất làm việc sẽ giảm sút. Ngược lại nếu các yếu tố này được duy trì tốt thì người lao động sẽ cảm nhận được đây là điều đương nhiên mà nhà quản trị phải có nghĩa vụ tạo ra cho họ, năng suất lao động sẽ được họ duy trì ở mức bình thường.
Nhưng nếu nhà quản trị biết quan tâm đến nhóm yếu tố thứ 2 và tạo ra nhiều hình thức để khuyến khích người lao động để người lao động thấy rằng công việc mà họ đang làm rất thú vị và có ý nghĩa, giúp cho họ gợi mở được những khả năng tiềm
ẩn của bản thân, mở ra cho họ nhiều cơ hội để phát triển. Một công việc khó đi đôi với phần thưởng xứng đáng luôn có giá trị tác động mãnh liệt đến tinh thần của người lao động. Và khi công việc thiếu các yếu tố trên chắc chắn sẽ gây ra cho người lao động tâm trạng không hài lòng, chán nản, thiếu sức phấn đấu cho những công việc khó, họ sẽ thiếu hẳn sự thích thú làm việc, công việc sẽ trở nên bình thường, nhàm chán dẫn đến năng suất lao động giảm. Từ đó Herzberg cho rằng một tổ chức nên cố gắng cải thiện các yếu tố ở nhóm duy trì và ngày càng gia tăng các yếu tố ở nhóm thúc đẩy nếu họ muốn có sự hưởng ứng tích cực của nhân viên.